報告のポイント
報告は指示された仕事が終了した時点でするものですが、ケースによっては途中経過も報告をする必要があります。
しかし、上司が席にいつもいるとは限らず、会議に行っているため、長く離席していることもかなり多いです。
そのため、「報連相」をしようと意気込んでいても、うまくできなかったと悩むことがあります。
上司の業務スケジュールがパソコンで確認できる会社なら、会議などのスケジュールを把握しておき、タイミングを見計らって「報連相」を行ってください。
万が一、業務スケジュールが確認できない場合は、先輩社員に確認をとり、それでもわからないときは見える場所に、報告したい旨を書いたメモを貼っておきましょう。
外出していて戻らないようなときは、進捗状況や完了報告など、詳細をまとめたものを印刷して机に置いておけば、上司は翌朝にチェックできます。
報告するタイミングですが、1～2時間で終わる業務なら、終わったときに報告で問題ありません。しかし、半日～数日掛かる業務の場合は、必ず半日に1度は報告しておきます。
万が一、まだ終わってないからと報告をせずに帰社した場合は、非常識だと上司から不満を持たれる危険性が高いです。
面倒でも、1日2回は進捗状況を報告するようにしましょう。
あとは時間に関係なく、ミスをしたときや事情が変わったとき、必ず報告は必要です。ミスは隠し立てせずに、すぐに報告をしてください。
連絡のポイント
連絡は決まった時点ですぐにするのが妥当ですが、タイミング的に伝えられないケースもあります。
メールで連絡というのもありますが、メールはたまにしか見ない上司の場合は危険です。事後にメールを見てからでは遅くなってしまいます。
上司に連絡ができないときは、同僚や先輩社員など、伝えられる人から連絡事項を伝えておいてください。
その際、上司がいないため連絡事項が伝えられないと添えておくと、上司の耳に入りやすいです。
あとは、机の見えるところにメモを置いておけば、忙しくてなかなか会えないときでも、対策は万全となります。
上司は会議や研修、外出でいないことが多いため、できるだけいないときでも「報連相」ができるような環境が必要です。
上司とあらかじめ、いないときの「報連相」はどうすれば良いのかを打合せしておきましょう。
それには形に残る方法がいいです。なぜなら、あとで言った、聞いてないのやり取りになる恐れがあります。
掲示板やクラウド上のファイルで、報告のやり取りをするのも、証拠が残るのでベストですが、そういうやり方を好まない上司もいるため、事前の打合せが必要だということです。
相談のポイント
相談するときは上司に、余裕があるときを見計らってするようにしましょう。忙しいときに相談するのは、上司の仕事を邪魔することになります。
そして、相談する前に、相談する内容について整理しておくことが大切です。
貴重な時間を使ってするため、どういうことで悩んでいるのか、どう説明するのかを事前にまとめておきましょう。
そうすることで上司に明確に伝わり、上司も的確なアドバイスが返せます。
報連相を身につけるためには？
頭ではわかっていても「報連相」がなかなかできない、うっかり忘れてしまうことも多いはずです。
上司も忙しいですから、タイミングがあわないうちに、「報連相」がおろそかになってしまうケースもあります。
ここでは「報連相」がしっかりとできるために、身につける方法を紹介しますので、忘れてしまうのを防ぎたいときは試してください。
事例から学ぶ
インターネット上には多くの報連相事例が記載されています。「報連相」の練習問題として、成功事例や例題を見ることは、非常に有益です。
失敗談も多くありますので、同じ過ちをしないためにも目を通しておきましょう。
「報連相」をしてきた先輩社員に事例を聞くのも、非常に有効です。
同じ上司にどう接してきたのか、どんな「報連相」をしていたのか、参考になる意見がたくさん聞けます。
そのためにも普段から、先輩社員と有効な関係を築いておくことが大切です。できるだけコミュニケーションをとっておきましょう。
ゲーム感覚で学ぶ
一部の会社では研修に報連相ゲームを用いて、「報連相」を学べる機会を設けているところがあります。
報連相ゲームは、ゲーム感覚で楽しく学べるため、積極的に参加してください。
会社の研修に報連相ゲーム自体がない場合、ビジネススクールで開催していますので、学びに行くのも有効です。
無料で参加できる報連相ゲームがテーマの講習会も存在しますので、行ける範囲で探してみましょう。
研修内容に関して要望を聞き入れてくれる会社もありますので、その場合は報連相ゲームを提案してみてください。
本で学ぶ
「報連相」に関しての実用書はたくさん出版されています。おすすめの書籍も数多くあるので、読みやすいものを探して買うのがおすすめです。
最もおすすめの方法として、図書館で探す方法があります。
図書館で多くの「報連相」に関する書籍をざっと読み、気に入った書籍があれば買う方法です。
レビューで大勢の人から人気の高い書籍でも、自分には合わない可能性もありますが、実際に中身を見てから買うので後悔はありません。
古本屋で買うと実際に買うよりも安く買えますので、利用するのも得策です。書籍を持ち歩くのは重くてつらいときは、電子書籍での購入も考慮しましょう。
報連相は古い？
現在、「報連相」は古いとされており、その代わりに「かくれんぼう」というワードを使う会社が増えています。
「かくれんぼう」は「確認・連絡・報告」の意味です。相談がなくなり、確認を追加することで、部下の積極性を引き出せると考えられています。
報告のみだと、部下は単に報告さえしていればいいかと、受動的になりがちです。
しかし、確認をプラスすることで、仕事の進捗状況や完了報告のあとに、「次は何をしますか？」や「〇〇してみたのですがどうでしょうか？」など、自主的な行動が見られます。
受動的から能動的に変化し、やる気もアップさせることができるのも、大きなポイントです。
また、上司から部下への「おひたし」というビジネスマナー用語も使われるようになりました。
「おひたし」は「怒るな・否定するな・助ける・指示する」という意味です。
上司は「報連相」や「かくれんぼう」を要求するだけではなく、「おひたし」で対応するのが理想となっています。
報連相を通して活発なコミュニケーションをはかりましょう
コミュニケーションは仕事を円滑に進めるために必要であり、そのコミュニケーションをとるためには「報連相」が大切です。
お互いに何を考え、どのように仕事をしているのか、これからどうしていくべきかを指南してくれるのが「報連相」だといえます。
そして、新しく使われるようになってきた「かくれんぼう」は、さらに仕事の質を高めるために必要なビジネスマナー用語です。
これからは「かくれんぼう」を大いに活用し、コミュニケーションを深め、社内全体を活性化させていきましょう。