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ビジネスメールの宛名の書き方!意外と知らない基本的な宛名のルールまとめ!

ビジネスメール宛名の書き方

ビジネスメールには様々なルールがあり、多くの配慮が必要です。
特に宛名はメールの一番初めに書かれる部分であることもあり、メール全体の第一印象を決める重要な部分です。
相手が一人であれば問題はないのですが複数人になってくると頭を悩ませてしまうこともありますよね。
基本的なルールを学び、身につけることで社会人としてのあなたの印象はとても良いものになりますし、メールのたびに悩むこともなくなるでしょう。

この記事ではビジネスメールの書き方のうち、特に宛先について基本的なマナーをはじめ社内・社外の場合など実用的な例や特殊な事例も紹介します。
メール作成時の参考にしてくださいね。

ビジネスメールの宛先の書き方の注意点

基本的なビジネスメールの宛名の書き方を紹介する前に、まずは注意点について説明したいと思います。特に年配の方は宛名のマナー違反に敏感な場合もありますので、ミスのないようにしましょう。

敬称の二重敬語に気をつける

「部長」「課長」などの役職名は敬称でもあります。
そのため「鈴木部長様」「鈴木部長殿」のような使い方は誤りです。
丁寧なイメージを受けますが失礼にあたりますので注意しましょう。
同様に「各位」も敬称ですので、「各位様」「各位殿」は間違いです。
ただし例外として「お客様各位」は使用して良い表現です。

また、手紙の宛名などに使用されている「人事部長殿」「営業課長殿」は上記のルールから言えば二重敬語なのですが多くの会社で利用されており、使用しても良いとされています。
判断が難しい部分なので、会社ごとのルールに従うのが良いでしょう。

宛名の中で敬称を複数回使用しない

個人宛でなく団体や会社宛の宛名に使用する「御中」ですが、個人への敬称と一緒に使うことはありません。

間違った例)
○○株式会社御中 鈴木様

これは間違いで、正しくは「○○株式会社 鈴木様」と記載します。
宛名の中には1つの敬称しか使わないというルールを覚えておきましょう。

氏名後につけるのは「様」がベター

氏名の後につける敬称として「様」「さん」「殿」があり、どれを使用すれば良いのか迷ってしまいますね。
結論から言えば、役職や社内外に関係なく使用できる「様」を使うのが一番良いでしょう。
現在では「殿」は自分と同等または目下のものに使用する敬称とされておりますし、あまり一般的ではありません。

連名の宛名で「様」を省略しない

連名で宛名を書く場合に「様」を省略しないようにします。

間違った例)
○○株式会社 鈴木太郎、佐藤一郎様
必ずそれぞれの氏名に様をつけるようにしましょう。

H3:会社名は正式名称を書く

間違った例)
○○㈱ 鈴木様

会社名を略すことは相手に失礼にあたります。
どんなに長い会社名でも宛名に略称は使いません。
㈱は株式会社・㈲は有限会社なども含めてフルネームで記載しましょう。
前株か後株かの確認も忘れてはいけません。
さらにアルファベット3〜4文字表記が一般的になっている会社でも正式名称は別にある場合もありますので注意します。
メール本文の誤字脱字はもちろんですが、宛名の間違いは非常に失礼になりますので、初めてメールを送る相手であれば相手からもらった名刺やメールなどをしっかりと確認しながら会社名の間違いがないようにしましょう。

社内の人への基本的なビジネスメールの宛名の書き方

まずは社内でのビジネスメールの宛名について説明します。
メールの間違いは形に残るものですし、社内だからといって気を抜くことのないように注意しましょう。

【社内へのビジネスメール】相手が1人の場合

基本の宛名は「部署名+(役職)+名字+様(さん)」
役職と指名の順番は前後しても構いません。

例)
営業部 部長 鈴木様
例)
営業部 鈴木部長

両方とも正しい宛名です。
また、宛名は改行を利用して構いませんので、相手が読みやすいように配慮した改行を使いましょう。

【社内へのビジネスメール】相手が複数の場合

3〜5名程度に送る場合は全員の名前を連名で記載するようにします。
その際には必ず役職順になるように並べてください。
読みにくくなりますし、スマホでメール確認を行う場合もありますので、基本的には縦に名前を並べるのは3名以内、それ以上は横に並べると良いでしょう。

3名の例)
営業部
鈴木部長
佐藤課長
山田様

5名の例)
営業部
鈴木部長、佐藤課長、山田様、加藤様、渡辺様

【社内へのビジネスメール】相手が大人数の場合

部署全体や課全体にメールを送る場合には「各位」を使用すると良いでしょう。

例)
人事部各位

例)
関係者各位

社外の人への基本的なビジネスメールの宛名の書き方

次に、社外へのビジネスメールの宛名について説明します。
注意点でも紹介しましたが、相手の会社名の書き間違いや略称を使用しないようにしてください。

【社外へのビジネスメール】相手が1人の場合

基本の宛名は社内と同様に「会社名+部署名+役職名+氏名(フルネーム)+敬称」
メールの相手とすでに親しい仲であればフルネームでなく名字を使用しても大丈夫です。

例)
○○株式会社
営業部部長
鈴木太郎様

例)
○○株式会社
営業部 鈴木太郎部長

どちらの表記も正しい宛名です。

【社外へのビジネスメール】相手が複数の場合

社外へのメールの場合も宛名が5〜6名までは連名で記載するようにします。
基本的には3名程度であれば宛名を縦に、4名以上であれば横に書くと見やすいと言われています。
その際には必ず役職順になるように並べてください。
社外でも複数の方にメールを送る場合はフルネームにこだわらなくても大丈夫です。

3名の例)
◯◯株式会社 営業部
鈴木部長
佐藤課長
山田様

5名の例)
◯◯株式会社 営業部
鈴木部長、佐藤課長、山田様、加藤様、渡辺様

また、CCが5人以内であればその宛先を記載するのも丁寧です。
ただし、あまりにCCの人数が多い場合は避けましょう。
CCも役職順になるように気をつけます。

例)
◯◯株式会社 営業部
山田様
(CC:鈴木部長、佐藤課長、加藤様、渡辺様)

H3:【社外へのビジネスメール】相手が大人数の場合
社外の方へのメールで宛先が5〜6名以上であれば「各位」または「御中」を使用するのが良いでしょう。

例)
◯◯株式会社営業部各位

例)
◯◯株式会社営業部御中

ただし「御中」については書面で利用することの方が多いと認識されている方も多いようなので「各位」の方がスマートなイメージを受けるかもしれませんね。

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複数の会社にビジネスメールを送る場合の宛名の注意点

同じプロジェクトなどで複数の会社と連絡を取り合うことも少なくありません。
会社名が増えると宛名の書き方がさらに難しく感じてしまうのではないでしょうか?
複数の会社とのビジネスメールでの宛名のルールを紹介しましょう。

【複数の会社へのビジネスメール】宛名の書き方

複数の会社の担当者にメールを送る場合は、その会社ごとに担当者名を記載する必要があります。
また、会社の順番はその業務への関わりの深さで決めると良いですが、クライアントとパートナーのように関係が明確な場合はクライアントを上に記載します。

例)
◯◯株式会社 鈴木部長、佐藤課長
××株式会社 木下部長

さらに、複数の会社の各部署にメールを送る場合は「○○株式会社営業部各位」のように記載しますが、各位を並べて何社にも同時にメールはせず、会社ごとにメールを分けて送ります。

ビジネスメールの宛先の書き方の特殊な例

基本的な宛名について記載させていただきましたが、もちろん例外も存在します。
いくつか内容を紹介させていただきます。

相手が専門職の場合

相手が医師・教授・弁護士などの専門職の場合は「様」でなく「先生」を利用することが多いです。

例)
〇〇大学◯◯学部 小田一郎先生

同じ名字が複数人いる場合

宛名の中に同じ名字の方が何人かいる場合、その方だけでなく全員をフルネームで記載するのが良いでしょう。

例)
鈴木太郎様、山田一郎様、鈴木真二様

同じ役職の方が複数人いる場合

よくある事例です。メールの宛先に同じ役職が複数人いる場合は順序に困ってしまいますね?この場合はそのメールの内容の業務と関わりの深い方を先に記載しましょう。

担当者名が分からない場合

相手先の担当者名が不明な状態でメールを送ることもありますね。
そのような時には「ご担当者様」を使用します。

例)
○○株式会社
人事部
✕✕ご担当者様

相手がメールの宛名を省略している

中にはビジネスメールのルールに重きを置かず、宛名の記載がないメールを受け取ることもあるでしょう。
その際にも自分はきちんとルールを守ったビジネスメールを返信します。

ただし、何度もメールのやりとりを行っており相手との距離感や信頼関係次第では社外の相手と「○○様」だけの宛名でメールを送り合うこともマナー違反とは言えません。
その時の相手との関係次第で臨機応変に対応しましょう。

社内ルールが基本的なビジネスメールのルールと違う場合

ここまで一般的なビジネスメールのルールをお伝えしましたが、違う内容のルールを設けている会社も一定数存在しています。
例えば実際に「鈴木部長殿」「各位殿」「関係各位の皆様」を使う会社もあるのです。
他にも社内で役職名をしようせず「さん」を敬称とする企業など、社内ルールは様々です。

社内の他の方から受け取るメールなどを参考にしながら、特有のメールルールについて確認をした方が良いでしょう。
世間では間違った敬語表現が社内ルールであった場合も社外には正しいルールを使用することが良いと思いますが、その点についても必ず確認が必要です。

まとめ

ビジネスメールの基本的な宛名の書き方と、様々なシチュエーションでも使える文例パターンをお伝えしました。
メールの書き出しから悩んでしまう宛名ですが、一度覚えてしまえば難しいことはないと感じられたのではないでしょうか?相手に不快感を与えてしまうこともあるので、基本を理解しルールを守って宛名を作成しましょう。

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