職種によっては毎日膨大な数のメールを受け取る方もいると思います。
そのメール対応に時間を取られてしまい他の業務に手が回らないなんてことはありませんか？
メールは大切な連絡ツールですが、メール処理が仕事の質を落としてしまうようでは本末転倒ですね。
実は膨大なメールを受け取りながらもバリバリと仕事をこなせている方の多くは「メール処理のルール」を意識的または無意識に設けていることが多いです。
この記事では効率良くメールを処理しながら仕事を進める方法を紹介しましょう！
メールの返信忘れや翌日以降の返事は想像以上に相手に不信感を与える
あまりの忙しさにメールの返信を忘れてしまったりすることはありませんか？
ビジネスメールの返事は当日中が基本なので、特別な理由がない限りはその日のうちに返信をするのがマナーです。
メールの処理ができていない＝「仕事ができない人」と思われやすい
仕事中に「あの人はメールの返事が遅いから」「あの人はメールの返事を忘れることが多いから」というような会話を聞いたことはありませんか？
メールの返信もれは思っている以上に相手に不快感と不信感を抱かせますし、今の会話のように相手の周囲にも同様のイメージを持たれてしまいます。
なぜかと言えば、メールの返信がきちんと来ない相手に重要なメールを送るにはメール後に電話をする・CCにその他関係者を含めるなどの特別な対応をしなくてはいけなくなるからです。
つまり「メールの処理ができない人」のイメージは「仕事ができない人」であると言っても過言ではありませんね。
メールの対応が遅れてしまった時の対応
もちろん当日返信が理想的ではありますが、外出などの理由で翌日以降にメールの返信をすることになってしまうことはあります。
そのような場合には「お返事が遅くなり、誠に申し訳ございません」という一文をメールに加えるだけで印象が変わりますので覚えておきましょう。
仕事ができる人が実践しているメール処理のルール
それでは、ここからは早速メール処理を効率化できるようになるルールの例を紹介します。
もちろん業務内容によってはルールが適していない場合もありますので、自分が使えると思ったものを取り入れてみましょうね。
受信メールはフォルダに分ける
理想は受信フォルダが空っぽになるように受け取った受信メールを別のフォルダに分けます。
一定の会社・個人とのやり取りが多いのであれば［会社ごと］［個人ごと］でも良いですし、不特定多数の方とメールのやり取りをするなら［内容別］に分割するのもお勧めです。
「メールを確認する・返信する・フォルダに分ける」この一連の動作を習慣にしておけば、受信フォルダに残っているメールが未処理のメールだと分かりやすく「メールを返信したか忘れた」「メールを返信した気になっていた」などのケアレスミスを防げますね。
即レスできないメールにはその旨を伝えておく
受け取るメールの中には上司に相談が必要なもの・自分だけで判断ができないものなどがいくつもありますよね。
確認に半日以上かかるような問題であれば、その旨を先方に伝えておきましょう。
たとえば「関係所属の担当者に内容を確認する必要があるため大変申し訳ございませんが、明日お返事を差し上げます」のような返事を返しておきましょう。
期限は「後日」や「来週」などの曖昧なものにせず、可能な限り明確な日付か時間を記載します。
この返事があれば相手に「メールを見てないんじゃないか？」「後回しにされているんじゃないか？」という不信感を抱かれずに済みますね。
返信メールを作成する時間を短縮する工夫をする
受け取るメールの中には内容を確認し了承するだけのようなものも数多く存在していると思います。
そのようなメールへの返事は基本的に同じような文面になると思いますのでメールソフトの定型文機能を使用しましょう。
頻繁に行われる打ち合わせなどの日時確認も、定型文を作ってしまえばあとは日時を変更するだけで使い回せます。
また、定型文を使用しないメールの場合も長文を避けるようにしましょう。
メールの適切な長さは「スクロールなしで読める程度の長さ」。
伝えたい内容が多い場合でも箇条書きなどを使用して要点が簡潔に伝わりやすいようにします。
メール処理のタイミングは自分がやりやすいように
メール処理の方法は「即レスが基本派」と「まとめて返信派」に分かれるようです。
「即レスが基本派」の場合はメールが来るたびに処理をし、「まとめて返信派」は1日の間に何回かメール処理の時間を設けます。
さまざまな意見がありますが、結局のところどちらが正しいかという明確な答えはありません。
マルチタスクで事務作業を行いながらメール返信ができる方・作業中はその作業に没頭したい方、または業務内容・その日の作業によって自分に最適と思える方法を使い分けましょう。
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上司とのメールを効率的に進めるコツ
ここからはメールの中でも特に、同じ会社の上司や先輩とのメールを効率良く進める方法を紹介します。
「会社内だから」「すぐに相談できる距離にいるから」と言っても礼儀を欠いてはいけませんし、やり取りが多いなら効率も求められます。
どうすれば円滑に社内間でのメール処理が進められるのでしょうか？
件名を工夫する
一般的に目上の人ほど毎日膨大なメールを処理していることが多いので、それを踏まえた上での対応をするためには、件名を工夫すると良いでしょう。
「確認依頼」「ご相談」などの件名は避け、メールの件名を見て内容が伝わるようにします。
特に日付のあるものは内容と日付を入れると良いです。
例：「○月○日の打ち合わせの件」「○月○日××会議資料確認のお願い」
【】などを使用して【重要】【至急】などと書くのも悪くはないのですが、全てのメールに【重要】が記載されていると何が本当に重要なのか分からなくなってしまいますよね？本当に期限が迫っているような場合など特別な時以外は使用しない方が良いでしょう。
本文は簡潔に
社外の方へのメールでも言えることですが「伝わりやすいメールが書ける」＝「仕事ができる」印象を相手に与えられます。
だらだらと用件が見えないようなメールは送らないようにし、件名に期日を記載済みでも本文でも期日をしっかりと伝えましょう。
伝わりやすいメールが書けるようになるためには「この人のメールはわかりやすい」と感じた人のメールを真似してみるのもお勧めです。
チャットツールを取り入れてみる
たとえば社内の複数で会議の場を設けずに打ち合わせをしたいときや、素早くメッセージのやり取りを行い時などにはメールよりもチャットを利用した方がスムーズだと感じることもありますね。
多くの会社ではビジネスチャットツールが用意されていると思いますので、あまりにメールを複数回送り合うような状態であればチャットに切り替えて連絡を取るのもお勧めです。
しかし、上司の中には「チャットツールに抵抗がある」「使いにくい」という考えの方もいます。
相手がチャットツールを日常的に使用しているか？チャットツールの使用をどう考えているのかの配慮を忘れないようにしましょう。
社内ルールがあるのなら社内ルールを優先する
多くの会社には特にメールについて独自のルールを設けています。
「メールの文頭に規定の定型文がある」「CCは関係者全員を入れなくてはいけない」など、はっきり言えば「非効率」と感じるルールも少なくないでしょう。
社内ルールは暗黙のルールであることが多い
ローカルルールである社内ルールは社内教育で教わらないこともあります。
社内の他の方のメールを見比べてみて社内ルールがあるのかを考え、不安なら先輩に相談してみるのも良いですね。
非効率と感じたとしても、できるだけ社内ルールは守るようにしましょう。
まとめ
ほとんどのメールは業務ではなく作業として捉え、時間をかけずに処理していくことが大切です。
もちろん適当に処理をすれば良いというわけではなく、効率的に時間が使えるように工夫を続けましょう。
時間を有効に使えるようになることが仕事ができる人になるための最低条件です。
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