資料作成

【初心者必見】資料作成が驚くほど簡単にできる5つのコツ

王道の「PowerPoint」

プレゼン資料作成といえば通称「パワポ」としてお馴染みの「PowerPoint」が定番です。
PowerPointを利用すれば、簡単操作で文章、画像、イラストを簡単に組み込むことができます。

プレゼンには欠かせない数値データは、グラフ化を簡単に制作できるのでとても便利です。
慣れてくると、直感的にアピールできる優れた資料に仕上がります。

macなら「Keynote」

macユーザーには、Apple社製のアプリ「Keynote(キーノート)」がおすすめ。
MacやiPadのほか、iPhoneからもデザイン性の高いスライド資料を簡単に作成することができます。
iCloudにデータを保存しておけば、Mac、iPad、iPhoneからいつでもデータを扱うことができるので便利ですね。

30種類以上のテンプレート、エフェクト機能、アニメーション機能など、便利な機能が備わっています。
チームメンバーがWindows対応のパソコンの場合は、iCloud上にあるiWorkからアクセスすれば共有可能です。
資料作成に参加しているメンバー同士で同時に作業できるのが便利なポイント。

いつでもアクセス・編集可能な「Googleスライド」

Googleスライドはグーグルが無料で提供している
プレゼンテーションソフト。

Googleスライドは、スマホまたはタブレットにアプリをインストールすれば、操作や閲覧、編集が可能です。
iOS版とAndroid版のアプリも提供されており、オフライン状態でも使用できるのが便利なポイント。

使い方はシンプルで分かりやすく、アプリ内で豊富なレイアウトから選び、あとは文字の装飾、画像の追加を組み合わせるだけです。
Googleスライドで作成した資料はクラウド上に自動的に保存されるので、データ損失のリスクもなし!

資料作成の時間を短縮するためには?

何時間もかけて資料作成をしたのに、上司から「わかりにくい」と言われてダメ出しをされたらショックですよね。
やり直しの修正作業などに追われて残業が増え、業務の負担になることも…。

プレゼン資料の制作時間を短縮するには、わかりやすく、見やすい資料を効率的に作ること!
ここからは、作業時間の短縮の方法を見ていきましょう。

フォーマット化する

サンプルとなる資料の構成やレイアウトをフォーマット化すると、効率的に高品質の資料を制作できるようになります。
毎回、デザインや配置などの考える作業の手間を省き、サンプルの資料を引用することで効率化できます。
サンプルとなる構成を参考に、中身の内容だけを変えれば、スライド内に配置する位置やデザインに悩まされることはありません。

多くのパターンをフォーマット化してストックすれば、ケースに合わせて使い分けることができます。
チームで資料制作する場合も、社内で作り方が統一されると理解がスムーズになり、大幅な時短短縮が期待できます。

資料作成代行に依頼する

忙しいビジネスマンは「資料作成の納期が間に合わない!」という事態も起こることがあります。
短期間で高品質な資料を作成するならば、その手のプロである代行業者に外注することも選択肢となります。

プレゼンや提案における重要なポイント、伝えたいメッセージを伝えると、質の高い資料を作成してもらえるので便利です。
ストーリー構成やデザイン性も悩まずにイメージにあつた仕上がりになるのがメリット。

最近は、クラウドソーシングの「ランサーズ」や「クラウドワークス」、スキル販売の「ココナラ」といったオンライン上のサービスもあります。
リーズナブルな料金で代行依頼することができ、コストも削減できるのが嬉しいポイントです。

資料作成のテクニックを学ぶのにおすすめの資料制作本

ここからは、資料作成のスキルアップに役立つ参考書籍をご紹介します。

見やすい資料の一生使えるデザイン入門 森重 湧太

資料制作の全くの初心者がPowerPointを使うときに参考になる資料のデザインの入門書。
本を見ながらルールに従って資料を作れば、資料制作が苦手な方も基本をマスターすることができます。
初心者向けの分かりやすい解説、そして悪い例と良い例のビジュアルで理解できる内容となっています。


伝わるデザインの基本 良い資料を作るためのレイアウトのルール 高橋 佑磨  片山 なつ

PowerPointを使って基本的な資料作成はできるけどワンパターンになってしまう方、スキルアップしたい方におすすめの一冊。

ポスターのレイアウトが豊富なので、デザインのスキルを高めたい方は要チェック!


外資系コンサルのスライド作成術-図解表現23のテクニック  山口 周

資料作成を担当しているビジネスマン向けの中級クラスの良書です。
スライド作成の基本から始まり、グラフでの数値の可視化の仕方、チャートの作り方と見せ方、まとめ方を分かりやすく解説しています。
外資系コンサル直伝の実用性の高い資料制作ができるようになります。


資料作成のポイントとコツを正しく理解しましょう

資料作成は、プレゼンや提案を通して、「誰に何を伝えたいのか」を明確にすることが大切です。
目的とゴールの設定が曖昧な場合は、自分で作成しても外注しても、満足できない仕上がりになってしまいます。
資料制作する前に、誰に向けて何をメッセージしてどうなって欲しいのか考えましょう。

まとめ

資料の作成は、無料のツールやサービスを活用することで、魅力的な資料を効率よく完成させることができます。
社内にある過去の資料をフォーマット化して、引用しながら作成してみることをおすすめします。
ぜひ、資料制作作りの参考にして頂けたら幸いです。

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