働き方が多様化していた今、新しい働き方の一つとして在宅勤務であるリモートワークに注目が集まっています。
一見パソコンさえあれば手軽に始められるようなイメージのリモートワーク ですが、準備を怠るとリモートワークの利点を潰し、業務効率を下げ、最悪大きなトラブルに発展してしまうことも・・・
リモートワークには事前準備が重要であり、準備次第で業務の質と自分の生活にも影響が出ます。
今回はまず用意すべき最適限必要なことや物を紹介しますので、しっかりとした準備を行いましょう！
情報共有のためのコミュニケーションツール
リモートワークのデメリットとして一番初めにあげられるものが「コミュニケーション不足になること」普段さほどコミュニケーションの必要がないような業務だとしても報告・連絡・相談自体が滞ると大きなトラブルに発展してしまう可能性があり、情報共有の手段を確保することは大切なことなのです。
コミュニケーションツールを選ぶポイント
働き方の多様化に伴い、現在はビジネス利用を想定したコミュニケーションツールが色々と用意されています。
選択肢が多いのは大きな魅力ではありますが、逆に選択に困ってしまうこともありますね。
コミュニケーションツールを選択する時に重要とすべきポイントをお伝えしますので、参考にしてください。
全員が簡単に使える使いやすさ
チームの人数が多いほど、必ず新しいシステムに苦手意識を持つ方が一定数存在します。
コミュニケーションツールは全員で利用することで最も効果を発揮できるものなので、使用方法が難しいことで結果的に一部の人しか利用していないような状態になってしまっては意味がないのです。
使用方法を細かく理解しなくとも直感的に操作が可能な使い勝手の良いツールを選びましょう。
また、可能であれば簡単なマニュアルを作成し使用者に周知することも効果的です。
セキュリティの強さ
情報漏洩はリモートワークのデメリットの一つでもあり、少しの気の緩みで大きな問題へと発展してしまいます。
コミュニケーションツールの選定時には、どのようなセキュリティ対策がされているのかを詳しく調べ、安心のできるセキュリティを確保することが大切。
管理者の設定や権限の制限などが使えることはセキュリティ確保のためには欠かせない事項であり、権限の振り分けに関しても十分な考慮が必要です。
必要な機能が付いているか
様々なビジネス用コミュニケーションツールが存在しますが、それぞれ使用可能な機能が違います。
そのため、自分たちの業務の中で必要とされる機能が揃っているかを確認しましょう。
例えばWeb会議・タスク共有などは全てのツールに備わっているわけではありません。
Web会議が必要な場合は参加可能な人数の確認も怠らないようにしましょう。
それぞれ得意な機能が違い、場合によっては複数のコミュニケーションツールを併用する会社もあるようです。
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価格面を比較
リモートワークには長期的な利用が見込まれる上に、一度運用を開始後にシステムを変更するのは非常に労力がかかります。
多くのツールでは機能別の価格プランが用意されているので、コミュニケーションツール自体の比較だけでなく、同じサービス内でも備わっている機能と費用対効果を考えながら比較をしましょう。
働きやすさは環境から！自宅をオフィスにする準備！
リモートワークを始めるにあたって物理的に用意が必要なものもあります。
会社では初めから備わっているものばかりですが、いざ自宅で作業しようと思うと困ってしまうもの。
リモートワークにおいて「形から入る」ことは大切です。
働きやすい環境がなくては仕事に集中することもできないことはもちろんですが、腰痛などの持病を患ってしまうこともあるのです。
まずは作業を開始してみてからと考えても良いですが、なるべく早い段階で設備を整えましょう。
パソコン周辺機器などの環境
まずは業務上欠かせないパソコン周辺設備について。
パソコンについてはまた、会社から支給もしくはノートパソコンを貸し出される場合も多いですが、自分で用意する場合は業務内容により必要なスペックが変わります。
それでもオーバースペックで問題があるということはないでしょう。
Web会議に向けて必要なもの
業務でWeb会議を前提としていて、自分でパソコンを選ぶ場合はカメラ内臓のものか別売りで用意する必要があります。
パソコンのマイクでは相手の声が聞き取りにくく、自宅の雑音が混じってしまうことも多いのでヘッドセットやイヤホンも必要です。
リモートワークであれば仕事中に音楽を楽しむこともできるので、音響設備にこだわるのも良いですね。
また、画面に映り込んでも恥ずかしくないように室内を整えることは作業環境を維持するためにも重要です。
業務に欠かせないパソコン周辺機器と環境
Wi-fi環境があれば、ノートパソコンで家の中のどこにいても作業ができます。
必要であればプリンターも用意しますが、プリンターもWi-fi対応の機種を選ぶとLANケーブルに縛られることなく作業場所を選ぶことができて便利です。
リモートワークを行う人の中では家の中の決まった場所だけでなく、時には作業場所を変えることで気分転換をすることもできるのです。
働きやすさを追求するその他の設備
今までリモートワークの経験がない人は、自宅のテーブルやデスクで椅子に座って長時間作業をするという経験がないと思うのです。
ネットサーフィンやゲームを行うのと違い、いざ作業をしようと思うとその環境の重要性を痛感するでしょう。
自宅に書斎がある人ばかりではありませんので、一部屋単位でなくてもワークスペースをきちんと整えることが大切です。
長時間座っても疲れにくい椅子とデスク
長時間座る椅子というのは自分の体にとても重要です。姿勢が悪くなると腰痛が始まり、最悪持病となってしまうこともあります。
椅子とデスクの高さが合っているかも大切ですが、どの高さが自分にとってバランスが良いかは人それぞれなので実際に座って確認してみましょう。
また、椅子の高さ・デスクの高さが簡単に変えられるガス圧式のものを選べば、気分によって姿勢を変えてオンとオフを同じワークスペースで切り替えることも簡単です。
それが難しい場合は簡易のノートパソコン用のスタンドを購入するのもおすすめです。
整頓されたワークスペース
誰にも見られないからという油断は良くありません。いつweb会議が始まっても恥ずかしくない状態を保つことは精神衛生上大切なことです。
趣味の時間を確保しやすいリモートワークですが、自分で仕事への意識を集中させなくてはオンとオフが混ざってしまいます。
ワークスペースは業務に関係のないものは置かないようにし、多少大袈裟な位の配慮をしましょう。
チームの意識とリモートワーク時のルールを明確にする
物理的に接触が持てないリモートワークでは、通常の会社勤務よりも蜜なコミュニケーションが必要となります。
コミュニケーションに対する自分の意識はもちろんのこと、チーム内でも意識が低い人をそのままの状態でスタートすると、情報共有がされず大きなトラブルを招くこともあるのです。
何の取り決めもなしにリモートワークを開始するのは絶対に止めましょう。
情報共有の重要性を意識づける
社内であれば一言で済む情報共有も、コミュニケーションツールやweb会議での報告となると手間を感じてしまい疎かになり、結果的に大きなトラブルになる可能性もあります。特に社歴が長く、そのようなミスはしないと思っている人こそ危険でしょう。
そのため情報共有の重要さを念頭に置き、リーダーの役割を持つ人はメンバーに特段気にかけなければなりません。
小さな油断が大きなトラブルに繋がりやすいのもリモートワークのデメリットです。
自宅にいても業務時間内であることを意識づける
会社によってはWeb会議を常時接続またはチャットチャンネルを常時接続をして勤務時間内しっかりと意識づけが行われる場合もあります。
自分で勤務時間を管理する場合は、リモートワークこそが自己管理能力を養う場であると自覚し、業務時間内にベストなパフォーマンスをはっきする努力をしましょう。
人目がないからと言ってダラダラと作業し、結果的に残業が増えるなどのことは絶対に避けるべきです。