良い印象を残す名刺交換のコツ
基本の名刺交換は、入社時に一通り教育のある企業もあり、多くの社会人ができている事です。
その為に、どんなに完璧な名刺交換を行っても相手に強い好印象を残す事は難しい場合もあります。
完璧な名刺交換を習得した上で、更に良い印象を相手に与えるコツをまとめました。
手元を見ずに、相手の目を見ながら笑顔で対応する
名刺交換が慣れないうちは、つい手元ばかり気になってしまいます。
しかし、相手の目を見て笑顔で対応できれば好印象が残せます。
「笑顔で名刺交換」は基本であるものの、出来ていない人が多いです。
家で練習を繰り返す事をお勧めします。
相手の名刺の情報をもとに会話を広げる
名刺交換後にすぐ仕事の話に入る人が多いようですが、それでは堅苦しい雰囲気のままになりますし、相手に自分の良い印象を残せる可能性も低くなります。
名刺交換のタイミングで、いただいた名刺の情報から会話を広げると相手との関係を深めることができます。
コミュニケーション能力が問われますが、会話のパターンは絞られるので回数をこなせば難しいものではありません。
例えば会社の名前の由来・部署名の意味・相手の名前の読み仮名を聞く等です。
名刺には沢山の情報が詰まっておりますので、そこから質問を考えれば良いだけです。
質問の質は重要でなく、会話を広げる事が目的ですので難しく考える必要はありません。
会話が広がる事でその場の雰囲気も和らぎます。
指や爪の手入れを怠らない
名刺交換では、相手の指先が目に入ります。
どんなに身なりが整っていてビジネスマナーが完璧だとしても、指先や爪の汚い人間への印象は「不潔」になってしまいます。
男性の場合は清潔感を重視し、女性の場合はネイルの剥げ等にも気を付け、派手なものは避けましょう。
名刺入れにも気を配る
財布や定期入れで代用せず、きちんと名刺入れを用意します。
シンプルで上質なものが良いでしょう。
収納箇所が2箇所あると、相手の名刺と自分の名刺を分けて収納できます。
革素材で無地のダークカラーが一番見栄えも印象も良いです。
名刺交換の御礼のメールを送る
名刺交換後、帰社してから相手に感謝の気持ちをメールで伝えます。
丁寧な対応を悪く思う人はおりません。
名刺交換のイレギュラー対応
名刺交換に役立つイレギュラー対応を紹介します。
いざという時の助けになりますので、是非参考にしてください。
名刺を忘れてしまった場合
避けるべき事態であるものの、実際によくある事態です。
一度だけであれば「名刺を切らしておりまして申し訳ありません」と謝罪し、相手の名刺を受け取った後にしっかりと口頭で会社名・部署名・フルネームを伝えます。
名刺を忘れたとは言わず、切らしていると伝えるようにしましょう。
また、オフィスに戻ったらお詫びの手紙を添えて名刺を郵送するようにします。
そうする事で、相手に安心感を持ってもらえます。
相手の名前が読みにくい場合
相手の名前が読みにくい場合等は名刺を受け取ったタイミングで確認すると良いです。
「何とお読みすればよろしいでしょうか？」
「失礼ですが◯◯様とお読みすればよろしいですか？」
2度目以降に相手にお名前の読み方を確認するのは失礼になりますのですが、名刺交換のタイミングであれば問題ありません。
会話も広がりますので、読めたとしても聞いてみるのも良いです。
名刺をもらっても相手の顔が覚えられない場合
大勢の方と名刺交換をすると、名刺だけでは相手の顔まで思い出せない場合もあります。
特にその後のお付き合いの頻度が低い場合は名刺交換をした人全員を記憶するのは難しいです。
そんな時に有効なのが、名刺の裏を備忘録として使用する方法。
名刺交換をした日時・会話の内容・相手の特徴を簡単に書き込んでおくと、その時の事と相手の顔も思い出せるものです。
ただし、名刺をもらった相手がいる前で名刺にメモを書く事はどんな内容でも失礼にあたります。絶対にしてはいけません。
また、一度名刺交換をした方と再度名刺交換をしてしまうのも失礼です。
訪問のアポイントをとる段階で誰が同席するかを確認し、名刺交換を済ませていない方がいるかどうかを確認しておきましょう。
名刺交換のタイミングを逃してしまった場合
遅れて打ち合わせに参加した場合等、名刺交換をできずに話が進んでしまった場合はタイミングが分かりにくいです。
そんな時には、別れ際や話が一区切りついたタイミングに名刺をいただくようにします。
「ご挨拶が遅くなり申し訳ございません」のお詫びの言葉を添えて名刺交換をしましょう。
まとめ
名刺交換の方法とコツ等をお伝えしました。
名刺交換はお互い良い関係を築いていく第一歩。
相手を敬う姿勢を示し、相手の名刺を丁寧に扱う気持ちが一番大切です。
社会人なりたての方は勿論、すでに何百回と名刺交換の経験がある方も基本を見直してみてはいかがでしょうか。
好感度の上がる名刺交換を習得すれば、有効な営業ツールとしてあなたのキャリアを後押ししてくれるはずです。