ビジネス文書の挨拶文の書き方とは。お礼・お願い等のビジネス文書の書き出しを解説

ここでは、社外用と社内用の挨拶文の書き出しのポイントについて解説します。挨拶文は社外はもちろん社内でも送る場合もあります。

社内は、「お疲れ様です」が一般的です。ただ、忙しい相手の場合は「お疲れ様です」を省き、より簡潔な文章にする配慮が必要な場合もあります。

社内の挨拶文の書き出しは、相手の状況に合わせて判断してください。

一方で、社外宛ては丁寧な表現で「お世話になります・お世話になっております」が基本となります。

初めての相手には「突然のご連絡、大変失礼いたします」などを使います。

メールでのやりとりはスピードが重視されますので社内、社外とも紙を使うビジネス文書ほどかしこまった表現は必要ありません。

ビジネスメールの書き出しは簡略化することが基本です。

紙での挨拶文は、本文に入る前に前文として時候の挨拶を入れることが基本ですが、通常のビジネスメールでは原則として拝啓・敬具などの頭語や結語、時候の挨拶などの前文は省きます。

その代わりに、日々のお付き合いのお礼や気遣いとして社外の場合は「お世話になっております」や、社内の場合は「お疲れ様です」を使います。

ビジネスメールの挨拶文として、感謝やお詫びの内容を送るケースも多々あります。

ここでは感謝とお詫びを伝える場合のポイントを例文を用いてお伝えいたします。

まず最初に感謝の気持ちを伝えます。例えば、

「いつもお心遣いをいただき、誠にありがとうございます。株式会社〇〇の田中です。」

「平素より大変お世話になっております。株式会社〇〇の田中です。」

簡略化した書き出しの後に、続けて謝罪の言葉を入れます。例えば、

「いつもお世話になっております。株式会社〇〇の鈴木です。この度は弊社の不手際でご迷惑をおかけしましたこと、深くお詫び申し上げます。」

「平素より大変お世話になっております。株式会社〇〇の鈴木です。本日はご来社いただいたにもかかわらず、行き違いでお目にかかれず、大変失礼いたしました。」

ビジネスメールで季節の挨拶を入れることが全くいけないということはありません。

春には「日増しに日差しが春めいてまいりました。」冬には「寒い日々が続きますが、お変わりありませんか。」など、付き合いの長い取引先や、久しぶりに連絡する顧客に対して、季節の挨拶をさりげなく入れる書き出しは、印象良く受け取ってもらえます。

本文はまず結論から先に述べることが基本です。

相手が一番知りたい結論から文章を組み立てることで、理解しやすい文章になります。併せて、一行は長くても30文字程度に押さえることを意識しましょう。

モニターで文字を読むことは目に負担がかかります。

話の変わり目に適切な改行や、起承転結の節目部分には一行空けの改行を入れ、読みやすい文章を心がけましょう。

本文の用件によって、結びの言葉も変わります。本文の用件に併せて活用できるよう、結びの言葉の例文を、以下の表にパターン別にまとめています。

常用のパターン	何卒よろしくお願い申し上げます。 ○○様によろしくお伝えください。ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。
簡潔なパターン	用件のみにて失礼します。お知らせまで。ご連絡まで。
初めての相手に送る場合	まずはご挨拶まで。
改めて連絡が必要な場合	それでは、決まり次第ご連絡させていただきます。それでは、分かり次第ご連絡させていただきます。
返信を求める場合	恐れ入りますが、ご確認のうえご返答をお願い申し上げます。恐縮ですが、至急、ご返信をお願いいたします。

適切な挨拶文を盛り込んだビジネス文書を作成しましょう

ビジネス文書における挨拶文について、季節の挨拶、繁栄を喜ぶ言葉と感謝の言葉など、書き出し部分の成り立ちや本文から結びの言葉まで。

また発送時の注意点や、社外・社内に向けてメールでの送り方のポイントなど、挨拶文の書き方と送り方を詳しく解説しました。

挨拶文の決まりごとを知らずにビジネス文書を送り、相手先に失礼にならないよう、正しい挨拶文の書き方と送り方を身につけましょう。