チームコミュニケーション

報連相をケーススタディで学ぼう!今すぐ実践に活かせるコツ

自分では報連相(報告・連絡・相談)を実行しているつもりでも、上司に指摘されて自信を失くしていませんか?社会人になって間もない方は、適切な報連相のコツを知りたい方は多いでしょう。

報連相を上手く行うコツは、具体例を参考にするとイメージが掴みやすく、実践に活かすことができますよ。
では早速、報連相の例題からポイントを理解して、実践に繋げて行きましょう。

報連相が重要な理由

新人研修やOJT研修では、報連相(報告・連絡・相談)の重要性を学びます。
頭では何となく分かっていても、なぜそれほど重要なのか理解できない方も多いでしょう。

報連相における「報告」とは、部下から上司に対して業務の進捗や結果を正確に伝えることです。

「連絡」とは、仕事の関係者(上司・同僚・顧客・取引先など)に対して必要な事項を知らせることです。
報告は主に部下から上司への流れですが、連絡は発信する人もされる人も対象は様々です。

「相談」とは、上司や先輩、同僚に一人では解決できない困ったことを話してアドバイスや意見を求めること。
ビジネスにおいて、この3つの要素である報連相は基本的なコミニュケーション能力の一つです。

どんな業界・職種・年齢であっても、仕事や業務を計画的に行うには部署やチーム間での報連相は欠かせません。
何か問題があった時に早期解決することができ、未然にトラブルの発生を予防できます。報連相が上手くできている職場は、仕事が停滞することもなく、仕事・業務の効率化にも繋がります。プロジェクトにおける無駄な業務をなくして、最終的に生産性を向上できるのが最大のメリットです。

伝わらない報連相の事例と改善策

ここからは、報連相(報告・連絡・相談)それぞれの伝わらない事例から改善策を学んでいきましょう。

伝わらない報告の事例

もうすぐ納期が締め切り近い案件があるのに、急な出張を命じられた場合は、納期に間に合わない可能性があります。
上司に「急に出張が入ったので、金曜日までの納期に間に合いません。」と報告した場合は、案件が間に合わないことは伝わります。
しかし、この伝え方では、納期が近い案件は何日までに完成するのか全く伝えられていません。

報連相の中でも「報告」は部下から上司へ情報共有のための大切なコミュニケーションです。
現状の進捗状況は計画通りなのか、遅れそうなのか問題は発生していないか正確に報告します。

部下が把握した情報を上司に報告することで情報共有ができ、緊急事態が発生しても迅速に対応できるのです。先程の事例のように、上司に怒られそうなことは伝えなかったり、はぐらかせることが起こります。

上司への報告はミスや問題点など、言いにくい内容ほど早めに伝える必要があります。
この場合、「金曜日納期の案件ですが、出張が入ってしまったため、納期に間に合いそうもありません。来週月曜日までに納期を延ばしてもらえないでしょうか。」と提案も一緒に報告します。

上司は「それならば納期はもう少し伸ばしましょう」「来週になると遅いので他の人を探します」と対策を考えることができます。

伝わらない連絡の事例

仕事の大きさに関わらず、自分の他にも多くの関係者が関係しています。
プロジェクト進行中、Aさんに連絡事項を伝えた際に、「BさんはAさんと同じ部署で仲が良いから伝えてくれるだろう」と自己判断して、Bさんへの連絡を怠ったとします。

この場合、Bさんは何も連絡事項を知らずに無駄な作業をする可能性が出てきます。
報連相を省略したり、無視をしたり、引き伸ばしたりすると、チーム全体の効率化が下がってしまうので注意が必要です。

連絡を適切に行うには、情報共有を必要としている関係者全員にもれなく伝えるように心がけましょう。
連絡をする際も、自分の主観や感情は入れずに、結論から先に伝えるようにしてください。
仕事のスケジュールなどの連絡は、相手がそのスケジュールを受け入れられるかどうかも考慮します。プロジェクトの進行がずれてしまうと、業績にも影響が出たり、顧客満足度に影響を及ぼすことがあります。

連絡をせずに自己解決しようとして息詰まると、プロジェクト全体の進捗が遅れるてしまうのです。
社内全体で報連相を徹底して実践し、情報を共有すると、トラブルを事前に察知して、解決策を打ち出すことができます。

伝わらない相談の事例

伝わらない相談の事例は、話が長くなってしまい、結局何を聞きたいのか要点を掴めないことです。
悩みや困っていることが複数ある場合には、件数を先に伝えることもビジネスマナーです。

まずは「〜についてご相談したいのですが、今お時間よろしいでしょうか?」とワンクッション置きます。
その後に「相談は3つあります。1つ目は〜」と件数を伝えると丁寧です。
上司や同僚にアドバイスや提案を求めるときも結論から述べて、簡潔に正確に伝えるようにしましょう。

相談する前にメモをして置くと、話がまとまって時間短縮にもなります。
緊急事態のトラブルが発生したら、自己解決しようとせず、周囲に早めに相談した方が早期解決に繋がります。

ケーススタディで学ぶ報連相

業務が上手く行ったり、結果が良かった時は自分から進んで積極的に伝える気になります。
では、何かミスをしたり、改善すべき問題点を発見したときはどうでしょうか?

「自分のミスが原因で他のメンバーに迷惑がかけてしまう」と自己判断して、報連相を怠っていないでしょうか?
誰でも自分のミスや過ちを上司や同僚に伝える際には躊躇しがちです。
自分で状況を改善するように努力して、一人で解決しようとする方も多いでしょう。

しかし、ミスや問題発覚に気がついても報連相を省略してしまうと、状況が悪化してしまい、手に負えない事態になってしまうことも…。
なぜそのような状況になったのか説明するのも難しくなり、早めに報連相すべきだったと悔やまれるでしょう。
報連相の必要性を理解していても、報連相を先延ばしにしたり、無視したりするケースは多いです。

報連相のやり方に自信がない方は、研修資料を学んだり、参考本から例題を活用しましょう。

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