報連相をする際に重要な大前提
報連相の目的は、組織内における情報共有をスムーズに行い、プロジェクトの業務を円滑化、生産性の向上を図ることです。
ここからは、上司が求めている「報告」・「連絡」・「相談」のコツとポイントを見ていきましょう。
上司が求める報告のコツ・ポイント
上司へ報告する時に最も重要なポイントは「先に結論・結果を述べること」です。
その結論・結果に至ったプロセスまで説明したくなるかもしれませんが、まずは「結果・結論から」です。
そうなった要因や経緯は必要に応じて、結果・結論を述べた後に伝えるようにしてください。上司は部下から報告を受けて、その情報に対して判断や決定を下すことになります。
上司に報告する必要な事項を整理してから、口頭・電話・メールといった方法で伝えましょう。
繰り返しになりますが、どの方法で報告する場合でも、まずは結論・結果から述べることが鉄則です。
上司は部下の業務状況を把握しなければなりませんので、報告するタイミングも大切なポイントです。適切なタイミングは、業務完了時、途中報告、何かミスをした時、新しい情報を入手した時、仕事上の変更が必要な時などが良いでしょう。
上司から報告を求められなくても、定期的に自分から報告を行うように習慣づけるようにしましょう。特に何かミスをした時は、部署内で報告したくないと自己判断して報告せずに仕事を継続する方もいます。
しかし、ミスを報告せずに放置すると問題が大きくなり、後から報告しても既に手遅れになる可能性も…。ミスが発生した時点で報告をすれば、早めに対処して業務の負担を軽減することができます。
上司に言われたタイミングで報告するだけでなく、適切なタイミングで自分から行うことが大切です。
上司が求める連絡のコツ・ポイント
上司が求めている連絡のポイントは、必要な情報を必要な人に漏れなく連絡することです。
連絡する対象は上司だけでなく、同僚や取引先の担当者などありとあらゆる関係者が考えられます。
例えば、複数の人に連絡をする際は、同僚のＡさんに伝えれば同じ部署のＢさんにも伝わるだろうと思って、連絡を怠った場合どうなるでしょうか？
連絡が必要としているすべての人に情報が伝わらず業務に支障が出てくる可能性があります。
連絡は必要な人全員に行うことが鉄則ですから、自己判断で連絡を省略しないように注意してください。
連絡手段は様々あり、口頭、電話、メール、チャットツール、会議、文書などが挙げられます。
緊急性のある連絡は、口頭または電話で連絡するようにしてください。
メールは送信しても受信者がすぐに読む訳ではないので、緊急連絡には向いていません。
記録を残す必要がある連絡、グラフや図を示す必要がある複雑な場合は文書を利用します。
多数の人に連絡することがある場合は、朝礼、会議、掲示、社内報、放送などが適しています。
連絡手段は用途によって上手に使い分けるようにしましょう。
そして、連絡を必要としている人に重要連絡が正確に伝わったかどうか確認することも大切です。
連絡をした後は、相手が内容を受け取ったことを確認するために、返信を確認してください。
上司が求める相談のコツ・ポイント
仕事をしながら、考えても調べても分からないことや納期に間に合わなくなりそうな時は良くあります。
そんな時は、一人で悩まずに上司や周りの同僚に相談することも大切です。
自分で考えて解決することも大切ですが、一人で対処できず、どうしようもない時は周囲に相談しましょう。
周りに業務を助けてもらうのではなく、アドバイスを求めることで、自己解決できるようになります。
相談をする前に、自分が困っていることや問題点を明確にして、一旦整理しておくことが大切です。
緊張して何を相談したいのか分からなくなると、相談を受ける側も理解できずに、お互いの時間ロスになります。
現状とこれからどう持っていきたいのか理想の状況をしっかりと伝えることが大切です。
自身から本音で話すことで、相談相手は困っていることに適切なアドバイスをしてくれるでしょう。
口頭だけでは理解しづらい場合は、参考資料を持参して相談すると話が伝わりやすいです。
今日からできる「行動目標」を立てる
報連相はビジネス上の基本的なコミニュケーションと言っても過言ではありません。
仕事はたった一人で行うものではなく、多くの人と関わりながら業務を進めて行くものだからです。
報連相は業種・業界に関わらず、必ず求められる能力です。
報連相の「報告」・「連絡」・「相談」を実践する習慣を付けることが大切です。
部署やプロジェクトチーム内で報連相が上手く行われていれば、上司は状況を正確に把握して、正しい判断をすることができます。今後は、上司から報連相を求められなくても自ら「報告」・「連絡」・「相談」を適切なタイミングで行うように意識しましょう。
上司には業務の進捗を報告したり、今後の業務の進め方を相談すると、社内の情報共有や人材育成にも繋がります。
上司には話しにくい相談や業務に関する情報交換は同僚同士で連絡をし合うと効率化にもなります。
その他、 納品期限を調整する必要があったり、市場動向に動きがあった場合は顧客にいち早く情報提供することが大切です。
上司がすべきは「ルールと環境づくり」
報連相が上手く行われていない職場は、自分のミスを隠してしまう従業員がいることが挙げられます。
「間違えたことを言いたくない」「自分で対処できるから」と自己判断で報連相を怠った場合は、トラブルの元となります。
自分で対処できなくなってから報連相をしても、問題が大きくなっていて「時既に遅し」になることも。
そのような従業員に対しては、仕事のミスが重なると、自分の評価に不利になることを伝える必要があります。
報連相を適切なタイミングでしない場合は、周囲の業務が複雑・煩雑化することを理解させましょう。
上司や人事担当者は、従業員が報連相をしやすい職場環境に整えることも大切です。自分のミスやトラブルがあった時こそ早めの報連相を心がけるようにしましょう。
人事担当者は、就業規則に「情報の共有」・「報告、連絡、相談の徹底」を記載するのも効果的です。
新人研修やセミナーで報連相の重要性を説明するよりも、リスクの事例などを見せると理解しやすいでしょう。
上司は「報告・連絡・相談を徹底しなさい」と指示するだけでなく、目的や具体的なやり方も提示してください。
報連相ができないと何が問題なのか
報連相が上手く行っていない職場は、業務の要領が悪くなり、効率化が進まず、無駄な作業が増えてしまいます。
上司としては「こんな細かいことは言わなくても分かだろう」と思っていても、新人は些細なことで一日中悩んでいるかもしれません。
「自分たちの世代は現場で仕事を覚えたから、新人も当然そうすべき」と考える管理職の方は意外と多いです。それも一理ありますが、上司が部下を完全に放置して、「何でも現場で覚えなさい」という考えでいると、部下は報連相がしにくいと感じてしまいます。
ギスギスした職場環境では、「ミスを報告したら叱られそう」「上司に相談しにくい」と思って報連相をしなくなる従業員もいるでしょう。上司や人事担当者は日頃から密なコミュニケーションが取れる職場環境を整えることを意識することが大切です。
普段から密なコミュニケーションが取れていない職場では、緊急事態の報連相の連絡が遅くなるリスクがあります。従業員は上司に黙っていて、「自分で対処すれば言う必要もないだろう」と勝手に判断してしまう可能性が高いです。
上司と部下の関係が何でも言える関係を築くと、部下は些細は事でも報連相がしやすくなります。従業員は気軽に報連相できる人もいれば、ミスしたことを怒られると萎縮して、報連相が苦手な人もいます。すべての従業員が上司が求める水準を推測できる優秀な人材なわけではありません。
上司としては、誰にでもわかりやすい具体的な指示をすることが大切です。
新入社員には報連相を習慣化させるために、どんなタイミングで報告・連絡・相談をしてほしいのか具体例に明確に示しておく必要があります。
過去の参考資料を元に説明したり、報連相に対してフィードバックをマメに行うことも効果的です。
従業員が報告・連絡・相談を習慣化できるようになると、上司から求めなくても、従業員自ら報連相をするようになります。
部署・チーム全体で報連相が上手くいくと、業務が効率化して、生産性の向上に繋がるのです。
それでもなかなか報連相が浸透しない場合は、指示の仕方を変える工夫をしてみてください。
報連相のポイントを理解して行動を変えましょう
従業員は報連相の目的や重要性を理解すると、実行に移せるようになります。
報連相はビジネスにおいて、最も基本的なコミュニケーションスキルですから、早めに習慣化することが大切です。
適切な報連相は、対象者と伝えたいことを分かりやすくまとめる力も必要となります。
報連相はだれに伝えて、何を伝えたいのか、明確にする訓練を始めてみてください。
企業によっては、報連相のテンプレートがあり、部署やチームで活用しているケースもあります。マニュアルがない職場の場合は、報連相を行う目的、上司が求めているポイントを理解した上で実践するようにしましょう。
まとめ
報連相（「報告」・「連絡」・「相談」）はどんな職場・業界・職種でも基本となるスキルです。
スキルアップのために将来転職することになっても社会人である限りは、必須のコミニュケーションスキルといえます。
入社して年数が浅い従業員は、報連相を自己判断で省略してしまうケースがあるので要注意。
どんなに小さなミスや問題点であっても、早めに報連相をすることが重要です。
上司や人事担当者は、部下が気軽に報連相できるように職場環境を早めに整えておくことも大切です。ぜひ、今後のビジネススキルにお役立て頂けたら幸いです。