リモートワークの企業別失敗事例！失敗事例から企業が学ぶべきこと

働き方改革が推進され、社員の「ワーク・ライフ・バランス」の取りやすさなどのメリットから多くの企業がリモートワークの活用を始めました。
どの企業も特徴のある制度を設けており、非常に柔軟な働き方ができるようになり、様々な成功事例もあります。
しかし、中にはリモートワーク導入後にいくつものトラブルが発生し、リモートワーク制度を縮小または禁止した企業があるのも事実です。
これからリモートワークを始めようと考えているのであれば、その失敗事例から学ぶことはたくさんあるでしょう。
この記事ではリモートワークの失敗事例について説明させていただきます。

リモートワークはメリットだけでなくデメリットへの対策が重要

社員は通勤時間がなくなり、自宅やカフェはもちろん旅先や実家でも仕事が行えるようになる夢のような働き方と言えるリモートワークには良いイメージばかり先行してしまいます。
しかし、実は多くのデメリットも存在していることを忘れてはいけません。
重要なのはデメリットを把握し、対策を取っておくことでしょう。

リモートワークを取り入れる企業のメリット

リモートワークはまず社員に時間の自由度が増えることから、社員目線の利点が目立っておりますが、リモートワーク制度を設ける企業側にも多くのメリットが存在しています。
今回は、社員側のメリットではなく、企業側のメリットを調べました。

固定費の削減効果

都心にオフィスを構えて多くの社員を雇用すれば、必然的に非常に高額な維持費が掛かります。
その固定費は下がることはありませんし、年月と共にメンテナンス費用なども必要となるでしょう。
具体的には家賃や土地代・設備費・光熱費・修繕費、細かいことを言えばオフィス機器・文房具などの消耗品費も社員の人数に比例して掛かってしまいます。
リモートワークを推奨することにより、出勤する社員の数を減らし、フリーアドレスのシステムを設ければオフィスの広さを縮小することも可能で、大幅な固定費の削減が可能でしょう。

従業員コストの削減効果

まず、社員全員にかかる交通費が不要になります。
そして、業種にもよりますが、リモートワーク時には多くの企業で残業を控えるような指示ができ、雑務や雑談がなくなることで既定の時間内でベストなパフォーマンスを発揮できる傾向があります。
社員の時間外労働を減らし賃金の削減が可能でしょう。

通勤時間の削減による社員の健康の向上

通勤時間をなくすことで社員には自由な時間が増えます。
平均して一人1時間〜2時間以上の時間を有効利用し、趣味やスキルアップに当ててもらうことで社員は心身的に健康的な生活を送ることができるでしょう。
満員電車などから受けるストレス・健康被害・疲れを軽減させる効果もありますし、複数の人間が集まれば避けられない人間関係のストレスを低減することも期待できるでしょう。

外国・遠方の優秀な人材を手に入れられる

優秀な人材を居住地域に捉われずに確保することができます。対象は国内に限りません。
また、育児・介護などの理由で今までであれば退職や休職を余儀なくされていた人にもリモートワークでの勤務を推奨することができ、優れた人材を失う機会も軽減するでしょう。
オフィスという形に社員全員を当てはめるのではなく、一人一人の社員に合わせた働き方を与えることが可能になります。

リモートワークを取り入れる企業のデメリットと対策

メリットがあるものにはデメリットも存在します。
しかし、特にリモートワークに関しては、そのデメリットの大半を事前の準備で回避することが可能です。
メリット同様に社員側でなく企業側が受けるデメリットを説明しますので、しっかりとした対策を用意しましょう。

社員の心身面の管理・勤怠管理

直接の会話がなくなり、コミュニケーションが取りにくくなることにより社員のメンタル面や仕事への意識を統一させることが困難です。
しっかりとしたフォロー体制を用意し、特に管理者側はオフィスでの勤務とは全く違った管理能力が必要となるでしょう。
更に、勤怠管理の方法もPC管理・メール報告制など自己申請で可能な手段を検討しなくてはなりません。

情報漏洩の危険

会社にとって大きな損害となり得る情報漏洩について。
社員個人個人に情報の取り扱いを徹底させることはもちろんのことですが、セキュリティを確保できるシステムを構築しなければいけません。
自社内で構築が難しい場合は外注もしくはセキュリティの確保されたツールを有効利用するなどの対策を取りましょう。
社員への教育はしっかりと行うこと、定期的に再教育することが重要です。

コミュニケーション不足とリモートワークに関する知識不足

多くのコミュニケーションツールを利用しても、お互いのコミュニケーションは不足します。全員がその状況を意識し、今までとは別のコミュニケーション能力が必要となるでしょう。
働き方だけでなく、コミュニケーションの方法についても一から経験をさせていかなければいけません。可能であれば導入前に教育の場を設け、社内全体でリモートワークについての注意事項を学ぶべきです。

ルールの不足によるトラブル

システム面の準備に重きを置くばかりに、ルールが曖昧であったり、必要最低限しか共有できていない状態でリモートワークを開始してしまうと、想定外のトラブルが発生してしまいます。
まずはルールを決め、リモートワーク制度をしっかりと設けて全社員に共有し、理解不足のないようにします。
具体的には
・リモートワーク申請のタイミング・方法
・リモートワーク対象者の選定
・リモートワークの上限日数の制定（または無制限）
・リモートワーク時の勤怠管理方法
・リモートワーク時の書類の管理（持ち出し禁止・自宅のみ可能など）
・リモートワークを行う場所の限定（自宅のみ・コワーキングスペースやカフェでの勤務可など）
社員の自己判断に任せず、初めからしっかりとしたルールを事細かに決めることで多くのトラブルを防ぐことができるでしょう。

具体的なリモートワークの失敗事例と対処法

リモートワークのメリットとデメリットをお伝えしましたが、どのような失敗例があったのでしょうか？
ここでは実際に発生したリモートワークの失敗事例についてお伝えしましょう。

人の目が届かないことによる不正や倫理違反

人の目が届かないところで真面目に勤務できる社員ばかりかと言えば、そうとは限りません。リモートワーク中に副業を行ったり、下請けに業務を流すなどの違反行為が発生してしまった事例もあるのです。
フリーランスのような働き方をするうちに、会社の利益よりも自分の利益を優先させてしまう傾向があり、その行為にすぐに気づくことも困難です。
マネジメント能力の不足はもちろん、社員の倫理観の欠如が要因でしょう。

コミュニケーション不足によるチームワークの欠如

直接チームが集まる機会の減るリモートワークでは、コミュニケーションの方法を改めなくては圧倒的にコミュニケーションが不足します。
プロジェクトが大きくなればなるほどチームワークの強さが問われますが、それが難しくなるのです。
さらに、基本的なホウレンソウが欠如し、大きなトラブルに発展することも。
管理側は部下に多くを求めすぎず、リモートワークだからこそ今までとは違った管理と教育が必要となるでしょう。
例えば、オフィスで出来ていたことだからと油断してはいけません。環境が大きく変化するので、教育を行ってもしばらくは全ての社員にしっかりと目を見張らなくてはいけないでしょう。

家庭での仕事のしにくさ

自宅で業務を行えば、電話対応や来客対応などの雑務が減り、雑談もなくなることで業務効率が上がると期待されています。しかし、それは社員全員に言えることではありません。
集中して一人で作業をこなすことが苦痛と感じる人もいます。
また、子供のいる家庭では一人で静かな時間を確保しにくく、家族の協力も得られない場合もあります。
家庭環境によるので、そもそも家庭ではしっかりと仕事ができる環境が整えられない場合もあると理解しなくてはいけません。全社員がリモートワークが向いていて、歓迎しているとは限らないのです。

社員の評価がしにくい・キャリアプランを見失いやすい

上司の目が届きにくいリモートワークでは社員の働きぶりを評価しにくくなります。
業務成果を基準とした評価制度を設けるなどの対策が必要となりますが、リモートワーク導入前に制度を整え情報を共有しなければ、評価に対しての不満を抱かれてしまうでしょう。
評価制度が明確でなくては社員も自分の将来のビジョンを掴めず、キャリアプランを見失ってしまう傾向があります。
社員のモチベーションが下がり、結果的に会社にとって大きな損失となるでしょう。

勤務時間をオーバーして超過労働

真面目な人ほど陥りやすい事例ですが、時間の管理を自分で行わなくてはいけないリモートワーク。
惰性でダラダラと働いてしまったり、その逆に業務に没頭しすぎて寝食を後回しにしてしまうことも。
その結果、心身ともに体調を崩してしまった事例も数多く存在するのです。
非常に難しいことですが、社員一人一人の業務量をしっかりと把握し、勤務時間内に的確な量の業務配分を行う必要があるでしょう。

リモートワーク時の労災認定

業務が原因として起きた災害に対して適用されるのが労災ですが、社内で発生していないトラブルに関してその理由の証明が難しくなります。
例えば業務中に椅子から転んで怪我をしても、上司が見ているわけでないのですから、それが本当に業務中・業務のために発生したのかという事実を証明することが困難なのです。
このような判断の難しい事例にも対応すべき制度を設けなくてはいけません。

まとめ

失敗事例と対策を紹介しました。どのような業種にも参考になる部分があったと思います。
その失敗事例の多くはマネジメント能力が新しい働き方であるリモートワークに対応できていないことにあります。
開始前に管理者側がそれを理解し、早期に対応を準備しなくては円滑な運用はまず難しいでしょう。
システム的な運用準備ばかりを優先してしまいがちですが、管理者を含めた社員全員の意識改革と基礎知識の習得を徹底させ、リモートワークを効率的に導入していきましょう。