文書・文章作成

文書作成の基本とは。ワードでビジネス文書を作成する方法とコツを解説

文書作成の基本をご紹介します。ビジネスにおいて、報告書や案内状などビジネス文書を作成する場面は多くあります。その一方で、「ワードの使い方がわからない」「ビジネス文書を作成するコツを知りたい」など、課題を抱えている方も多いのではないでしょうか。そこで、こちらの記事ではワードでの文書作成の方法をご紹介します。

文書と文章の違いとは

そもそも、文書と文章の違いとは何なのでしょうか。

まず、文書とは、文章が書かれた書類のことです。文書には、レポートや報告書、説明書が該当します。書類の媒体は種類を問わず、紙でも電子でも文章が書かれていれば、文書と呼びます。

そして、文章とは、複数の文が連なり、一連の内容を表したものを指します。文章には、小説や論文、随筆などが該当します。

こちらの記事では、文章が書かれた書類である文書の作成方法についてご紹介します。

ワードでの文書作成の手順

ここからはワードでの文書作成の方法をご紹介します。ワードで文書作成する場合、本文を入力する前にいくつか準備をする必要があります。以下の手順で、文書作成の準備を行いましょう。

  1. 用紙サイズや余白を設定する
  2. 作成日付・宛名・差出人・タイトルを入力する
  3. 本文を入力する

では、手順ごとに詳しい操作方法をご紹介します。

1.用紙サイズや余白を設定する

まず、用紙サイズと余白を設定しましょう。

用紙サイズは、デフォルトではA4サイズに設定されています。用紙サイズを変更する場合は、以下の手順で行います。

1.上部の「レイアウト」タブを選択

2.表示されたメニューの中から「サイズ」を選択

3.表示された一覧から変更するサイズを選択

余白は、上下左右の空白部分です。余白を変更する場合は、以下の手順で行います。

1.上部の「レイアウト」タブを選択

2.表示された「余白」を選択

3.表示された一覧から変更する余白を選択

2.作成日付・宛名・差出人・タイトルを入力する

次に、日付・宛名・差出人・タイトルを入力します。

日付は、文書の右側上部に入力します。日付の入力は、以下の手順で行います。

1.日付を入力

2.上部の「ホーム」タブを選択

3.表示された一覧の中央付近にある「右揃え」を選択

宛先は、文書の左側に入力します。宛先の入力は、以下の手順で行います。

1.宛先を入力

2.上部の「ホーム」タブを選択

3.表示された一覧の中央付近にある「左揃え」を選択

差出人は、文書の右側に入力します。差出人の入力は、日付と同じ手順で行います。

1.差出人を入力

2.上部の「ホーム」タブを選択

3.表示された一覧の中央付近にある「右揃え」を選択

タイトルは、文書の右側に入力します。タイトルの入力は、以下の手順で行います

1.タイトルを入力

2.上部の「ホーム」タブを選択

3.表示された一覧の中央付近にある「中央揃え」を選択

4.同じく「ホーム」タブにある「フォントサイズ」で文字サイズを変更

本文を入力します

ここまでの設定が完了したら、本文を入力します。本文を入力する際は、以下の2点を意識しましょう。

  1. 文字の位置
  2. 段落ごとにエンターで改行

本文の文字の位置は、左詰にしましょう。左詰の設定方法は、宛名と同様です。また、段落ごとにエンターで一行空けて改行しましょう。以下の具体例では、「申し上げます。」と「さて、〜」の間に2度エンターキーを押して、一行改行しています。これにより、段落ごとに文章がまとまり、読みやすい文書を作成できます。

時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。

さて、このたび弊社では〜

なお、本文を入力する前に、用紙サイズ・余白の設定と日付・宛名・差出人・タイトルに誤りがないか一度確認しましょう。

ワード文書作成の基本テクニック

ここからは、本文入力後の操作について解説します。ご紹介する操作は、ワードの文書作成の基本的なテクニックです。ワードの使い方に慣れていない方は、練習を繰り返し、最低限これらのテクニックを習得しましょう。

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