仕事効率化 情報共有

情報共有のため無料から使える11のおすすめサイトやアプリとは

情報共有に便利なアプリを15種類、ご紹介します。日常的に使用するスマートフォンで、情報の共有・確認ができることで、仕事の効率化に役立ちます。仕事だけでなく、家族や恋人同士で情報共有する際に便利なアプリもご紹介しますので、利用目的に合わせて最適なアプリを選択しましょう。

情報共有の意義と、情報共有時にアプリを使用するメリット・デメリットを説明します。大切な情報をアプリで共有することで、チーム内の情報共有漏れを防げます。効率的な情報共有を行うために、アプリを活用しましょう。

情報共有とは

情報共有とは、社員が持つ情報を収集し、共有することです。情報は、会社にとって財産です。社員同士が業務で培った知識や能力を共有することで、業務が効率化され、会社の成長に繋がります。

会社の成長に繋がる情報共有を行うために、まずは収集可能な情報を全て蓄積し、収集した情報をまとめて整理しましょう。次に、整理した情報を分析・考察して、分析結果から情報を抽象化し、さらに情報を体系化して、すぐに活用可能な状態にすることが必要です。

情報共有アプリを使うメリット

情報共有アプリを利用すると、様々な種類のファイルを簡単に閲覧・共有できて活用しやすくなることと、いつでも情報を閲覧できることの2点のメリットがあります。

情報共有アプリでは、多種多様なファイルを簡単に閲覧・管理・共有できて、業務の効率化に役立ちます。さらに、多くの情報共有アプリでは、パソコンやスマートフォン、タブレットといった複数のデバイスからアクセスでき、いつでも情報を閲覧できるメリットがあります。

アプリによっては、チーム全員のスケジュールを一括管理できるものがあり、業務の効率化に役立ちます。

情報共有アプリを使うデメリット

情報共有アプリは、社内の生産性向上に役立つものの、3点のデメリットがあります。

1点目は、対面のコミュニケーションが希薄になり得ることです。情報共有アプリを利用すると、アプリを通じたコミュニケーションが主になることで、社員同士の会話が減り、意見交換や新たなアイデア発掘の機会損失に繋がる可能性があります。

2点目は、情報共有アプリの通知を確認する手間が発生し、業務に支障をきたす可能性があることです。社内では、日常的に様々な情報がやり取りされるため、その度に通知を確認していては、効率的ではありません。

3点目は、アプリの利用料がかかるため、コスト面で負担になることです。アプリ使用の際には、これら3点のデメリットについて認識及び対策することが重要です。

情報共有アプリの種類

情報共有アプリには、以下の4種類に分けられます。

  • ドキュメントで情報共有できるアプリ
  • コミュニケーションに特化したアプリ
  • タスク・スケジュールを一括で共有できるアプリ
  • 場所や位置情報を共有できるアプリ

業務のノウハウや知識共有のためのアプリや、スケジュール管理アプリ、社内コミュニケーションを円滑化するためのアプリなど、情報共有の目的に応じて利用すべきアプリは異なります。利用目的に応じた、最適なアプリを選択して、業務の効率化に役立てましょう。

 

情報共有アプリを選ぶ際には、アプリを利用する目的に応じた機能が搭載されているかを最重要視すべきです。複数のデバイスから利用できるか否か、利用可能な人数、などを確認しましょう。また、スマートフォンやタブレットは画面が小さいため、利用時の操作のしやすさが重要です。

アプリを導入したにもかかわらず、利用したい機能が搭載されていないことで、ファイルが共有できず、業務の手間が増えてしまっては、元も子もありません。利用目的に合ったアプリを選びましょう。

こちらの記事では、利用目的別に、情報共有アプリをご紹介します。社内で共有すべき情報は、文書ファイルや画像等のファイル情報だけでなく、多岐にわたります。利用目的に合わせて、最適な情報共有アプリを選択して、生産性の向上に役立てましょう。

メモやノートの情報を共有したい方

まずは、メモやノートを共有する際に便利なアプリをご紹介します。ビジネスシーンにおいて、スムーズな文書ファイル共有が可能なことで、業務の効率化に大きく貢献できます。

flouu(フロー)

情報共有ツールflouu(フロー)は、複数人で文書を同時にリアルタイム編集する機能や、文書を書きながらチャット、コメントができる機能があり、情報共有のベースになる記事・ドキュメントを効率的に作成することが可能です。
特に情報共有のベースとなる文書作成の段階からチームで作成する際に役に立ちます。

また、個々の記事・ドキュメントには様々なラベルがつけられるため、蓄積された情報を簡単に探し、活用することができます。
加えて文書のバージョン(版)の記録やバージョン間の差分の確認機能も充実しているため、これまでに文書がどのような修正が加えられてきたのかが一目でわかります。

flouu

Stock

会社やチーム別にフォルダを作成して、ファイルを管理・共有できるアプリです。フォルダごとに関連するタスクを付けて、メンバーのタスクをチーム全員で確認でき、タスク漏れを防げます。タスクごとにメモやファイルを管理したい方に最適です。

無料のフリープランから月額11,400円のラージプランまで、ユーザー数や利用可能な機能が異なる全5種類の中から、自社の規模や目的に合わせてプランを選択しましょう。

Stock

Evernote

2億人以上が利用するEvernoteでは、ノートやボイスメモ、写真、Webサイト、さらに、スマートフォンのカメラで撮影した名刺やスケッチ、紙文書を保存・共有できます。リマインダー通知を設定したタスク管理も可能で、タスク漏れを防げます。

さらに、ブラウザ拡張機能を利用して、ニュース記事やレシピ、PDFをEvernote上に保存しておけます。Apple Watch版のアプリでも同期できるため、様々なデバイスで利用したい方に最適です。

Evernote

DropboxPaper

Dropbox Paperでは、ブラウザ上でドキュメント作成が可能なサービスツールのアプリです。オンライン上で複数人が同時に1つのドキュメントを編集できます。複数のデバイスで同期可能で、ファイル共有はファイルのURLを取得するだけなので簡単です。

タスクのリスト管理や、Googleカレンダーの情報共有が可能で、記事録フォーマット等の様々な種類のファイルを利用できます。iOS版・Android版のスマートフォンアプリしか配信されていないため、パソコンから利用したい方には不向きです。

DropboxPaper

OneNote

無料で作成可能なOffice365のアカウントがあれば、誰でも利用できる、ExcelやWordと同じOfficeシリーズのソフトです。

OneNoteでは、画像・表・テキストを自由に配置でき、編集結果をリアルタイムで保存できます。また、ファイル共有ユーザーごとに、編集や閲覧のみ等の権限を指定できるため、顧客等の社外の人とのファイル共有を行いたい方におすすめです。

OneNote上で録音したデータや、動画データ、オンラインビデオを貼付でき、手書きでのコメントも可能です。ファイルとページの2種類のカテゴリでファイルを管理できるため、書類管理にも役立ちます。

OneNote

複数の人とコミュニケーションをとりたい方

次に、社内のコミュニケーションを円滑にするために役立つアプリをご紹介します。アプリを利用して社内のコミュニケーションが活発化することで、意見交換を行えます。また、スマートフォンアプリから確認社内の状況を確認でき、不測の事態が生じた際でも素早く対応可能です。

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