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【2020年版】リモートワークの最重要項目!コミュニケーションやWeb会議に役立つITツール!

リモートワークの最重要項目!コミュニケーションやWeb会議に役立つITツール!

毎日オフィスで自然と行っている「挨拶」「雑談」がなくなるリモートワーク。一見効率的とも思えますが、人間関係において、そのようなコミュニケーションは大きな意味があるのです。
最低限の報告・連絡・相談だけではお互いの信頼関係が築きにくく、チームの一体感も生まれません。
そのため「コミュニケーション不足」はリモートワークの一番のデメリットと言われています。

しかし、そのデメリットは優れたITツールを正しい使い方で利用することで大幅に補うことが可能です。
働き方が多様化している現在では、セキュリティや利便性にも特化しているITツールは数多く用意されているので、自分の業務に適したものを見つける事ができるでしょう。

おすすめのコミュニケーション手段:ビジネスチャット

新しいツールに抵抗を持つ人は「メールで十分」と感じるかも知れませんが、ビジネスチャットにはメールにはない利点が数多くあり、その中でも「スピード感と気軽さ」が大きな特徴です。
例えばメールであれば宛先・件名を入力後も用件だけでは済まず、挨拶と著名なども入力しなくてはいけませんし数多くのマナーを守った文を書かなくてはいけません。
一斉送信をした場合は1件ずつの返信に答える必要があったり、多くのメールを毎日確認する場合は見落としや返信もれも起こりやすいと言えるでしょう。
チャットであれば、そのような手間が不要で用件のみをスムーズに送り合う事ができますね。

また、チャットツールはLINEなどで使い慣れているチャットで十分と考えている方もいるようです。
しかしそれではプライベートとビジネスの使い分けも困難ですので、ここでは使いやすさと安心のセキュリティが確保された優れたチャットツールを紹介しましょう。

chatwork(チャットワーク)

リモートワーク ツール
サイバーエージェントやKDDIなど、現在214,000社以上の企業で導入実績のあるビジネスチャットツールのchatwork(チャットワーク)。
タスク管理・ファイル管理が容易でビデオ音声通話も行えるのでchatworkのみで業務を完結する事ができるでしょう。
シンプルなデザインで使い勝手も良く、効率的に情報共有ができますね。chatwork利用者であれば社外の人ともコミュニケーションが取れるのも利点です。
日本で生まれたセービスなので国際的なセキュリティ基準を満たしている安心感も魅力で、現在は海外での提供も始まっています。

chatwork

slack(スラック)

リモートワーク ツール
アメリカ生まれのビジネス特化型チャットツールslack(スラック)は世界150カ国以上の企業で導入されている人気のサービスで高いセキュリティが期待できます。
Googleカレンダーやドライブ・Skype・Dropboxなど1,000件以上の多様な外部ツールと連携が可能という大きな特徴を持ち、直感的な操作で運用できるのでビジネスチャットツール初心者の方でも使いやすいと感じられるでしょう。
無料プランでも最大14グループまで作成でき、過去のメッセージやファイルはもちろんファイル内のコンテンツも検索可能な機能を搭載しています。

slack

LINE WORKS(ラインワークス)

リモートワーク ツール
日本人であれば多くの人がプライベートで利用しているLINEのビジネス版チャットツールLINE WORKS(ラインワークス)は、通常のLINEの使い勝手をそのまま反映させているという使いやすさが魅力です。
メンバーのスケジュールを把握しやすいカレンダー機能やアンケート機能などの便利な機能も追加されており、何より日常で使い慣れているサービスだからこそ教育の時間が不要ですぐに導入できる点が大きな利点であると言えますね。
「新しいツールに慣れるのが面倒で、結局一部の人間しか用意したビジネスチャットを利用していない」というような失敗を防ぐ事ができます。

LINE WORKS

Workplace by Facebook(ワークプレース)

リモートワーク ツール
世界的に多くの人が利用しているSNSと言えるFacebookが提供しているビジネスチャットツールWorkplace by Facebook(ワークプレース)
チャットだけでなく、タスク管理・ビデオチャット・情報共有機能も搭載しており、ビジネスに特化した機能を充実させています。
デザインもFacebookを基盤にしているので、Facebookユーザーには非常に使いやすいと感じられるでしょう。
自動翻訳機能もあるので、グローバルな働き方にも対応できますよ!

Workplace by Facebook

おすすめのコミュニケーション手段:web会議

おすすめのビジネスチャットツールをお伝えしましたが、業務上会議が必要な場合もありますし、やはり文字ではなく口頭での話し合いが有効な事も多々あるでしょう。
そのような場合にはビジネス用のWeb会議が有効です。
多くのビジネスITツールにてビデオチャット機能が付いており、ビジネスチャットと同じサービスで完結することも可能です。
しかし、間違ったツールを選んでしまうと、システム的な問題でスムーズに会話ができずお互いにストレスを感じる結果となったり、セキュリティ面もよく注意しなくてはなりません。
先ほど紹介したビジネスチャットツールとは別にWeb会議に特化したサービスを紹介しましょう。

Zoom(ズーム)

リモートワーク ツール
オンラインで大人数の会議ができる事が評判のWeb会議サービスZoom(ズーム)は無料でも最大100人で会議をする事も可能で、自動で会議内容が保存できるなどの独自の機能も用意されています。
ホストはアカウントが必要ですが、ゲスト側はアプリのダウンロードのみで参加できるので会議以外でもオンラインセミナーなどの利用方法もありますよ!

Zoom

Skype(スカイプ)

リモートワーク ツール
Web会議といえば、一番知名度があるのではないかと思われるSkype(スカイプ)は高い知名度を持っています。
無料版のアプリをダウンロードし、アカウントのIDを把握する必要はありますが、もともとSkypeの利用に慣れている人にとっては一番使いやすいと感じるのではないでしょうか。

Skype

Lite Fresh Voice(ライトフレッシュボイス)

リモートワーク ツール
Lite Fresh Voice(ライトフレッシュボイス)は2019年6月から開始された新しいサービスですが、現在Web会議ツールとして高い人気を誇っています。
その理由としてURLを共有すればアカウントやアプリが一切不要な事。この手軽さが大きな魅力となり、導入に手間がかかりません。
また、カスタマイズが自由自在で会議以外の使い方も多彩に活用方法がありますね。

Lite Fresh Voice

Whereby(ウェアバイ)

リモートワーク ツール
2019年9月までは「appear.in」という名称のサービスだったwhereby(ウェアバイ)はホストのみがアカウント登録が必要ですが、ゲストはホストにより発行されたURLをクリックするだけで会議に参加でき、ホスト側の負担が少ないという手軽さが大きな特徴です。
無料の場合は同時に4人までの参加が可能なので少人数で特に単発の会議であればおすすめのツールであると言えるでしょう。

Whereby

おすすめのコミュニケーション手段:オンラインストレージ

今ではデータのやり取りはメールなど実際に送受信する方法ではなくオンラインストレージを使用する方が便利であり一般的になってきました。
セキュリティの高さや、送受信時の手間を省く事ができるという効率性だけでなく、その最大の利点はドキュメントの作業内容がリアルタイムで反映され、共有できる事です。
何度もデータの送受信を行って修正を繰り返すような必要がなく、まるで目の前の書類に複数の担当者が同時に修正を加えているような感覚で作業ができるのです。
オンラインストレージにもいくつかの種類があり、サービスごとに魅力のある機能を備えておりますので、比較してみましょう。

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