情報共有をしましょう、という言葉は仕事をしていると頻繁に言われることであり、みなさん自身も同僚や部下に言うことが多いかと思います。
ただ、「なぜ情報共有を行うのか？」と聞かれた時に具体的な回答ができる人はそう多くないのではないでしょうか。
しかしながら、情報共有に限らず目的が明確にされていないことを継続することは難しく、また人によって実行レベルにばらつきが生じることもあるでしょう。
本記事では、情報共有の目的として考えられることをご紹介し、目的の明確化・落とし込みをするためのポイントについて説明いたします。
情報共有の目的となりうるメリット
何のために情報共有をするのですか？と聞かれた時に即答できない方は、そもそも情報共有がもたらすメリットについてイメージできていないかもしれません。まずは情報共有を活性化することでどのような恩恵が受けられるのか、理解していきましょう。
組織内のナレッジ活用
情報共有をすることで、それまで個人のノウハウのみで行っていた仕事が、他の人のノウハウも活用しながら進めることができます。他の人のノウハウを取捨選択するのは最終的には活用する本人次第ではあるものの、判断をするためのインプット情報は多いほど判断の材料になるはずです。自分で頭を抱えながら悩んでいたことが、他の人の考えに触れることで簡単にひらめくことも少なくありません。情報共有をするということは、これまで一人で行っていた仕事をチームで行うことにつながるのです。
コミュニケーションの効率化・活性化
情報共有ツールなどを活用して情報共有をすると、その情報を他の人が欲した時に毎回話をしなくても、共有された投稿を見るように伝えるだけで済み、コミュニケーションの時間を短縮することができます。この恩恵は特に大きな組織になればなるほど大きくなります。また、情報共有をすることにより、その情報に対して他の人が別のアイデアや見解を示してくれることも少なくありません。そのようなコミュニケーションが情報の質を高め、またコミュニケーションにより組織の結束を高まります。
業務の効率化
お客様対応や工場の作業など、日常的に発生する業務に関しては効率的に作業するためのノウハウを集約することによりチームの業務効率化につながります。ただ、情報共有をするだけでは不十分で、共有された情報を整理し、業務マニュアルや作業手順の形にまとめあげることが必要になります。
ただ、その手間をかけることによりこれまで属人的になっていた業務を組織のものとすることができ、大幅な業務効率化につなげることが可能です。
新たな発想の創出
全員が全員全く同じ考えを持って仕事をしている人でない以上、個々人の持つアイデアや視点はそれぞれ異なるはずです。そしてそれらの異なる視点やアイデアが混ざり合うことにより、一人では生み出すことのできない新たな発想を生むことができます。これも個々人の持つ考えを公開・共有する情報共有の場があってこそのものです。
これらのメリットは情報共有をする上での一般的なものではありますが、実際に自社で情報共有を推し進める際には自社の業務と上記のメリットを照らし合わせながら、具体的な目的に言語化する必要があります。例えば、ナレッジ共有を目的とするのであれば、なぜナレッジ共有が必要なのか、ナレッジ共有が不十分なことにより自社のどの業務にどのような非効率が発生しているのか、それをわかりやすく組織に示す必要があります。
情報共有の目的を明確にする
組織内に情報共有を根付かせるために、情報共有の目的の明確化は非常に重要です。
なぜでしょうか？
それは、情報共有が自分のための仕事ではないからです。
情報共有をする対象となる組織のメンバーは皆自分の高い目標を達成するために日々忙しく働いています。その中で情報共有は自分の成果に直結することが直感的に理解し難く、ともすると自分のノウハウをライバルに奪われてしまうという恐怖を抱く人すらいるかもしれません。
上記の理由から、情報共有という行為自体がそもそも定着しづらいのです。
自分のためではない仕事をやってもらうためには、強い目的意識が必要です。さらに、その目的意識は個々人でバラバラなものではなく、組織として統一されたものでなければなりません。
では、統一した目的意識を組織に持たせるためにはどうしたらいいでしょうか？筆者は「具体化」「文書化」「継続化」の３つが重要だと考えます。