社内の情報を共有する方法は、口頭やメモ、メール、チャットなど、さまざまな方法があります。情報共有の重要性やメリットを理解していても、うまくいかないことに悩んでいる方も多いのではないでしょうか。そういった場合には、目的や手段を見直す必要があるかもしれません。今回は、情報共有を活性化させるためのポイントや情報共有におすすめのツール、選び方などを紹介します。
社内・チームで情報共有をする重要性
社内やチームで情報共有を行うことがなぜ重要なのか、3つのメリットを紹介します。
ノウハウを共有して事業のスピードを上げる
チームの一人一人、持っているノウハウやスキルは違うと思います。それらをみんなで共有し活用することで相乗効果が生まれ、工数やコストを削減することができるので、事業成長のスピードが上がります。
教育の手間を削減する
新しく入ったメンバーに、全てを一から教えようとすると、大幅な時間を取られてしまいます。日頃から情報共有を効率的に行うことができていれば、教育の手間を最小限まで減らすことができるでしょう。
風通しを良くしチームワークを高める
日常的な情報共有は、風通しの良い組織を作ります。メンバー間で情報が共有されていることで、すれ違いやトラブルが減り、仕事を円滑に進められるようになります。また、チームのメンバーがお互いどんな仕事をしているかを把握して、協力し合いながら仕事を進められるので、チームワークも高まります。
情報共有を活性化させるためのポイント
情報共有を活性化させるためには、まずはなぜうまくいかないか原因を特定することが大切です。そして、その原因に合わせて、ツールを導入する、気軽に発信できる場をつくるなど、情報共有を根付かせるために必要な対応をしていきましょう。
情報共有がうまくいかない原因
情報共有がうまくいかない原因は、組織によって違いがあるはずですが、よくある代表的なものとして、情報共有にあまり時間を取れない、ミスを積極的に共有したくない、自分の知識を他人に渡したくないなどといったことが挙げられます。情報共有を活性化させるために、まずは自分たちの組織が、情報共有に苦労している原因を明確にできると良いでしょう。
情報共有を根付かせるポイント
情報共有を根付かせるためのポイントは、「情報共有ツールを導入する」「情報共有の目的を明確に共有する」「気軽に発信できる場をつくる」の3つです。
情報共有ツールを導入する
情報共有ツールを導入することで、情報の共有が促進され、習慣化しやすくなります。ツールにはさまざまな種類があるので、目的などに応じて適切なツールを選びましょう。
情報共有の目的を明確に共有する
目的を明確にすることで、優先順位を考えて情報共有に時間を割くことができるようになります。
ノウハウを共有して事業スピードを上げられることや、教育の手間を削減できること、チームワークが高まることなど、情報を共有することで得られるメリットはたくさんあります。そういったことを目的としてきちんと共有しておくことで、情報共有の必要性を感じることができ、積極的に情報を共有する人が増えていくでしょう。
気軽に発信できる場をつくる
情報共有ツールや社内掲示板などを活用し、気軽に発信できる場を設けるのも、情報共有を根付かせるためのポイントです。最初に組織に向けて発信するハードルを下げることができれば、その後の情報共有もしやすくなり、社内コミュニケーションが活性化されます。
おすすめの社内情報共有ツール
おすすめの社内情報共有ツールを特徴ごとに紹介します。特徴を理解して、自分たちの組織に合ったツールを選びましょう。
情報共有ツールの選び方
情報共有ツールには、数多くの種類があり、それぞれに特徴があります。そのため、使いやすく目的に合ったツールを選ぶことがとても大切です。どんな情報を共有したいか、重視すべき機能は何かを考え、職種に関わらずあらゆる社員にとって使いやすいツールを選びましょう。情報共有の実現には、「使える」ツールを選ぶことが大切です。
データ共有に特化したツール
まず、データ共有に特化したツールを紹介します。
Google Drive
Google Drive（グーグルドライブ）は、Googleが提供する情報共有サービスです。ドキュメントをはじめ、動画や写真、スライド、スプレッドシートなどさまざまなファイルを共有できます。
Googleアカウントがあれば無料で利用できます（15GBの保存容量）。有料のDrive Enterpriseというプランもあり、アクティブユーザー数とストレージ使用量に応じて料金がかかる従量制です。チームメンバーとのリアルタイムでの共同編集や、Officeファイルとの連携なども可能です。
Kibela
Kibela（キベラ）は、日本のビットジャーニー社が提供する情報共有ツールです。「個人の発信を組織の力にする情報共有ツール」をコンセプトに掲げています。
自分のみに編集権限を付与して、個人のアイデアなどを自由に投稿できることや、重要な情報をトップにピン留めして固定表示できることなどが特徴です。また、Blog形式とWiki形式の2種類の書き方を使い分けることができます。Wiki形式で投稿すると、他のメンバーも編集できるので、チームのみんなで情報を磨いていくことが可能です。
NotePM
NotePM（ノートピーエム）は、ドキュメント専用の情報共有サービスです。議事録や設計書、マニュアルなど、さまざまなドキュメントを効率的に管理することができます。Markdownにも対応した高機能なエディターで文書を作成、共有できます。フォルダで階層化されるので情報を整理しやすく、添付ファイルの中身まで全文検索できるのでほしい情報へのアクセスも容易にできます。
Qiita:Team
Qiita:Team（キータチーム）は、「かんたんに書けて、かんたんに共有できる」をコンセプトとするQiitaの情報共有ツールです。累計5000社での利用実績があります。プログラムのソースコードを表示させる機能が充実しており、SlackやTrelloなどのツールと連携することも可能です。
Dropbox
Dropbox（ドロップボックス）は、アメリカのDropbox社が提供するオンラインストレージサービスです。必要なものにすぐにアクセスでき、PC以外にもさまざまなデバイスに同期されます。サイズが大きいファイルでも共有しやすいので、ファイルを共有する機会が多いチームにはおすすめです。
Stock
Stock（ストック）は、情報のストックとタスク管理が簡単にできる情報共有ツールです。日本のリンクライブ社のサービスで、シンプルで使いやすいデザインになっています。ユーザー数無制限で、ノート数40、1GBまでは無料で利用できるので、まずは試してみると良いでしょう。
Confluence
Confluence（コンフルエンス）は、オーストラリアのAtlassian（アトラシアン）社の情報共有ツールです。マクロやアドオンで作業環境を整えられることや、添付ファイルの中まで検索できることが特徴です。また、必要なページをウォッチしておき、そのページが更新されるとメールで通知を受け取れるウォッチ機能もあります。