情報共有

情報共有を仕組み化・業務効率化するために使えるツールや運用ルールとは

方法

情報共有には、以下のような特徴をもつ3つの方法があります。

・口頭:その場ですぐに共有できるが、あとで内容を確認することが難しい

・メール:あとで内容を振り返ることができるが、共有の際に手間がかかる

・情報共有ツール:共有を簡単にできるが、対人コミュニケーションが希薄になりやすい

それぞれの方法ごとに特徴やデメリットが異なります。そのため、緊急性の高い情報は口頭で行うなど、情報の内容や状況に応じて、方法を使い分けるようにしましょう。

タイミング

情報共有の方法を決めたら、情報共有をするタイミングを決めます。特に、新入社員や若手社員は情報共有に慣れていないため、タイミングを明確にすることで、いつ情報共有すべきか理解しやすくなります。

また、進捗の遅れやトラブルの発生の報告は、共有が遅れがちになります。情報共有が機能していない会社では、トラブルの早期発見ができず、会社に大きな損失を招く恐れがあります。重要性や緊急性の高い内容は、すぐに共有する仕組みを作りましょう。

内容

最後に、情報共有すべき内容を決めましょう。それほど重要でないことも、逐一共有してしまっては、業務の効率化に繋がりません。情報共有すべき内容は、主に以下の4項目に分けられます。

・仕事の目的や目標:業務を進める方向(ゴール)を認識する

・ノウハウ:会社全体のスキルの底上げを行う

・タスク・スケジュール:遅れなど進捗度合いをいち早く把握する

・仕事の結果・問題:成果やトラブルを他の業務に活かす

ノウハウやタスクだけでなく、業務の目標やトラブルも共有することで、会社全体の情報不足を解消しましょう。

社員に情報共有の重要性を認識してもらう

情報共有をするのは、あくまでも「人」である「社員」です。手段やルールを決めたとしても、社員が行動に映さない限り、情報共有の仕組みは機能しません。社員に情報共有の重要性を認識してもらうことは必要不可欠です。どのようにすれば、情報共有への意識が高められるのでしょうか。

情報共有のメリットを具体的に提示する

情報共有が進まない原因の1つに、社員が情報共有するメリットを感じられないことが挙げられます。情報共有が進まない場合は、メリットを提示することで、行動を促しやすくなります。情報共有を円滑に進めるためには、まず「◯◯のデータを共有することで、△△の効率が上がる」と、具体的にメリットを提示するようにしましょう。

報酬を与える

情報共有を行った者に対して、報酬を与えることも1つの手です。例えば、顧客情報の共有により売り上げが伸びた場合、情報共有した者にボーナスを与えるなどです。情報共有が会社の利益に繋がり、結果社員自身にもメリットをもたらすと実感してもらうことで、情報共有を積極的に行ってもらえる可能性があります。

情報共有の場を設ける

社員に重要性を認識してもらうために、情報共有の場を設けてみましょう。例えば、毎週火曜日の定例の際に、必ず進捗を報告する場を設けることで、情報共有が義務になります。ただし、ただ場を設けるだけではなく、上述したような共有する内容や方法も決めると、さらにスムーズに情報共有が進むでしょう。

情報共有は会社全体の生産性を上げるために必要

情報共有の仕組みづくりについてご紹介しました。情報共有は、ナレッジの属人化を防ぎ、業務の生産性を向上させるために必要な手段です。

しかし、情報共有に手間がかかったり、ルールが明確でないとうまく機能しません。情報共有を円滑に進めるためには、情報共有の仕組み化に注力する必要があります。仕組み化では、まず情報収集の環境を整え、次にルールを明確にし、そして社員の認識を向上させましょう。

なお、仕組み化において情報共有ツールの導入を推奨しましたが、導入の際は機能だけでなく、利用料金や操作性も確認するようにしましょう。情報共有ツールによっては、料金が発生する場合があります。

また、それぞれのツールごとに画面の見やすさやデザインも異なります。情報共有ツールを導入する際は、複数のツールを比較し、会社や組織にもっとも最適なものを選び、情報共有の仕組み化をすすめていきましょう。

 

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