文書・文章作成

ビジネス文書作成時に役立つ、結びの挨拶文例を紹介。文書の正しい締め方とは

ビジネス文書を締める、結びの挨拶について解説します。結びの挨拶は、文書の内容を締めて、相手を気遣う気持ちを記載する役割があります。挨拶文があることで、文書の受け手に良い印象を持たれやすくなり、ビジネスでの信頼関係を築きやすくなります。結びの挨拶文について知識を身に付け、紹介する例文を参考に、ビジネス文書作成時に役立ててください。

ビジネス文書における結びとは

結びとは、文書の最後に記載して、文書の終わりを示す言葉です。

結びの言葉には、今後の繁栄や活躍などを祈る気持ちを書いて、最後まで相手を思いやる気持ちを添える意味があります。ビジネス文書の最後に結びの言葉を書いて、相手に良い印象を与え、良い信頼関係を築きましょう。

結びの文例

ビジネス文書内に結びの言葉を入れましょうとはいっても、どのような文章を入れればよいか悩むところではないでしょうか。以下で紹介する、様々なシーンに対応した文例を参考に、結びの挨拶を作成しているビジネス文書の最後に記載しましょう。

相手の繁栄を祈る場合

まずは、相手の繁栄を祈る場合の、結びの文例を紹介します。

相手の繁栄を祈る挨拶文は、法人向けのビジネス文書なのか、個人向けのビジネス文書なのかによって異なります。それぞれの場合の例文を紹介しますので、自身が作成しているビジネス文書の宛先に合わせて確認しましょう。

法人向けビジネス書面の場合

法人向けのビジネス文書の場合は、以下のような結びの挨拶を記載しましょう。

例1:末筆ながら、貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます

例2:末筆ながら、御社の一層のご繁栄をお祈りいたします

例3:末筆ながら、貴社のご発展をお祈り申し上げます

法人向けのビジネス文書の場合は、結びの挨拶の文頭に、「最後になりましたが」という意味の「末筆ながら」と記入します。その後で、相手の会社の繁栄を祈る言葉を書きましょう。

個人向けビジネス書面の場合

個人向けのビジネス文書の場合は、以下のような形で結びの挨拶を記入しましょう。

例1:時節柄、◯◯様にはどうかご自愛くださいますようお祈り申し上げます

例2:時節柄、皆様にはくれぐれもお元気でお過ごしくださいますよう祈念申し上げます

例3:時節柄、◯◯様にはくれぐれもお健やかにお過ごしくださいますようお祈りいたします

個人向けのビジネス文書の場合、文頭に「このような季節ですので」という意味の「時節柄」と記載してから、相手の健康を気遣う内容を書きます。

用件を結ぶ場合

用件を結ぶ場合の例文を紹介します。一般的に、ビジネス文書では、用件の要点を末文にまとめて記載します。その最後に記入する結びの挨拶文は、以下のような形で書きましょう。

例1:まずは略儀ながら書面にてお知らせかたがたお願い申し上げます

例2:略儀失礼ながら書中をもってお祝い申し上げます

例3:まずは略儀ながら書中をもちましてご通知申し上げます

用件を結ぶ際は、「略儀ながら」や「略儀失礼ながら」と書いて、「本来ならば直接会って挨拶するところを、取り敢えず書面でお礼や挨拶を失礼します。」とい意図を伝えます。

「略儀ながら」は、あくまで挨拶文の文頭に入れるフレーズです。本当に後から直接会って挨拶する必要はありません。

さらに、文書で伝えたい内容に合わせて、「御礼申し上げます」「ご挨拶申し上げます」等と書きます。

今後につなげたい場合

作成したビジネス文書から、今後に繋げたい場合は、以下のような挨拶を書きましょう。

例1:今後とも、何卒よろしくお願い申し上げます

例2:今後とも、末永くお引き立てを賜りますよう、お願いいたします

例3:今後とも、ご指導ご鞭撻のほどよろしくお願い申し上げます

今後に繋げたい場合は、「今後とも」というフレーズを書きましょう。また、上述の挨拶は、主文で伝えたい内容を記載したものの、物足りなさがあるような場合にも用いられます。

返事をお願いする場合

自身が作成した文書に対して、返事をお願いしたいなど、相手に何か行動を起こして欲しい場合は、以下の例文を参考に、挨拶文を記入しましょう。

例1:恐れ入りますが、ご返事のほどよろしくお願い申し上げます

例2:ご多用中恐縮ではございますが、ご返事をいただければ幸いです

例3:お手数ですが、折り返しご返事くださいますようお願い申し上げます

相手に返事を依頼する場合は、相手の時間を割いてもらうことに対するお詫びを記載したうえで、返事をお願いしましょう。また、指定した日時までに返事をお願いしたい場合には、「何卒◯月◯日までに、ご連絡をいただきますようお願いいたします。」と具体的に日時を書いて、期限を明確に伝えましょう。

依頼をする場合

相手に何かを依頼する際には、文書の最後に以下のような挨拶文を書きましょう。

例1:ご多忙中恐れ入りますが、ぜひご検討くださいますようお願い申し上げます

例2:ご多用中大変恐縮ではございますが、一度ご覧いただきますようお願いいたします

例3:大変ご無理を申し上げて恐縮ではございますが、ご対応のほど何卒よろしくご検討ください

相手に何かを依頼する際には、失礼のないように、礼儀をわきまえた文章を心がけましょう。相手の時間をもらって対応を依頼するため、文頭には、「ご多忙中」や「ご多用中大変恐縮ではございますが」等と記載したうえで、「お願いします」と書くのがマナーです。

また、「くださいますよう」と「いただきますよう」、「〜ほど」は、言い換えが可能です。文章全体を見て、自然な文章になるように最適な表現を選択しましょう。

お礼を言いたい場合

お礼の気持ちを伝えたい場合は、以下の例文を参考に、結びの挨拶を書きましょう。

例1:ご多忙にもかかわらず、貴重なお時間を頂き、誠にありがとうございます

例2:平素は特段のご配慮を賜り誠にありがとうございます

例3:日頃は何かとお心遣いをいただき深く感謝いたしております

お礼の挨拶では、相手に対する感謝の気持ちを、誠意を持って伝えることが大切です。形式的な印象を相手に与えないように、お礼したい内容に沿って、できるだけ心のこもった内容を記載するよう心がけましょう。

お詫びをしたい場合

お詫びをしたい場合は、まず冒頭に謝罪の言葉を書きましょう。加えて、文章の最後にも改めて謝罪の言葉を記載します。

例1:何卒ご容赦くださいますよう、お願い申し上げます

例2:このたびは、ご迷惑をおかけして、誠に申し訳ございませんでした

例3:本来なら直接伺いお詫びすべきところ大変恐れ入りますが、まずはメールにてお詫びいたします

お詫びする際は、電話して訪問することが望ましいです。しかし、メールでしか連絡を取れないなどの場合は、メールで丁重にお詫びを入れましょう。

また、お許しくださいという意味の「ご容赦ください」や、了解してくださいという意味の「ご了承ください」等と記載する場合があります。丁寧な敬語を使用して、誠意を持って対応している姿勢を示しましょう。

質問をしたい場合

質問をしたい場合には、「ご教授」や「ご教示」と言った「教えてください」の意味を持った言葉を使用して、以下のような挨拶文を書きましょう。

例1:ご教示いただきますよう、お願い申し上げます

例2:ご教授くださいますよう、宜しくお願い申し上げます

例3:ご教授いただけると幸いです。

質問を、電話や直接ではなく、文書でやり取りすると、記録が残り、相手や自分のスケジュールなどに捉われずに済みます。ただし、質問を送信する前に、本当に相手に質問する必要があるかを考える必要があります。

質問しなくても解決可能な場合、相手の時間を無駄にしてしまう可能性があります。相手に良い印象を持たれにくくなると、その後のビジネス上の関係が悪化したり、質問の回答をなかなかもらえなかったりするリスクがあります。

事前に質問内容を確認したうえで、送信を判断し、挨拶文を付けて送りましょう。

季節の挨拶をしたい場合

季節の挨拶は、ビジネス文書内への登場頻度が高く、挨拶文を知っておくと、文書作成時に非常に役立ちます。以下の例文を確認して、文書の送付時に合わせて、最適な挨拶文を記載しましょう。

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