データの送受信の際の注意点
どんなにPCとインターネット環境のセキュリティを高めても、データの送受信途中での傍聴や監視の被害に合ってしまう可能性があります。
データを送受信する場合は自分の用意したセキュリティの高い作業環境からデータが一旦離れるという意識を持つと良いでしょう。
ビジネスコミュニケーションツールの使用
会社でビジネスコミュニケーションツールが用意されていても、いつも使い慣れているLINEなどのプライベートのチャットツールで業務の話をしてしまう人は少なくないようです。
プライベートのフリーチャットツールにセキュリティを頼るのは心許ないことを自覚し、具体的な社内機密事項はもちろん業務内容の推測される会話はしないようにします。
業務上の連絡は会社で用意されたセキュリティが高いコミュニケーションツールを使用するか、自分で信頼できるセキュリティが確保されているサービスを契約し利用しましょう。
データ送付時のパスワード設定
社内のデータをメールなどで送る際には開封時にパスワードが必要な設定を施すのもセキュリティ上有効な手段です。
その際には送付メールとは別のメールにてパスワードを送り、毎回パスワードは違うものにしましょう。
この方法はセキュリティ対策としても効果が期待できますが、送付先が社外の人であれば会社のセキュリティ意識の高さを伝える意味にもなります。
ファイル転送サービスを使用する
データの量が多いまたは重いデータの場合は、メールでの送付自体が難しくなります。ファイル転送サービスは無料のものがたくさん用意されていますが、可能であればセキュリティを重視し有料のサービスを利用することをお勧めします。
アクセスログの管理・ダウンロード回数と期間の制限などビジネスにおいて安心できる機能が備わっていますので是非検討してみましょう。
まとめ
基本的なリモートワークに必要となるセキュリティについて説明させていただきました。
まず万全のセキュリティ対策を用意することもちろんですが、社外であることで気が緩み機密情報に対する認識が甘くなってしまうことが一番の懸念事項です。
リモートワーク最大の欠点は情報漏洩であることを再認識し、自分自身の意識を高めましょう。
そして自分だけでなく、社内の全員が同じように意識を統一させなくてはいけません。
社内でセキュリティへの認識の甘さを感じれば全社的な改善が必要でしょう。
まだまだ歴史の浅い働き方と言えるリモートワークは発展途上であることを理解し、自分自身で試行錯誤と改善をしていく必要があるのです。