報告の目的
報告とは、自分の仕事内容を上司と共有することです。部下から上司に向かって、進捗や結果を伝えるために行われます。上司は部下の報告を聞くことでプロジェクトの進み具合を把握することができ、次に与える業務の準備や指示出しを行えるようになります。
連絡の目的
連絡とは、情報の迅速な共有です。「〇〇を××時に行います」というような連絡が滞りなく実施されることによって、メンバーは次のスケジュールやこれから起こる事態に備えることができます。
相談の目的
相談とは、自分で判断しかねる事態や、アクシデントに対して他者からの助けを得ることです。特に入社して間もない時は、どれだけ上手に上司や先輩に相談ができるかで、仕事の進み具合が変わってくるでしょう。
報連相の重要性
報連相がチーム内で根付くことにより、情報共有のタイムラグがなくなるため、チーム全体の業務スピードが上がります。また、起こりうるトラブルを未然に防ぎ、ミスをしても被害を最小限に抑えることができます。
ところが、報連相を重視するのは上司であり、部下はあまり報連相に積極的なイメージを持っていないというのが会社の一般的な構図です。
原因は、上司と部下の視野の広さが違うところから来ています。
上司は社員各自の仕事が会社や部署全体に与える影響を十分にとらえているため、お互いの状況を確認することで部署の状況を把握しようとします。ところが、部下は往々にして自分の仕事だけしか見ていないため、「なぜ自分の仕事をいちいち報告しなければならないのか、監視されているのではないか」と思い、報連相の重要性に気づくことができません。
報連相不足がもたらす問題点を次に挙げます。
報告不足がもたらす問題点
部下からの報告がないと、上司は部下の様子を把握できず、心配になります。「あれは大丈夫か」「これはどうなっているか」と確認しなければならず、上司の無駄な作業が増えてしまいます。
また、アクシデントが起こった場合に早いタイミングでの報告がないと、被害が拡大します。特に、自分が起こしたミスは叱られることを恐れて報告を怠ってしまいます。ところが、ミスや不測の事態ほど、放っておけばおくほど被害が大きくなり、最小限で防げたはずが、会社中を巻き込んでしまう事態に発展することもありえます。
連絡不足がもたらす問題点
連絡が滞ると、チームメンバーはタスク管理ができなくなってしまいます。
会議や打ち合わせの時間を急に連絡されると、事前準備ができずにばたばたし、ほかのスケジュールまで狂ってしまいますよね。連絡がスムーズに行われず遅れがちになると、途端にチーム全体の動きを悪くしてしまいます。
また、連絡内容に抜けがあったり正確さに欠けていて曖昧だと、情報共有の度合が低くなり、人によって持っている情報が異なるためチームの動きがばらばらになってしまいます。
相談不足がもたらす問題点
入社直後は新しい仕事を覚えなければならず、てんてこまいです。どうしてよいか判断に困る事態に陥ったときに、誰にも相談しないで自分の判断だけで仕事を進めるのはよくありません。結局間違ったやり方で仕事をしてしまい、やり直しをするはめになります。
また、自分流で仕事を進めるので、仕事のクオリティが低くなります。あるいは、作業に慣れていないため、目標を達成できないという弊害も出てきます。このようなことは、作業の途中で誰かに相談することで解決できたかもしれません。
報連相をうまく行うには
報連相の本質や重要性を理解することで仕事が進むことを認識できたでしょうか？ たとえ新人であっても、報連相を徹底するだけで、あなたの会社での存在価値はぐんと高まるでしょう。
しかし、報連相初心者のうちは「報告はどのようにしたらいいのか」と悩んでしまいますね。そこで、報連相をうまく行うコツを紹介しましょう。それは「報告量」と「タイミング」の2つの点です。
1つ目のコツは「報告量」です。自分で報告内容の優先順位がつけられないうちは、1から10まで、なるべく細かく報告するのがおすすめ。自分で勝手に重要度を判断すると、あとあと問題が起こった時に「なんで報告しなかったんだ」と責任を問われかねません。最初のうちは細かく報告しておいた方が間違いないです。業務が進むにつれどこまで報告するべきか、だんだんと要領が分かってくるはずです。
2つ目のコツは「タイミング」です。上司は部下の管理業務に加え、自分自身の仕事もあります。忙しい時に部下から業務報告があると、つい気がそぞろになったり、話の一部しか聞かなかったりで重要な内容が抜け落ちてしまうかもしれません。業務が終わった後に小耳にはさむなどの気遣いが必要です。
また、報連相にかける時間をあまり取りすぎる、上司の時間を削ることになります。順序良く簡潔に伝えられるように内容を把握しておきましょう。業務の完了報告など短時間で終わらせられる内容であれば口頭で簡単にすませることができますが、重要な連絡事項などはメール等で形が残るようにしておくとしっかり情報共有できます。
報連相の本質をよく理解して取り組みましょう
ただの連絡義務ではなく、情報を共有し、同じ仕事意識を持つことによって生産性が高まるところに、報連相の本質があります。
報連相の本質の理解は、上司と部下で大きな差があります。上司は部下の仕事が会社や部署に影響を与えることを知っているので、報連相を重視しているのですが、部下は自分の仕事をうまく完成させることだけに関心があるので、なかなか同じモチベーションになれません。
そのため「自分の仕事を全うするために」と考えれば、報連相をうまく使うことができるようになります。報連相の習慣が身に着くと、会社の雰囲気はぐんとよくなります。上司は報連相に余念がないあなたに信頼を寄せるようになり、やがて大きな仕事を任せるようになるでしょう。