Confluence（コンフルエンス）は、オーストラリアのAtlassian（アトラシアン）社が提供する情報共有サービスです。Atlassian社の製品としては、プロジェクト管理ツールのJira（ジラ）やタスク管理ツールのTrello（トレロ）も有名です。Confluenceは、マクロやアドオンを使って作業環境を整えられる点や、添付ファイルの中まで参照できるなど検索機能が強力な点が強みです。今回は、Confluenceの特徴や使い方、類似ツールとの比較を紹介します。
※記載されている情報は全て2019年9月調査時点のものです。
Confluenceとは
Confluenceとはどんなツールなのか、特徴や料金、使い方などを紹介します。
特徴
まずは、Confluenceの特徴を6つ解説します。
文字だけでなく画像や動画も発信できる
文字だけではなく、画像や動画、GIFを追加することもできます。空白のページ、またはカスタマイズできるテンプレートから作成します。
階層構造で情報を整理できる
コンテンツを「ページ」という単位で作成し、親ページから子ページとして階層構造で管理できます。見た目もきれいで、ページの移動も簡単にできます。ページやファイルには、ラベル付けも可能で、それをもとにした検索もできます。
コメントをして議論できる
誰でも簡単にドキュメントにコメントできるようになっており、コメントをして議論ができます。また、ドキュメントの特定箇所に直接コメントを残す「インラインコメント」という機能もあります。さらに、ドキュメントに「いいね」を付けられる機能もあるので、双方向のコミュニケーションが実現しやすくなっています。
「ウォッチ」で通知を受け取れる
ウォッチ機能を利用すれば、気になるページや必要なページをウォッチしておき、そのページが更新されたときにメールで通知を受け取れます。トップページには最新の更新情報が常に表示されるため、ウォッチしていないコンテンツの最新情報を知ることも可能ですが、特に必要なページについてはウォッチ機能の利用がおすすめです。自分がページを更新した際に特定の人に通知を送りたい場合は、コメントに「＠名前」を入れると通知が飛びます。
情報検索が簡単にできる
文字列や対象スペース、投稿者、最終変更日などで絞り込み検索ができます。アップロードしたファイルの中の文字列も検索できます。
マクロ、Jira Software、Jira Coreと連携できる
マクロは、より作業しやすくするためのアプリケーション機能です。外部サービスと連携しているものや効率的に表示させるためのものなどがあります。プロジェクトマネジメントツールのJira SoftwareやJira CoreとConfluenceのページをリンクすることで、用途の幅が広がります。また、Atlassian社の製品ではなくても、アドオンを追加することで、Google DriveやチームコミュニケーションツールのSlackなどと連携することもできます。
料金プラン
プランは、インターネット上で使用する「クラウド版」と自社にサーバーを設置して使用する「オンプレミス版」の2つに分けられます。クラウド版は、申し込めばすぐに利用できますが、オンプレミス版はサーバーの設置に時間がかかります。セキュリティを強化したい場合などにはオンプレミス版を利用すると良いでしょう。料金については、料金ページでシュミレーションすることができます。
クラウド版
クラウド版は、スタンダードとプレミアムの2つのプランに分けられます。
スタンダードプランの場合、ユーザー数10人以下は1,200円の月額定額料金、10〜100人は1人あたり570円です。101人以上はユーザー数が増えるごとに1人あたりの料金が安くなります。無料トライアルは7日間です。
オンプレミス版
オンプレミス版は、サーバー（オンプレミス）とデータセンターの2つに分かれます。サーバーの場合、1度購入すればずっと使うことができ、ユーザー数10人で1,200円、25人で216,000円などと買い切り価格が定められています。ユーザー数が増えるほど1人あたりの料金は安くなります。データセンターの場合は、ユーザー数500人ごとに136万円の年額料金がかかります。無料トライアルは30日間です。
得られる効果・メリット
Confluenceを利用するメリットには以下のようなものがあります。
情報を見える化できる
チーム内のさまざまな場所に散らばった知見をまとめ、一元管理できるので、情報が見える化されます。公開されている情報にはチームメンバーがいつでもアクセスでき、情報の属人化を防ぐことができるので、引き継ぎなども楽になります。
無駄な会議が減る
Confluenceによってこまめに情報が共有されていれば、無駄な会議を減らせます。顔を合わせて共有すべき情報なのか、共有ツールの使用で事足りる情報なのか改めて見直す機会になるかもしれません。また、事前に情報が共有されていれば、会議の時間も短縮できそうです。
使い方
Confluenceの使い方を紹介します。機能が充実しているので、慣れるまでは使いこなすのが難しいかもしれませんが、慣れるととても便利なツールです。
登録
まずは、Confluenceのホームページから登録を行います。プランを選び、メールアドレスなどの基本情報を入力しましょう。
申し込むと入力したアドレス宛てにメールが届くので、そこからメールアドレスの認証を行います。
認証が完了すると、作業スペースの作成に進みます。
ページをつくる・編集する
ページを作成したいスペースを開き、画面左側にある+のアイコンの「作成」ボタンをクリックします。
テンプレートを選択する画面が表示されるので、使用したいテンプレートを選びます。
例えば、白紙ページを選ぶと、編集画面が表示されます。
編集する際には、編集したいページを開き、画面右上にある鉛筆アイコンの「編集」をクリックします。そのページの編集権限がない場合には「編集」リンクは表示されません。
マクロ
マクロを配置するには、編集画面右上の＋のアイコンの「挿入」をクリックします。
最下部の「View more」をクリックすると、マクロの選択画面が開きます。左側のカテゴリから選択するか、右上の検索窓で検索して使用したいマクロを探すことができます。