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ビジネス文書の挨拶文の書き方とは。お礼・お願い等のビジネス文書の書き出しを解説

ビジネスシーンで文書を書面やメールで送る機会が増え、挨拶文の書き方がわからずに悩んでいる方が多いのではないでしょうか。
ここでは挨拶文の成り立ちや季節ごとの挨拶文など、テンプレートの豊富なサイトの紹介や、すぐに活用できる例文を詳しく解説いたします。
大切な取引先や顧客に失礼な挨拶文を送ってしまわぬよう、書く上でのマナーを知り、正しい挨拶文の書き方と送り方を学びましょう。

社外向けのビジネス文書における挨拶文の成り立ち

取引先や顧客など、社外に対してビジネス文書を送る場合には、挨拶文を加えた文書を送ることがマナーです。
ここでは、「頭語」「季節の挨拶」「繁栄を喜ぶ言葉と感謝の言葉」から成り立つ前文の書き方や、本文の書き方のポイント、また文章の最後に添える「結びの言葉」など、例文を交えて、わかりやすく解説します。挨拶文の成り立ちや書き方を理解し、ビジネス文書における正しい挨拶文の書き方を学びましょう。

頭語

ビジネス文書における挨拶文の書き出しに使う「頭語」(とうご)は、主に「拝啓(はいけい)」「謹啓(きんけい)」「拝復(はいふく)」「前略(ぜんりゃく)」があり、シチュエーションや相手によって使い分けます。また、頭語は、文章を締めくくる「結語」をセットで使います。頭語のついになる結語は決まっており、バラバラに使うことはありません。以下の表で、シチュエーションに対しての頭語と、ついになる結語をまとめていますので、適切なものを選んで使い分けましょう。

シチュエーション頭語結語

一般的・通常に使う場合拝啓/敬具
儀礼的に使う場合謹啓/謹白
返信で使う場合拝復/敬具
省略する場合前略/草々

時候・季節の挨拶

時候の挨拶と季節の挨拶は、頭語の次に書く、書き出しの言葉です。ここではビジネスシーンで使える、時候・季節の挨拶を用いた文章の書き方を紹介します。「○○の候」など、聞いたことや見たことのあるフレーズだと思いますが、ビジネスシーンではどのように使うのが正しいのでしょうか。「漢語調」と「口語調」の説明や、挨拶文の書き方を例文を使って詳しく解説いたします。

漢語調と口語調

時候・季節の挨拶には「漢語調」と「口語調」の2種類があります。

それぞれに適した使い方がありますので、シチュエーションに合わせて使い分けましょう。

「漢語調」は、「○○の候」や「○○のみぎり」と2種類の挨拶があります。「候」には「季節や気候」の意味があります。「みぎり」は「〜ころ」「〜折の」意味があります。かしこまったシーンが多いビジネス文書には「漢語調」が適しています。「口語調」は一般的に個人同士の手紙に使いますが、ビジネスでも親しみやすい表現の文章を送りたい場合に使うこともあります。

例文

時候・季節の挨拶を、例文を交えて紹介します。時候・季節の挨拶は、四季を感じさせる日本ならではの書信の習慣で、たとえば1月は「新春の候」と書き、季節に合わせて言葉を選びます。頭語から続けると「拝啓 新春の候、」と書きます。なお、頭語と時候の挨拶は改行せず、1文字のスペースを空けて繋げます。1月から12月の挨拶文の1例を以下にまとめました。挨拶時の月に合わせてご活用ください。

1月の挨拶文拝啓 新春の候
2月の挨拶文拝啓 立春の候
3月の挨拶文拝啓 春分の候
4月の挨拶文拝啓 陽春の候
5月の挨拶文拝啓 新緑の候
6月の挨拶文拝啓 初夏の候
7月の挨拶文拝啓 盛夏の候
8月の挨拶文拝啓 晩夏の候
9月の挨拶文拝啓 新秋の候
10月の挨拶文拝啓 清秋の候
11月の挨拶文拝啓 晩秋の候
12月の挨拶文拝啓 初冬の候

繁栄を喜ぶ言葉と感謝の言葉

繁栄を喜ぶ言葉と感謝の言葉は、「頭語」「時候・季節の挨拶」の次に書きます。ビジネス文書の挨拶文で、よく使うフレーズですので、押さえておきましょう。

  • 「繁栄を喜ぶ言葉」の例文

「貴社にはますますご繁栄のことと心よりお喜び申し上げます。」「貴社にはご清栄の段、何よりと存じます。」などがあります。

  • 「感謝の言葉」の例文

平素はご支援を賜り厚くお礼申し上げます。」や「平素よりご厚情をいただき、誠にありがたく存じます。」などがあります。

「さて」から本文に入る

書き出し部分が完成したら、次に本文を書きます。本文は「さて」から本文に入ることが基本です。ビジネス文書の本文の書き出しでもっとも使われる接続詞です。

書き出しの後、突然本文に入らないようにする役割があり、「ところで〜」のような意味があります。

結びの言葉

ビジネス文書としての挨拶文の本文の後に、結びの言葉を加えます。結びの言葉は「指導や愛顧を願う言葉」または「繁栄を祈る言葉」に、「締めくくりの言葉」を組み合わせて作ります。

  • 「指導や愛顧を願う言葉」の例文

「今後ともご愛顧を賜りますようお願い申し上げます。」

「ますますのお引き立てをよろしくお願い申し上げます。」

  • 「繁栄を祈る言葉」の例文

「末筆ながら、いっそうのご躍進のほどご祈念申し上げます。」

「貴社のいっそうのご発展を心よりお祈り申し上げております。」

  • 「締めくくりの言葉」の例文

「まずは書中にてお知らせいたします。」「まずは取り急ぎご挨拶申し上げます。」

上述の3種類の言葉を組み合わせると、以下の結びの言葉が完成します。

  • 「指導や愛顧を願う言葉」+「締めくくりの言葉」を組み合わせた例文
  • 「今後ともご愛顧を賜りますようお願い申し上げます。まずは書中にてお知らせいたします。」
  • 「繁栄を祈る言葉」+「締めくくりの言葉」を組み合わせた例文
  • 「末筆ながら、いっそうのご躍進のほどご祈念申し上げます。まずは取り急ぎご挨拶申し上げます。」

季節ごとの例文

ここでは、ビジネスで使える挨拶文のテンプレートが、多数記載されているサイトを紹介します。

合わせて、春夏秋冬でそれぞれの季節にふさわしい例文も記載します。

季節ごとに挨拶文は変わりますので、時期の応じた例文を見つけて、ビジネスシーンに役立ててください。

ビジネス文書挨拶の文例集(ビジネス文書)

時候の挨拶/季節の挨拶文の文例(ProPortal文例集)

春の挨拶文

ビジネス文書の書き出しを4月の挨拶を例として書くと以下のようになります。

  • 例文
  • 謹啓 春爛漫のみぎり、貴社におかれましてはいよいよご隆盛の由、大慶の至りと存じます。
  • 拝啓 仲春の候、貴社ますますご清祥のこととお喜び申し上げます。日頃は格別のお引き立てにあずり、心よりお礼申し上げます。

その他、ビジネス文書における春の時候・季節の挨拶をピックアップしますので上述の例文に当てはめてご活用ください。

3月早春の候/桜の開花が待たれるこの頃/春光うららかな季節となりましたが

4月陽春の候/春たけなわの季節となりましたが/花だよりが聞かれる季節となりましたが

5月晩春の候/風薫る爽やかな季節となりましたが/若葉がまぶしい季節となりましたが

夏の挨拶文

ビジネス文書の書き出しを8月の挨拶を例として書くと以下のようになります。

  • 例文

謹啓 残暑のみぎり、貴社におかれましてはいよいよご隆盛の由、大慶の至りと存じます。

拝啓 新涼の候、貴社ますますご隆昌のこととお慶び申し上げます。平素は一方ならぬご愛顧を賜り、衷心より御礼申し上げます。

その他、ビジネス文書における夏の時候・季節の挨拶をピックアップしますので上述の例文に当てはめてご活用ください。

6月麦秋の候/梅雨冷えの折/紫陽花の花が美しい季節となりましたが

7月盛夏の候/猛暑のみぎり/梅雨明けが待ち遠しいこの頃ですが

8月晩夏の候/残暑厳しき折/残暑お見舞い申し上げます

秋の挨拶文

ビジネス文書の書き出しを10月の挨拶を例として書くと以下のようになります。

  • 例文

謹啓 仲秋のみぎり、貴社におかれましてはいよいよご隆盛の由、大慶の至りと存じます。

拝啓 紅葉の候、貴社ますますご清祥のこととお喜び申し上げます。日頃は格別のお引き立てにあずり、心よりお礼申し上げます。

その他、ビジネス文書における秋の時候・季節の挨拶をピックアップしますので上述の例文に当てはめてご活用ください。

9月初秋の候/虫の声が賑やかなこの頃/朝夕は涼しくなってまいりましたが

10月新秋の候/紅葉のみぎり/野山が秋色に染まる頃となりましたが

11月晩夏の候/残暑厳しき折/残暑お見舞い申し上げます

冬の挨拶文

ビジネス文書の書き出しを1月の挨拶を例として書くと以下のようになります。

  • 例文

謹啓 新春のみぎり、貴社におかれましてはいよいよご隆盛の由、大慶の至りと存じます。

拝啓 寒冷の候、貴社ますますご隆昌のこととお慶び申し上げます。平素は一方ならぬご愛顧を賜り、衷心より御礼申し上げます。

その他、ビジネス文書における冬の時候・季節の挨拶をピックアップしますので上述の例文に当てはめてご活用ください。

12月初冬の候/木枯らしの吹きさぶ季節を迎え/朝師走を向かえますますご多忙のことと存じますが

1月新春の候、/新春のお喜びを申し上げます/日ごとに寒さがつのって参りますが

2月余寒の候/梅の便りも聞かれる今日この頃ですが/梅のつぼみもふくらみ陽だまりに春を感じる今日この頃

ビジネス文書の拝啓と敬具の正しい使い方とそのあとに続く時候の挨拶を紹介

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ビジネス文書の送り方

ビジネス文書の送り方にも、ルールやマナーがあります。宛名は、会社宛てに送る場合は会社名、部署名の下に「御中」をつけます。宛先の担当者の名前が分かる場合は、会社名、部署名を書き、続いて役職名、○○○○様のように「様」をつけます。

この時、やりがちなミスとして、「○○株式会社御中 ○○○○様」と「御中」と「様」の両方を使ってしまうことがありますが、これは間違いですので注意してください。

文書を送る際には、必ず「添付状」を同封しましょう。「送付日・担当者・同封する書類の内容・送付枚数」など受け取る相手が不足や謝りがないか確認できるようにしてください。

社外及び社内向けのメールでの挨拶文

挨拶文は、メールで送ることも頻繁にあります。メールでの挨拶文の書き方は、紙で送るビジネス文書と、書き方に違いがあります。ここでは社外及び社内向けに、メールで挨拶文を送る場合のポイントや、注意点を解説いたします。

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