チームコミュニケーション

報連相を徹底させてコミュニケーションを図ろう

基本のポイント

基本的には結論から先に言う習慣を付けましょう。詳しい説明ができない点については置いておき、結論をしっかり伝えることに重点を置きます。
そして、自分の意見よりは事実を先に報告させることが重要です。意見と事実はまったくの別物であることを意識しておきましょう。

あとは、事実を伝えるときは、絶対に嘘をつかないように気を付けることが大切です。
とくに怒られることを恐れている場合は、ささやかなミスなのでいいだろうと決めつけ、適当にごまかして嘘を言ってしまうケースが多いです。

重大なミスではなくても、嘘を付く習慣が身についてしまうと、重大なミスのときも、嘘を付きかねません。
手遅れにならないように、どんな些細なことでも嘘を付くのは止めましょう。

報告の方法とコツ

報告をするのにも、重要なコツがあります。
まずは報告をする内容を整理することです。業務が終わったからと、何も考えずに報告をすれば、無駄に時間が掛かってしまいます。
実際に行った業務のなかで、上司が何を求めているのかを考えながら、どんな内容を報告するのかをまとめるのが重要です。

報告方法については、あらかじめルール作りで決めておきましょう。上司と部下、双方とも、常に自席で仕事をしているなら、口頭での報告も大丈夫です。
しかし、忙しくてあまり自席にいないというケースでは、口頭での報告は適切ではありません。

その場合は、メールやクラウド上のメッセージツール(MSNやLINEなど)、サイボウズなどのコミュニケーションツールが最適です。
とくにクラウド上でのやり取りは、外出先でも確認できるため、好きなタイミングで、部下からの報告が受けられます。

上司とどんなツールでやり取りをするのか、相談をしておいてください。

連絡の方法とコツ

連絡については、優先順位を考えながらするのが適切です。
緊急を要するものは、上司が戻ってきてからでは間に合いません。相手が重要な会議中だとしても、すぐに連絡する必要があります。

しかし、急を要さない連絡事項は相手が戻ってきてからでも問題ありません。ただし、できればメモは止めておいた方が無難です。
メモの紛失やメモに気付かなかったなど、トラブルが起きることがあります。口頭で伝えられないときは、メールやメッセージツール(LINEなど)を使ってください。

さらに会えないときの連絡方法として、メールやメッセージツールを使って行うことも、事前に言っておくと安心です。
重要な連絡は、メールに文書ファイルを添付して送信することも忘れずにしておきましょう。

口頭では、内容が伝わっていなかったり、重要な部分を伝え忘れたりする恐れがあります。万全を期すために文書ファイルで渡しておいてください。

相談の方法とコツ

仕事上でうまくいかないことや困ったことがあると、1人で抱え込んでしまうケースが多いです。
しかし、その状態では時間がむだに過ぎてしまうだけですし、ストレスもたまります。いくら考えてもどうにもならないと判断したときは、早い段階で上司に相談しましょう。

相談をするときは、具体的に何に困っているのか、どこでつまずいているのかを明確にする必要があります。
そのときに注意したいのは、漠然とただ困っていると伝えることです。上司はそれを聞いても、何に困っているのかわからないと、アドバイスのしようがありません。

相手にわかりやすく、問題点を提示することが重要なので、あらかじめ整理してから上司に相談してください。

コミュニケーションである報連相を徹底しましょう

上司が好きなタイプではないと、なかなかコミュニケーションが取りにくいものです。しかし、諦めてしまっては双方の良好な関係は築けず、職場環境が悪化していきます。
会社に行くのもつらくなりますし、仕事をやるモチベーションが下がってしまうのは問題です。

そのためにも「報連相」をうまく使って、苦手なタイプの上司ともコミュニケーションを取っていきましょう。

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