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メールの送り間違いには迅速な対応が重要!すぐに使えるお詫び・訂正メールの見本まとめ!

仕事でメールを使用していると、うっかりメールの送り間違い・添付漏れなどのミスをしてしまうことがありますよね。
メールは送ってしまうとどうやっても取り消すことができないため、慌ててしまうのも仕方ありません。
しかし、ミスを起こさない人間はいません。
大切なのはミスをしてしまったときの対応と、同じミスを繰り返さないこと。
この記事ではメールの誤送信をしてしまった時にするべき対応やお詫びメールの書き方と共に、メールの誤送信を発生させないための対策も紹介しましょう!

よくあるメール誤送信の種類

メールの誤送信とはどのようなものがあるのか考えてみましょう。
ミスが発生しやすい部分を理解しておくと、メールの確認時にも気をつけやすくなります。

よくあるメール誤送信の種類①:宛先間違い

メールの送信先の相手を間違えてしまうミスです。
内容によっては社内の相手でも問題になってしますが、取引先の宛先を間違えてしまったりすると、非常に大きなトラブルに発展してしまう場合もあります。
また、情報漏洩の観点で会社の信用を失いかねません

よくあるメール誤送信の種類②:添付ファイル間違い

こちらもよくあるメール誤送信の一つです。
メール本文に「添付ファイルをご覧ください」と書いてありながらファイルを添付し忘れているなどの間違いが多く、添付予定のファイルとは別のファイルを送ってしまう場合もあります。

よくあるメール誤送信の種類③:メール本文の間違い

誤字・脱字、日時の間違い・金額の間違い。
さらに書きかけのメールを送信してしまうなど多くの間違いが発生しやすい部分でもあります。

メールを誤送信してしまったことに気づいた時の対応

メールの誤送信に気づいた時、その内容に問題が大きければ大きいほどパニックになってしまうかもしれません。
また、間違いの内容はもちろんメールの送り先によっても対応も変わってきます。
場合によっては上司に相談をしながら対応を考えなくてはいけない場合もありますので、自分だけで判断して良いのかどうかをまず考えるようにしましょう。
相手が社外の方の場合は上司に一旦報告をするのが良いですね。

メールを誤送信してしまったら①:電話で謝罪する

メールは相手がリアルタイムで確認していない可能性があります。
そのため取り急ぎ電話にて謝罪をすればメールが開封される前に相手に間違いを伝えることが可能です。
また、基本的にメールの誤送信に限らず謝罪は電話でする方が誠意を伝えやすいと言われていますので、相手への礼儀という意味でもしっかりと電話にて謝罪を行いましょう。
その際、可能な限りミスが発生してしまった経緯・今後の再発防止策も提示するようにします。
ただの間違いで終わらせず、ミスから信頼を得られるような姿勢を見せることが大切です。

メールを誤送信してしまったら②:メールで謝罪をする

相手と電話がつながらなかった場合は取り急ぎメールで謝罪を行います。
その場合もお詫びのメールだけで完結させず、後日電話や直接謝罪ができるようにしておきましょう。
お詫びのメールの件名は、先に送ってしまった誤送信メールよりも先に開封してもらえる可能性を高くするためにも極力目を引き分かりやすいものにします。
たとえば「【重要】メール内容誤記のお詫び」などが良いですね。

メールの処理時間を短縮する!仕事ができる人のメールを真似しよう!

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お詫びメールを送る時にすぐ使える文例

慌てている状態でゆっくりお詫びのメールを考えることは難しいですし、謝罪は極力迅速に行うべきです。
お詫びメールを送る機会がないことが一番良いのですが、万が一の時のために定型文を用意しておき、その定型文を参考にして迅速にお詫びメールが送れる状態を用意しておくのも良いでしょう。

お詫びメールの文例【宛先間違い】

メールの送り先を間違えてしまった場合のお詫びメールの文例です。

件名:【緊急】誤送信のお詫び
株式会社○○ 営業部△△様

お世話になっております。●●会社の××と申します。
先ほど宛先の入力ミスで△△様に誤ってメールをお送りしてしまいました。
大変恐れ入りますが、下記のメールは削除していただきたくお願い申し上げます。

送信時:2020/09/01 10:05
差出人:●●会社××
件名:打ち合わせの日時について

ご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございませんでした。
今後はこのようなことがないよう十分に注意いたしますので、今後とも何卒よろしくお願いいたします。

お詫びメールの文例【添付ファイル間違い】

誤った添付ファイルを送ってしまった場合のお詫びメールの文例です。

件名:【お詫び】添付ファイルの誤送信について
株式会社○○ 営業部△△様

お世話になっております。●●会社の××と申します。
先ほどお送りいたしました『誤送信したメールの件名』のメールに添付しておりました『誤送信したファイル名』は誤って添付したものでございます。
正しいファイルをこちらのメールに添付させていただきましたので、恐縮ですが『誤送信したファイル名』は削除していただけますと幸いです。
お忙しい中お手数をおかけいたしましたこと、深くお詫び申し上げます。
これからは二度と同じミスを行わないように添付内容の確認を徹底いたしますので、今後とも何卒よろしくお願いいたします。

お詫びメールの文例【メール本文の間違い】

訪問日の予定日時を間違った内容で送ってしまった場合のお詫びメールの文例です。

件名:【訂正】訪問日時のご表記のお詫びと訂正
株式会社○○ 営業部△△様

お世話になっております。●●会社の××と申します。
先ほどお送りいたしました『誤送信したメールの件名』のメール記載いたしました訪問予定日に誤りがございました。
ご迷惑をおかけし、大変申し訳ございません。
以下に訂正させていただきます。

(誤) 9月5日 午前10時
(正) 9月5日 午前11時

9月5日の11時にお伺いいたします。どうぞよろしくお願い申し上げます。

メールの誤送信を発生させないための対策

メールの誤送信が発生してしまった時の対処法をお伝えしましたが、そもそもメールの誤送信は起こさないようにしなくてはいけません。
特に再発防止対策としても使用しやすいメールの誤送信を防ぐ対策をまとめました。

送信前にメール内容・宛先・添付ファイルの確認をする習慣をつける

とても簡単なことですが、この作業を省いてしまう人は少なくないようです。
送信ボタンを押す前にメールを読み返し、宛名・添付ファイルの確認をしましょう。
たったこれだけの作業でもミスの確率を大きく減らせるはずです。
特に忙しい時には面倒に感じてしまうかもれませんが、その数分の手間を惜しむことであなたの信用が崩れてしまう場合もあると自覚し、しっかりと習慣づけましょう。

宛先のオートコンプリート機能を無効にする

宛先のオートコンプリート機能とは、メールの宛先にメールアドレスを入力し始めると宛先の候補を表示してくれる機能のことです。
非常に便利な機能ではあるものの、気軽に使えるが故に同じ苗字や似た氏名の方を誤って選択してしまうミスが発生しやすいというデメリットがあります。
効率は下がるかもしれませんが、きちんと宛名を確認しながらメールを送るという点を重視するなら、この機能を無効にしてしまうのもお勧めです。

第三者によるダブルチェックをする

多少手間がかかる方法ではあるため全てのメールに導入は難しいと思いますが、重要なメールは送信前に第三者にチェックしてもらうという方法もあります。
ダブルチェックをすることで多くの誤送信を防ぐことが可能でしょう

まとめ

間違ってメールを誤送信してしまった時の対処法や再発防止のアイデアをまとめました。
メールの誤送信は個人だけでなく会社の信用も落としてしまうほどの大きなトラブルに発展してしまう問題です。
日々の習慣づけでこのトラブルを未然に防げるようになりますので、送信ボタンを押す前の確認を忘れないようにしましょう。

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