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報連相の苦手意識を克服するためには? 原因と対策を紹介

大前提「報連相は悪いことではない」ことを意識する

苦手意識を克服する大前提として、報連相に対する意識を大きく変える必要があります。報連相は悪いことではありません。また、報連相を説く上司も悪い存在ではありません。

今まで報連相によって怒られたり、自信を無くしたり、失敗したことがあったかもしれませんが、本当のところ、報連相はあなたに対して有害なものではないのです。むしろ、あなたにとって益となることであり、あなたの仕事を楽にする環境づくりだということを意識しましょう。

報連相のルールをつくる

報連相のルールを作ってしまうと、楽に習慣化することができます。今までルールがなかったのならば、自分なりのルールを作りましょう。自分でわからなければ、「こうなったら、こう報告する」と上司と相談して決めてもいいかもしれません。

「業務が終わったタイミングで、口頭で報告。その時点で上司につながらなければ、メモを上司の机に置く」など、ルール作りをして報連相を心がけましょう。

ただし、報告と連絡はルール化しやすいですが、相談はルール化しにくいのも知っておきましょう。というのも、相談は毎回状況が違い、「こうなったら相談する」という基準を設けづらいからです。

相談のルール作りとしては、「〇分迷ったら上司に相談する」など、時間を決めるのも手です。特に発達障害を持っている人の場合、悩んだままあっという間に1時間、2時間と経ってしまうこともありえます。「自分で何とかできるかも」という感覚に頼るのではなく、15分、30分と時間を決め、それ以上は一人で迷わず相談するようにしましょう。

「報告です」の一言を添える

報連相の仕方がわからない人は、上司に声かける時に、第一声で「報告です」と言ってみましょう。この一言をかけるだけで、一気に報連相の質が変わります。「報告です」という人声によって、上司は「今から報告が始まるんだな」と知ることができます。自分も「今から報告をするんだ」という心構えになります。

これは「最初に結論を言う」という報連相の重要なテクニックです。報連相をする側も、受ける側も、その結論ありきで話が始まるため、内容がシンプルにまとまりやすくなります。

報告だけでなく、連絡ならば、「連絡です」。相談ならば「相談です」と第一声で言ってみましょう。

話す内容をメモしておく

「話しているうちに内容があっちこっちに飛んでしまう」「内容がぐだぐだとなってしまう」という人は、事前に話す内容をメモしておきましょう。

メモがあれば、冷静に話すことができます。メモの内容は、以下の3つにまとめましょう。

  1. 結論・・・今から話す内容は報告・連絡・相談のどれなのか?
  2. 内容・・・その報連相の内容は何か?(簡潔に一言で)
  3. 理由・・・なぜ報連相しようと思ったのか?

例えば、次のような具合です。

「すみません、報告なんですが、取引先の〇〇さんから、新商品〇〇について説明してほしいから、明日の12時までに担当者に現場に来てほしいと言われました。私では指示が用意できないので、対応をお願いします。」

この報告内容のメモは次のようになっています。

「1.報告。2.取引先の〇〇さんが新商品〇〇についての説明を聞きたいから、明日の12時までに現場に担当者をよこしてほしいと言っている。3.自分では担当者に指示できないから上司に頼む。」

内容がシンプルにまとまっているので、話しやすいですよね。自分が迷うこともないですし、無駄な情報がないので、聞き手にとっても対応しやすい報連相になっています。

事実と意見を区別する

上記の「話す内容をメモする」に大いに関係することですが、報連相する時は事実だけを述べるようにしましょう。「大丈夫だと思います」「こうかもしれません」などは単なる意見であり、憶測です。報連相に意見が紛れ込むと、聞き手に正確な内容が伝わりません。

担当者の名前、日時、商品名などのデータがあるのであれば、それを使って話すと内容が正確に伝わります。

ただし、相談であればそのデータに基づき、「今これで困っています。こうなりたいためには、どうすればいいでしょうか?」とつなげましょう。

苦手意識を克服して報連相を徹底しましょう

以上、報連相に対して苦手意識を持ってしまう原因と、それを克服するコツを見てきました。

報連相に対して苦手意識が芽生えてしまうのは、いくつかの原因があります。「上司にやれと言われたからやっている」「報連相はミスを責めるためのものだと思ってしまっている」「上司を絶対的な存在として恐れている」「発達障害があり、コミュニケーションが苦手」などがそれにあたります。

まず、報連相が自分の仕事にとって大切なこと。また、自分の身を守ってくれること。そして、上司を安心させ、信頼を勝ち取るものであることを知りましょう。

その上で、「ルール作り」「メモ」「事実だけを述べる」などの工夫をすると、報連相がぐっとわかりやすくなり、報連相が苦手な人でもコミュニケーションのミスが少なくなります。

報連相の苦手意識を克服し、頼られる社員になりましょう!

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