入社したてで右も左もわからない新入社員は、覚えることが山積みで、しかも職場に馴染むだけで大変な時期を過ごしていることが多いです。そんな状況の中、「報連相」をした方がいいとは聞いているけど、明確な意味まではわからないし、どうすればいいのかと、困っていることはありませんか？
今回はビジネスの基本「報連相」について、詳しく解説していきます。いまさら人に聞くのは恥ずかしい、基本のビジネスマナー用語「報連相」をしっかり把握していきましょう。
報連相とは
「報連相」の意味は、上司に「報告・連絡・相談」をすることです。上司とのコミュニケーションをとるのに必要なビジネス用語だとされています。
しかし、アメリカなど諸外国では、「報連相」はありません。したがって英語では何というのかと調べてみても、確実に決まっているワードはないです。
独立心旺盛なアメリカ人の一部では、「報連相」を頻繁にすることについて、あまり快く思わないことがあります。
日本ならではのビジネスマナー用語と覚えておくと良いでしょう。外資系企業で上司が外国人の場合、注意した方がいいです。
最初の打合せや面談の段階で、「報連相」が必要かどうか確認しておいてください。
日本企業の場合は「報連相」は有効なので大丈夫です。新入社員ならしっかりと「報連相」を利用して、上司とコミュニケーションをとっていきましょう。
報告とは
報告と聞いても、入社したてのときはどんな内容を報告すればいいのかわからないものです。お昼に何を食べたのか、休憩は何分したのかなど、業務に直接関係のないことを報告しても怪訝な表情をされるだけです。
報告は業務に、直接関係することだけに留めておきましょう。
新入社員なので、慣れないうちは上司からやってほしい業務について指示があります。業務が終わったあとは、必ず上司に報告をしてください。
そして、指示は上司だけではなく、先輩社員から業務の指示があったり、大元の指示は上司でも直接的な指導は、先輩社員が行うケースもあります。
業務が終わったあと、先輩社員に報告をするのは当然ですが、タイミングを見て可能ならば、上司にも報告しておいてください。
連絡とは
連絡は、業務や自分自身についての連絡を必ずしておくことです。休みの連絡や業務変更、部署異動、研修など、いつもとは違う環境で業務を遂行するときには、必ず上司や先輩社員、同僚に連絡しておいてください。
休みは午後から半日休暇を取るときに、上司に言うのはもちろんですが、先輩社員や同僚など、一緒に働いている社員たちには必ず伝えます。上司に伝えたからとはいえ、上司が先輩社員や同僚に伝えることは、ほとんどありません。
あとから事情を知った先輩社員は、快く思わないはずです。いつもとは違う業務をするため、違う場所で業務を行う場合も、周りに連絡をしておきます。研修も席を離れた場所でする場合がほとんどですから、きちんと連絡しておきましょう。上司や先輩社員があなたを探す必要がないように、きちんと連絡しておくことが大切です。
相談とは
相談は、仕事上で判断を迷っていること、うまくいかなくて悩んでいることなどを上司や先輩社員に相談することです。親しくない間柄のため、最初のうちは相談がとても難しいかもしれません。とくに人見知りをする人なら、なおさら相談は難しいです。
しかし、「報連相」はコミュニケーションツールだと考え、小さなことでも悩んでいることがあれば、タイミングを見計らってから相談してみましょう。相手が忙しそうにしているときは外し、お昼や夕方など、様子を相談してみるのがおすすめです。
報連相はなぜ重要？
「報連相」の本質は、上司と部下が自然な形で会話できることです。コミュニケーションがうまくとれるようになると、仕事もスムーズに進みます。
そして、部下の進捗状況を知ることで、上司は部下が困っていること、仕事の進み具合がわかるので、早い段階で調整可能です。
仕事が捗っていない、もしくは効率が悪いなど、問題点が早急に判明し、仕事自体を見直したり、一部を他社員へ回したりなど、柔軟に対応できます。
「報連相」の本質はコミュニケーションですが、問題点を見つけ、育成や業務改善につなげることも目的です。
単なるコミュケーションツールではなく、全員が仕事をスムーズに進めるために必要なことなので、積極的に使っていきましょう。
報連相ができないことによるリスク
「報連相」ができないことで、最も大きいリスクはミスの発覚が遅れることです。逆にきちんと「報連相」ができていれば、早い段階でミスが判明し、すばやい対応がとれます。
しかし、ミスの発覚が遅くなると、まともな対応ができずに、問題が深刻化してしまう可能性が大きいです。
さらに「報連相」を怠ることで、上司が「アイツは何をやってるんだ。きちんと仕事しているのだろうか」と不安になり、不信感が生まれてしまいます。
そうなるとお互いにギクシャクし、余計に話しにくい雰囲気となり、重要な仕事でピンチのときに助けてもらえなかったり、評価の対象から外されたりと、何も良いことはありません。
上司が苦手なタイプであったとしても、「報連相」を欠かさなければ、それなりに良い関係が築けるので、積極的に使っていきましょう。
報連相を徹底するためのコツ
「報連相」の意義や大切さがわかっていても、うまくできないと悩んでしまうことも多いです。
そこで下記では、「報連相」を自然にうまくやるコツを解説します。うまくできないと悩んだときは参考にしてください。