ビジネスメール

署名は自分の顔だと思うべき!スマートで印象が残せる署名をデザインするコツ!

ビジネスメールの末尾に必ずと言って良いほど記載されている「署名」。
ほとんどのビジネスマンはビジネスメールに署名をつけていると思います。

普段あまり気にしていない方もいるかもしれませんが、その署名の内容をよく考えたことはありますか?「署名の内容が時代に合っていない気がする」と感じたことはないでしょうか?
実際問題、一般的な署名欄の内容は何十年も昔からあまり変わっていません。
スマートとは思えないような署名が多い印象を持ってしまうのも自然なことですね。

この記事では今の時代に適した署名の書き方をまとめました。
署名は自分の広告のようなものなので、自信のある署名をつくってアピールしましょう。

メールにおける署名の役割について

そもそも、なぜメールには署名が必要なのでしょうか?署名の必要性について考えてみましょう。

メールに署名が必要な理由

署名は「自分が何者であるか?」を相手に伝えるためにあります。
相手とスムーズに連絡が取れるようになるツールであり、特に初見の方にメールを送る場合には署名が自分の名刺の代わりになると言っても良いでしょう。

従来の署名に記載されている事項

従来の署名に記載するべき事項として言われている内容は、どのテンプレートもほとんど違いがありません。
署名は必要事項を相手に伝えるものだという認識が強いので、内容を工夫する必要はないと考えている方が多いためでしょう。
まずは従来の署名の基本的なテンプレートを紹介します。

【従来の署名の基本的な構成】
・会社名
・会社所在地
・所属部署
・役職があれば役職
・氏名
・固定電話番号
・FAX番号
・メールアドレス
・携帯電話番号
・会社サイトのURL

この内容は順序が変えられることもあまりありません。

従来の署名に感じる違和感

会社によっては署名のテンプレートがあるかもしれませんが、ほとんどの会社では署名について細かなルールが定められていることは少ないと思います。
そのため、社内の先輩または上司のメールを見本として応用するか、インターネットからテンプレートを探して署名をつくったという方が多いのではないでしょうか。

署名の内容が社風・時代に合っていないと感じる

基本的な署名があれば多くの情報を確認することが可能です。
しかし、業務内容によっては不必要な情報まで記載されていると感じることはありませんか?
今はインターネットを使えば会社の住所や地図など詳細な情報を調べられる時代ですので、会社所在地の表記も必ず必要とは言えませんよね。
また今時業務でFAXを使用する機会は数が多いとは言えません。
それなのに署名には使用してもらう予定のないFAX番号が毎回記載されているのにも違和感があります。
基本的な署名をそのまま例にしてみましょう。

【従来の署名の例】

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○○株式会社 △△部 〇〇課
山田 一郎
〒000-0000 東京都〇〇区△△町0丁目0-00
TEL:00-0000-0000 / FAX:00-0000-0000
携帯電話番号:00-0000-0000
Mail:--------@---------------.co.jp
URL:http://--------------------------------.com
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こちらが、一番よく見られる署名パターンです。
確かに必要な情報はあるけれど、これと言って印象に残るものはありません。
業務内容によってこの署名が情報過多であると感じるのなら、内容を削ってスマートな印象にした方が良いでしょう。

署名のプロモーション部分が多くメール本文より目立つ

会社によっては署名にプロモーション要素を含めた署名を使用している場合もあります。
その例を紹介しましょう。

【プロモーション要素のある署名の例】

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ご興味がある場合はぜひ、お電話にてお問い合わせください。
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○○株式会社 △△部 〇〇課
山田 一郎
〒000-0000 東京都〇〇区△△町0丁目0-00
TEL:00-0000-0000 / FAX:00-0000-0000
携帯電話番号:00-0000-0000
Mail:--------@---------------.co.jp
URL:http://--------------------------------.com
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メールのやり取りと同時のプロモーションができるのは良いですが、特に本文の内容が短かった時には本文より署名の方にボリュームがあるような状態になってしまう場合も考えられますね。
また、一日に何度もメールのやり取りがある相手なら「プロモーションがしつこい」と感じられてしまっても仕方ありません。

署名が派手で会社のイメージに合っていない

他の方の署名と差別化を図るためか帯に工夫を凝らせるのは良いですが、正直あまりスマートな印象を受けるものは少ないです。
デザインやアート関係などセンスを問われる業種であれば、デザインセンスに不信感を持たれてしまうかもしれませんね。

【帯デザインを工夫した署名の例①】

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○○株式会社 △△部 〇〇課
山田 一郎
〒000-0000 東京都〇〇区△△町0丁目0-00
TEL:00-0000-0000 / FAX:00-0000-0000
携帯電話番号:00-0000-0000
Mail:--------@---------------.co.jp
URL:http://--------------------------------.com
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【帯デザインを工夫した署名の例②】

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○○株式会社 △△部 〇〇課
山田 一郎
〒000-0000 東京都〇〇区△△町0丁目0-00
TEL:00-0000-0000 / FAX:00-0000-0000
携帯電話番号:00-0000-0000
Mail:--------@---------------.co.jp
URL:http://--------------------------------.com
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署名を帯で囲むようなすデザインは日本で好まれている方法ですが、海外ではあまり見られません。
このような手段を使わなくても署名と本文を区切ることはできますので、無理に帯で個性を主張する必要もないでしょう。

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シンプルでセンスの良い署名をデザインするコツ

それでは時代に適したシンプルでデザイン性の高い署名はどのようにつくるべきなのか、そのコツを紹介しましょう。
もちろん会社に規定がある場合は仕方がありませんが署名は自由に決められるなら、ぜひ参考にしてくださいね。

署名から不要な情報は省く

今の時代、会社の住所はインターネットで簡単に調べられますので、業務内容によっては住所を署名から省くという選択肢もあります。
また、効果よりもデザイン性を損なうデメリットがある署名部分を利用したプロモーションは避けた方が良いでしょう。

【必要最低限の情報に絞った署名の例】

○○株式会社 △△部 〇〇課
山田 一郎
Phone:00-0000-0000
URL:http://--------------------------------.com

署名をつくる時の注意事項

自分で署名を考える時に注意するべきことと署名の活用方法を紹介します。
たかが署名と考えず、署名だけで相手に好印象を与えられると良いですね。

作成した署名を自分宛に送信してみて出来上がりを確認する

署名作成時には誤字脱字の確認を済ませ、自分宛にメールを送ってPC画面・スマホ画面の両方で仕上がりを確認します。
確認の際には不自然な改行や文字化けがないか・デザインの崩れがないかを必ずチェックしてください。
自分では完璧な仕上がりだと思っても、確認不足のまま署名を利用しないようにしましょうね。

署名の内容に変更があったら即更新

署名はすぐに変更できるものです。メールアドレス変更・所属部署変更・役職変更など記載内容に変更があればすぐに情報を更新します。
特に変更後しばらくは情報変更があった旨を署名欄にお知らせとして追加すると、より相手に分かりやすく親切に感じられますね。

署名は用途別に使い分けるのがベスト

まだ会ったことのない方・毎日何度もメールのやり取りを行う取引先の相手・社内の同僚に対しての署名が全て同じというのは、よく考えると違和感がありますよね。
どう考えても、会社の住所や電話番号を同僚に毎回添付する必要性は見つかりません。
署名は複数個設定できるものなので、最低でも「社内用署名」「社外用署名」をつくることをお勧めます。

まとめ

署名と言えば無難なものばかりで、デザイン性を欠くようなものばかりが普及されている現代では少しデザインにこだわった署名を発信すれば、それだけで自分のアピールになりますね。
せっかく一日何十通以上も発信するメールが使えるのですから、ただの情報伝達ツールではなく、自己アピールの場として署名を活用しましょう。

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