情報共有

情報共有とは。情報共有の目的・進め方のポイント・情報共有ツールについて徹底解説

情報共有を行うことは、業務の効率化やトラブルの早期発見など組織としての成果に繋がります。

しかしながら、そもそも意味があるのかと感じていたり、必要性は理解できるもののどうやって進めれば良いのかわからなかったり、課題を感じている方は多いのではないでしょうか。

この記事では、情報共有の正しい進め方のポイントと効率化を図るための方法についてご紹介します。情報共有の進め方を学び、会社や組織の成果に繋げましょう。

情報共有とは

ビジネスシーンにおいて、情報共有を求められることが多いと思いますが、そもそも情報共有とは何なのでしょうか? 情報共有を進めるために、まずは情報共有の概要とその目的を把握しましょう。

情報共有の流れ

情報共有は、情報を収集、整理、共有する流れで行われます。「共有」することに意識が向きますが、実は収集〜整理までも非常に重要です。

どこからどのような情報を収集するかによって、共有できる情報の質に影響しますし、集めた情報を正しく整理できないと、活用しづらい情報になってしまいます。情報共有では、情報を収集、整理、共有する一連の流れを意識しましょう。

なぜ情報共有をするのか

では、なぜ情報を共有するのでしょうか? 情報共有の理由は、以下の5点が挙げられます。

  1. 情報を取捨選択し、必要な情報を蓄積する
  2. ナレッジを広く共有する
  3. 業務の生産性を上げる
  4. 社員同士でコミュニケーションを取る
  5. 新たな発想を生む

情報共有は共有して終わるのではなく、情報が活用され、会社にメリットが得られてこそ意味があります。以下で、それぞれの詳細をみていきましょう。

1.情報を取捨選択し、必要な情報を蓄積する

情報共有は、情報を取捨選択し、必要な情報を蓄積するために行います。情報過多な現代では、集めた情報の中から、組織の目標に対して必要な情報を取捨選択する必要があります。

組織内で情報共有をすることによって、メンバーそれぞれがもっている良質な情報を組織として収集でき、そこから必要な情報を取捨選択することに繋がります。情報共有をしないことには、メンバー個々がどんな情報をもっているのかがわからないため、情報を取捨選択する土俵にも立てません。

2.ナレッジを広く共有する

次に、情報共有は、ナレッジを広く共有するために行います。ナレッジは、業務を通じて培ったノウハウや知識です。

ナレッジを個人のみが保有している状態では、会社全体のパフォーマンスを向上できません。情報共有を徹底することで、ナレッジが会社全体に共有され、多くの社員の課題解決のスピードを上げる目的があります。

3.業務の生産性を上げる

情報共有は、業務の生産性の向上のためにも行います。業務において、顧客情報や市場調査などの情報収集は必要不可欠ですが、手間と時間がかかります。しかし、過去に情報収集したノウハウを共有すれば、新たに一から調べ直す必要がありません。

情報共有は、情報収集の二度手間を防ぎ、業務の生産性の向上に繋がります。

4.社員同士でコミュニケーションを取る

情報共有は、社員同士のコミュニケーションの手段になります。コミュニケーションは、業務を進めるうえで重要であり、特に社員数や部門数の多い会社では必要不可欠です。

情報共有はコミュニケーションの手段にもなり、たとえ、日報や進捗の報告であっても、メンバー同士の交流を深めるきっかけとなります。

5.新たな発想を生む

そして、情報共有は、新たな発想やアイデアを生むきっかけとなります。上述のように、情報共有はナレッジを広める役割を果たします。

個人が保有しているナレッジやアイデアをオープンにすることで、自身では気づけなかった視点や相違点を発見でき、新たな発想やアイデアを生むきっかけになるのです。

情報共有をしないことが組織にもたらす影響

情報共有の目的は、業務の効率化や新たなアイデアの発見など、会社や組織の成長のためだとご紹介しました。一方、情報共有を行わなかった場合、会社や組織には以下のようなデメリットがあります。

進捗状況やトラブルが把握できない

情報共有が機能しないと、社員同士で進捗やトラブルを把握できない状態に陥ります。情報共有では、進捗状況や業務で発生した問題も共有すべきです。

もし、部下が進捗状況やトラブルを共有しなかった場合、上司は問題が深刻化してから把握し、対処に遅れる恐れがあります。特に、成長できない会社や組織は、トラブルの発見が遅いという特徴があるため注意しましょう。

作業効率の低下

情報共有不足は、作業効率の低下に繋がります。上述のように、情報共有は情報収集における二度手間を省く役割があります。つまり、きちんと情報共有が行われていない会社や組織では、情報収集に手間と時間がかかり、効率的に作業ができていないという問題が発生するため注意しましょう。

人間関係の悪化

情報共有ができていない会社や組織では、人間関係が円滑でない可能性があります。情報共有がされずに、各人がノウハウやタスクを隠してしまう状態になると、自分以外のメンバーがどんな仕事をしているかがわからなかったり、仕事がスムーズに進まなかったりします。その結果、メンバー内の信頼関係が構築されず、人間関係が悪化してしまう可能性があります。

情報共有の進め方のポイント

では、実際にどうやって情報共有を進めれば良いのでしょうか。情報共有を図るためには、情報共有すべき項目と手段を決定することが大切です。情報共有を徹底するために必要な要素をみていきましょう。

情報共有すべき項目

まずは、情報共有すべき項目です。項目は、主に以下の4種類に分けることができます。

・仕事の目的や目標

・ノウハウ

・タスク・スケジュール

・仕事の結果・問題

最も大切なのは、仕事の目的や目標を共有することです。全員が同じ目的を認識することで、業務が間違った方向に進むことを防げます。

次に、ノウハウの共有が重要です。ノウハウを属人化することなく共有することで、会社全体のパフォーマンスが上がります。

また、タスクやスケジュール、仕事の結果と問題点の情報共有を習慣化しましょう。これらを共有することで、進捗の遅れをいち早く把握することができたり、業務で発生したクレームやトラブルへの対応がスムーズになったり、多くのメリットを得られます。

情報共有の手段

情報共有すべき項目が決定したら、情報共有の手段を選びましょう。情報共有の手段は、主に口頭、メール、情報共有ツールの3種類あり、以下のような特徴が挙げられます。

・口頭:その場ですぐに共有できるが、あとで内容を確認することが難しい

・メール:あとで内容を振り返ることができるが、共有の際に手間がかかる

・情報共有ツール:共有を簡単にできるが、対人コミュニケーションが希薄になりやすい

情報共有の際には、その内容によって手段を使い分けることがポイントです。例えば、クレームやトラブルは緊急性が高いため、まずは口頭で共有するなど、情報共有の項目や緊急性などで分けることが大切です。

情報共有を効率化するために

これまでは、情報共有の進め方についてご紹介しました。しかしながら、情報共有が効率化されないまま進めてしまうと、無駄な時間がかかってしまい、本末転倒です。

情報共有する社員や情報が多いほど、情報共有にかかる手間や負担が増え、本来時間を割くべき仕事に手が回らなくなってしまいます。

では、情報共有の効率化を図るために、どのような方法があるのかみていきましょう。

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