ビジネスメール 文書・文章作成

お礼を伝えるビジネス文書、お礼状とお礼メールの書き方と例文。訪問のお礼や協力のお礼など

お礼状を送るタイミング

お礼状は、好意や親切を受けた当日、もしくはその翌日に作成して送付しましょう。お礼状を当日、もしくは翌日に作成できると、感謝の思いが新鮮で、うれしい気持ちが相手に伝わりやすくなります。

できるだけ早く送るよう、心がけましょう。

お礼状の書き方

次に、お礼状の書き方を說明します。お礼メールを送信して、お礼の気持ちをスムーズに伝えられますが、あえて形が残るようにお礼状を作成して、気持ちを伝えることも大切です。

お礼状の書き方を理解して、実際にお礼状を作成する際に役立ててください。

宛名・差出人・日付

お礼状には、まず宛名・差出人・日付を記載しましょう。

この3点は、訪問や打ち合わせのお礼状や、贈り物を頂いた場合など、様々なシーンのお礼状書く必要がある基本項目です。お礼状を作成する際には、絶対に書きましょう。

拝啓・敬具などの形式

お礼状には、「拝啓」や「敬具」等の形式的な挨拶文を記載しましょう。ビジネス上の関係がある相手に対して送るお礼状には、季節の挨拶や「拝啓」・「敬具」といった頭語・結語を書きます。

季節の挨拶は、お礼状を送付するタイミングに合った最適なものにします。

頭語とは、文章の冒頭に書かれる、「拝啓」や「謹啓」等の言葉のことです。いきなり文章に入らないように、挨拶の役割があります。一方の結語とは、「敬具」や「敬白」等のことで、文章の結びの意を示す役割があります。

頭語と結語には一定の対応関係があるため、冒頭で記載した頭語に対応した結語が使用されます。お礼状の場合は「拝啓」を使用して、文末に「敬具」と記入しましょう。

お礼状の例文

お歳暮のお礼状、お中元のお礼状、栄転祝いのお礼状の3種類のお礼状の例文を紹介します。加えて、3種類以外にお礼状を作成すべきシーンに対応している例文が確認できるサイトを紹介します。

お礼の気持ちをお礼状を作成して伝えたい場合は、シーンに最適なものを探して、参考にしてみてください。

お歳暮のお礼状

まずは、お歳暮を頂いた際のお礼状の例文を紹介します。

お歳暮は、日頃お世話になっている方々に対して、1年の締めくくりに感謝の気持ちから贈られるものです。親しい友人や親・兄弟・親戚等から贈られる場合や、会社や取引先から贈られる場合があります。それぞれの場面で参考になる例文を紹介します。

  1. 親しい友人や親・兄弟・親戚

拝啓

師走に入りあわただしい日が続いておりますが、お変わりなくお過ごしでしょうか?

さて、この度はお心のこもったお品を頂き、誠にありがとうございました。新鮮な海の幸に家族全員、大喜びしております。奥様にもくれぐれも宜しくお伝えください。

まだしばらくは厳しい寒さが続きますが、ご自愛のうえ、幸多き年を迎えられますようお祈りいたします。

略儀ながら書中にてお礼申し上げます。敬具

令和◯◯年◯◯月◯◯日

◯◯

  1. 会社や取引先

拝啓

師走の候、貴社におかれましては益々ご健勝のこととお慶び申し上げます。

さて、この度は結構な品を頂戴しまして、誠にありがとうございます。有難く拝受させていただきます。

◯◯株式会社の皆様には日頃より何かとお力添えを頂き、弊社といたしましても非常に心強く思っております。寒さはこれからが本番でございます。皆様どうぞご自愛くださいませ。

略儀ながら書中を持ちまして御礼申し上げます。

敬具

令和◯◯年◯◯月◯◯日

◯◯株式会社

(役職)◯◯

◯◯株式会社

(役職)◯◯◯◯ 様

お礼状は、縦書きの方がより丁寧な印象を与えられます。ビジネスシーンでお礼状を送付する際は、縦書きで作成しましょう。また、ビジネスシーンでは、封書に入れて出すのが基本です。ただし、はがきも絶対にいけないわけではありません。

はがきで出す際は、文面が見えてしまうため、第三者に見られて問題のない内容で、お礼を記載しましょう。

お中元のお礼状

お中元を頂いた際の、お礼状の例文を紹介します。お中元とは、7月15日または8月15日のタイミングで、日頃の感謝の意味を込めて、贈り物をすることです。

会社や取引先、親しい友人や兄弟、親戚等からお中元を頂いた際には、以下の例を参考に、お礼状を作成しましょう。

  1. 親しい友人や親・兄弟・親戚

拝啓 今年は格別の暑さですが、お元気でお過ごしでしょうか。

本日、お中元の品が届きました。いつも贈ってくださり、ありがとうございます。いつもながらの心づかいに心より感謝しております。

早速、家族揃って旬のおいしさを味わいました。

いつも細やかなお心づかいに感謝しています。

まだまだ暑さは厳しいですが、くれぐれもおからだを大切にしてください。

まずはお礼まで。敬具

令和◯◯年◯◯月◯◯日

◯◯

  1. 会社や取引先

拝啓 盛夏の候 貴社におかれましてはますますご清祥のこととお慶び申し上げます。

さて、このたびは結構な品をご恵贈賜りありがとうございました。

日ごろ私どものほうこそお世話になっていますのに、過分なお心遣いをいただき、恐縮に存じ、厚くお礼申し上げす。

これから暑さが本格化しますので、皆様のますますのご健勝と貴社のご繁栄をお祈り申しあげます。

略儀ながら書中を持ちまして御礼申し上げます。

敬具令和◯◯年◯◯月◯◯日

株式会社◯◯ ◯◯

お中元を受け取ったら、時期に合わせて最適な時候の挨拶を記載しましょう。お礼を述べた後には、先方の健康を気づかうことばなどを記入してから結びの言葉を記載しましょう。

栄転祝いのお礼

栄転祝いの際のお礼状の例文を紹介します。

栄転祝いとは、職場の上司や同僚が昇進した際のお祝いです。自身が栄転し、お祝いの品を頂いた際には、以下のような形でお礼状を作成しましょう。

拝啓 時下ますますのご清栄のこととお慶び申し上げます。

さて、このたびの転任におきましては数多くのの心温まるお言葉ご餞別を賜り、そのうえ盛大なる送別会まで開いてくださったこと深く感謝申し上げます。

新しい任地でも一日も早く皆様のお役に立てるよう、全力を尽くす所存でございますので今後ともご指導、ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます。

略儀ながら書中をもちまして御礼申し上げます。

敬具令和◯◯年◯◯月◯◯日

栄転祝いに対するお礼状では、「栄転」「昇進」「就任」といった、自らを称える表現は使用してはいけません。「転任」「着任」と記載しましょう。

また、お礼状の受け手が心配になったり、不安になったりする表現には注意しましょう。これまでお世話になった感謝の気持ちを、誠意をもって伝えることが大切です。

その他参考にしたいテンプレート

ビジネスシーンにおいては、様々な場面でお礼状を送付する必要があります。ここまでに紹介した場面以外に、行事参加のお礼や、資料受領のお礼など、様々な場面で送付の必要があります。

上述の場面以外でのお礼状作成が必要で、例文が無い場合は、「ビジネス文書の書き方」の文書例を参考にしましょう。

社交文書(ビジネス文書の書き方)

適切なタイミングで正しくお礼メール・お礼状を送りましょう

お礼メールやお礼状を送るタイミングと、書き方を例文付きで紹介しました。お礼の気持ちを伝えるお礼状やお礼メールは、送るタイミングが遅すぎると、逆効果となる場合があります。贈り物やサービスを受け取った後に、できるだけ早く送ることで、相手に良い印象を持たれて、信頼関係を築けます。

お礼状やお礼メールには、「誰が」「何に」感謝しているかがはっきり分かるように内容を記載します。紹介したシーンに該当する場合は、例文を参考に、該当しない場合は紹介したサイトを確認して、お礼状やお礼メールを作成し、適切なタイミングで送りましょう。

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