情報共有

情報共有をしない上司・先輩の心理とは。情報をもらう為におすすめの対策法も解説

情報共有のルールを明確にする

まず、ルールや仕組みを理解していない部下に対しては、情報共有のルールを明確にしましょう。ルールを明確にする際は、内容、方法、タイミングの3点をおさえましょう。

内容

情報共有で伝えるべき内容は、①仕事の目的や目標②ノウハウ③タスク・スケジュール④仕事の結果・問題の4項目をおさえましょう。まず、目的や目標を共有することで、社員が同じ方向に向かって効率的に作業を進めることができます。ノウハウの共有は、社員のスキルの底上げに繋がり、タスクやスケジュールの共有は、進捗の把握に必要です。そして、仕事の結果や問題を共有することで、過去のデータとして他の業務に活かすことができます。

方法

情報共有の方法には、口頭やメールなどさまざまあり、それぞれ特徴が異なります。口頭は、すぐに共有可能ですが、後から共有内容を振り返ることができません。メールは、共有内容を残すことができますが、作成に手間がかかります。それぞれの方法の特徴を把握し、共有内容によって方法を使い分けることをおすすめします。

タイミング

情報共有のタイミングも決めておくことをおすすめします。特に、新入社員や若手社員は、進捗の遅れやトラブルなど、マイナスな情報ほど共有が遅れがちです。マイナスな情報やすぐに対応すべき問題ほど、素早く情報共有すべきです。そこで、問題は発生した時の情報共有は最優先にすぐ行うなど、タイミングを決めておきましょう。

上述のように、内容、手段、タイミングを決めておくことで、「いつ、何を、どのように」情報共有すればいいのかわかりやすくなります。情報共有のルールを明確にする際は、この3点を意識しましょう。

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情報共有に対してのネガティブなイメージを払拭する

情報共有の意識が低い社員に対しては、情報共有に対してのネガティブなイメージを払拭しましょう。具体的な対処法としては、以下の方法が考えられます。

・情報共有のメリットを具体的に提示する

・積極的に情報共有をした者に報酬を与える

重要性を理解してない部下に対しては、情報共有のメリットを伝えましょう。ポイントは、具体的な内容で伝えることです。例えば、「◯◯のデータを共有することで、△△の効率が上がる」と具体的に説明すると、情報共有に対する必要性を理解してもらいやすくなります。

また、情報共有を行った部下に対しては、報酬を与えてみることも対処法の1つです。報酬を与えることは、社員のモチベーションを上げるきっかけになります。

それでも情報共有を行わない部下がいる場合は、定例や会議などで情報共有をする場を設けましょう。情報共有の場を設けることで、情報共有が義務になります。情報共有を義務づけ、情報共有を習慣化させましょう。

情報共有ツールを導入し、情報共有を簡略化する

情報共有に手間がかかっている場合は、情報共有ツールを導入し、作業の負担を軽減しましょう。情報共有ツールには、タスク管理機能やチャット、資料作成機能などが搭載されており、情報共有にかかる作業を効率化します。

ただし、情報共有ツールにはさまざまな種類があるため、導入する際は機能を確認しましょう。

例えば、情報共有ツールの1つに、チームでの文書作成に特化した情報共有ツールflouu(フロー)があります。
複数人で文書を同時にリアルタイム編集する機能や、文書を書きながらチャット、コメントができる機能があり、情報共有のベースになる記事・ドキュメントを効率的に作成することが可能です。また、個々の記事・ドキュメントには様々なラベルがつけられるため、蓄積された情報を簡単に探し、活用することができます。
このようなツールを利用し、情報共有のハードルを低くすることで、情報が流れやすくなります。

以上のように、情報共有ツールの特徴や機能を確認し、会社や組織に役立ちそうなツールを選ぶようにしましょう。

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情報共有は会社全体の生産性を上げるために必要

情報共有をしない上司と部下の心理についてご紹介しました。上司や部下に情報共有の問題があると、円滑に情報共有を進められません。

上司が情報共有をしない心理としては、部下への信頼が低いことが挙げられます。その際は、部下は自主的に仕事を引き受け、積極的に業務の中心となり、情報共有をしてもらえるように行動を促しましょう。

一方、部下が情報共有をしない心理としては、情報共有の重要性やルールを把握していないことが挙げられます。その際は、情報共有のメリット・意義を伝え、ルールを明確にするようにしましょう。

成果に繋がる情報共有を行うためには、まず情報共有しない上司や部下の心理と原因を明らかにし、それぞれに応じた対策を行うことを心がけましょう。

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