情報共有

情報共有を仕組み化・業務効率化するために使えるツールや運用ルールとは

情報共有は、ナレッジの共有やコミュニケーションの活性化など、会社の生産性の向上を図るために必要不可欠です。

しかし、情報共有の制度を整備するだけでは、会社や組織に根付かせることができません。

実際、情報共有の習慣化に課題を抱えている方も多いのではないでしょうか?そこで、こちらの記事では、情報共有を習慣化するための仕組みづくりについてご紹介します。

そもそも情報共有する目的とは

情報共有とは、収集した情報を整理し、共有することです。情報はただ収集するだけでも価値はありますが、共有し、活用されることによってさらに価値が向上します。情報収集の目的として、以下の4点が挙げられます。

  1. 組織の成長のために必要な情報を取捨選択する
  2. ナレッジの属人化を防ぐ
  3. 業務の生産性を上げる
  4. コミュニケーションを活性化する
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組織の成長のために必要な情報を取捨選択する

情報共有をすることで、組織の成長のために必要な情報を取捨選択できます。情報は会社や組織にとって資産になりますが、本当に必要な情報かどうかを極めなければいけません。しかし、個人だけでは判断をすることが困難です。そのため、情報共有を行うことで、社員全員で必要な情報かを判断し、取捨選択するきっかけとなります。

ナレッジの属人化を防ぐ

ナレッジの属人化を防ぐとは、個人が持っているスキルや営業ノウハウを共有し、会社全体の資産にすることです。ナレッジを各人が保有している状態では、組織全体のパフォーマンスの向上には繋がりません。

上述のように、情報は活用されてこそ価値があります。情報が共有されることで、社員全体のスキルの底上げに繋がり、組織全体の課題解決のスピードを上げることができるのです。

業務の生産性を上げる

情報共有は、業務の生産性の向上に繋がります。例えば、誰かが既に直面した顧客情報や、資料作成のノウハウが共有されていれば、新たに調べる必要がありません。

このように、情報共有の徹底により、無駄な作業を省くことができ、業務の生産性を上げることができます。

コミュニケーションを活性化する

情報共有は、コミュニケーションの活性化にもなります。チームで進めることが多い業務では、社員同士のチームワークが必要不可欠です。特に、社員や部門数の多い会社では、コミュニケーションが重要になります。

普段から進捗報告やノウハウの共有を行っていれば、社員同士のコミュニケーションが円滑になり、業務を効率的に進めることができます。

情報共有の仕組み化ができない原因

情報共有が必要不可欠であると理解していても、情報共有が機能せず、失敗に終わる組織は多いのではないでしょうか? 情報共有が機能していない原因は、情報共有が仕組み化できていないことであると考えられます。その原因として、以下の3点が挙げられます。

  1. 誰もが情報を共有できる状態になっていない
  2. 情報共有のルールが明確でない
  3. 社員の情報共有に対する意識が低い

誰もが情報を共有できる状態になっていない

情報共有は、組織全体で行って初めて高い効果が出るものです。情報共有をするために、手間のかかる手段を選んでしまうと、組織全体でスムーズに情報共有ができる環境とはなりえません。情報共有が浸透していない組織では、非効率な手段で情報共有をしていることが考えられます。

情報共有のルールが明確でない

情報共有は、ルールが明確でないと機能しません。ルールでは、情報共有するタイミングや手段など、「いつ・どのように・何を」情報共有するかを決めることが重要です。情報共有のルールが曖昧だと、情報共有しなければいけない内容も共有されなくなります。

情報共有を円滑に進めるためには、ルールを明確にし、情報共有を習慣化することが大切です。

社員の情報共有に対する意識が低い

情報共有に対する意識が低いと、情報共有が円滑に進みません。情報共有をしない上司や同僚がいる場合、情報共有に対する意識が低いことが考えらえます。

たとえ、情報共有のルールや制度を整備した場合であっても、行う社員が意欲的でなければ意味がありません。情報共有は、会社の生産性を上げるために必要であることを社員に認識してもらうことが大切です。

情報共有を仕組み化するためのツールやルール

会社で情報共有が機能するためには、情報共有を仕組み化する必要があります。仕組み化とは、情報共有を制度化し、ルーチンワーク作業に組み入れることです。情報共有を仕組み化することで、会社に制度として根付かせることができます。

情報共有を仕組み化するためには、情報共有の環境、ルール、社員の意識の3点から改善をする必要があります。以下から、それぞれの仕組み化について詳しく解説します。

情報共有のために業務効率化できるツール6選

仕組み化のための基本的な対策は、情報共有ツールを導入し、情報共有を効率的に行える状態にすることです。情報共有のツールは、クラウド上で資料やデータを共有できるため、共有を簡単に行うことができます。さらに、リアルタイムで編集やコメントができるため、常に情報を最新の状態にできます。

こちらでは、情報共有に役立つツールをいくつかご紹介します。

チームで文書作成・活用をしたい方は「flouu(フロー)」

情報共有ツールflouu(フロー)は、チームで文書を作成し、活用する場合にオススメのサービスです。複数人で文書を同時にリアルタイム編集する機能や、文書を書きながらチャット、コメントができる機能があり、情報共有のベースになる記事・ドキュメントを効率的に作成することが可能です。

また、個々の記事・ドキュメントには様々なラベルがつけられるため、蓄積された情報を簡単に探し、活用することができます。
加えて文書のバージョン(版)の記録やバージョン間の差分の確認機能も充実しているため、これまでに文書がどのような修正が加えられてきたのかが一目でわかります。
普段文書作成をすることが多く、効率的に作成、共有したい方におすすめです。

flouu

情報を編集・共有したい方「Qiita:Team」

Qiita:Teamは、エンジニア向けに開発された情報共有ツールです。ツール内には、日報や議事録のテンプレートがあるため、資料作成の手間を省くことができます。

さらに、Qiita:Teamに投稿されたデータや情報は、検索機能で簡単に探し出すことができます。さらに、記事ごとにコメント欄が用意されているため、フィードバックやコミュニケーションを取ることも可能です。

Qiita:Team

情報を整理・共有したい方「Stock」

Stockは、複数の情報を一括で整理、共有できる情報共有ツールです。共有内容ごとにフォルダを作成し、随時情報をストックすることで、簡単に情報のグループ分けができます。

Stockには便利機能が多く、ブラウザ上で画像が閲覧できる自動プレビュー、誤削除防止機能などが搭載されています。デバイスもパソコンだけでなく、スマホからも利用できるため、外出中にも共有データを確認できます。

Stock

タスクを一括で管理・共有したい方「kintone」

kintoneは、サイボウズが提供する情報共有ツールです。ツール内には、「日報」や「問い合わせ管理」、「タスク管理」など、共有内容ごとにアプリが用意されており、自社に必要なアプリをカスタマイズできます。

さらに、コミュニケーション機能にも特化しており、情報に対するコメントや、グループチャット、さらには個人宛にメッセージを送ることもできます。

kintone

一度に複数のメンバーに共有したい方「Chatwork」

Chatworkは、コミュニケーションに特化した情報共有ツールです。チャット形式でメンバー同士のコミュニケーションがスムーズになり、さらに画像やExcelのデータもチャット上に送信できます。

また、タスク管理機能では、チャットのグループごとにタスクの作成・共有を行うことができます。メンバーのタスクを一括で把握したい際には、タスク管理機能が便利です。

Chatwork

スマホでタスクを管理・共有したい方「Evernote」

Evernoteは、スマホでタスクの管理や共有ができる情報共有ツールです。Evernoteには、自分のアイデアやタスク、さらにはTo Doリストを簡単に管理でき、さらにはボイスメモ機能で音声メモを残すこともできます。

また、SlackやGoogleドライブとの連携も可能なため、メンバーのタスクや情報もすぐに共有できます。スマホからも利用できるため、いつでも気軽に作業が可能です。

Evernote

ルールを明確にする

次に、情報共有を仕組み化するために、ルールの明確化を行いましょう。ツールを導入しても、ルールが明確でなければ、情報共有は習慣化されません。一方で、厳格なルールを決めてしまうと、逆に手間がかかってしまうため、ルールは柔軟に変更することが大切です。

ここでは、ルールを決定する際のポイントである、情報共有の方法、タイミング、内容の3点についてみていきましょう。

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