文書・文章作成

社内向けビジネス文書作成時のポイントと注意点。依頼書や通知書等の例文もご紹介

届出書

社内向けの届出書の書き方のポイントと、例文を紹介します。届出書とは、会社の上司等に申し出るための文書です。ビジネスシーンでは、有給休暇届や欠勤届、遅刻届等がこれに当たり、事実を会社側に伝える目的で作成されます。

届出書は、会社によっては、提出が定められている場合があり、利用頻度も比較的高いです。書き方のポイントと例文をきちんと確認しておきましょう。

書き方のポイント

届出書は、事実を伝える文書です。作成時には以下のポイントを抑えましょう。

  1. 件名は簡潔かつ明瞭にする
  2. 主文の下に詳細を記載する
  3. できるだけ早く提出する

届出書の件名部分は、届出内容に最適なものに変更し、主文の部分で届け出る内容を簡潔かつ明瞭に記載します。

主文の下には、届出内容の詳細を見出しを付けて、箇条書きで分かりやすく書きましょう。箇条書きで示す項目は、自然な流れで読めるように配慮しましょう。

また、届出書は、会社に対して提出するもので、会社側は文書の受理後、事務処理の作業を行わなければなりません。

そのため、届出書の提出は滞りなく行いましょう。特に、給与や手当等の、文書の受理後に計算が必要な文書の場合は、注意しましょう。

作成が完了したら、記載内容の事実に相違がないか、誤字脱字がないか等を、細心の注意を払って確認しましょう。

例文

所属や氏名、期間、事由、備考、添付書類を明確に記載して、何を届け出るのかを明確にしましょう。

依頼書

次に、依頼書の書き方のポイントと例文を紹介します。依頼書とは、何らかの要請や依頼を行う際に作成されるビジネス文書です。提案依頼書や作業依頼書、物品購入依頼書等が社内文書の依頼書に当たります。

社内向けの依頼書作成のポイントと、例文を確認して、自身が作成する際の参考にしてください。

書き方のポイント

社内向けの依頼書を作成する際には、以下の点を押さえましょう。

  1. 「誰が」「誰に」依頼するのかを明確にする
  2. 依頼内容、依頼する日時と場所を明確にする

依頼する側と、依頼される側が明確に示されていないと、依頼書として効果を発揮できません。依頼する側とされる側の双方の所属と名前を正確に記入して、分かりやすい依頼書を作成しましょう。

また、依頼された側が何を依頼されたかが一目で分かるように、依頼内容と日時、場所を明確に書きましょう。依頼内容が誤って伝わると、トラブルの元になります。特に、数字を記入する際はミスが生じやすいので、注意して見直しましょう。

さらに、箇条書きを活用したり、必要なもののリスト化したりするなど、分かりやすいように工夫を施すのも一つの手です。

例文

内容や提供する根拠、理由、期待できる効果やメリット、考慮されるデメリット、コスト、具体的な実施方法等を記入します。根拠となるデータや資料を添付すると、説得力が増します。

依頼書の最後には、電話番号やメールアドレス等を明記して、依頼書に対する返答方法と期限を記載しましょう。

前例を参考にして、依頼を通しやすくしましょう。

お礼・お詫び文書

代表的なビジネス文書である、お礼・お詫び文書作成時の書き方のポイントと、例文を紹介します。

お礼文書とは、感謝の気持ちを表した、社内お礼文書です。一方、お詫び文書は、過ちを冒した時や、相手に迷惑をかけたり損失や損害を与えたりした時に、謝罪の言葉、謝る気持ちを書いて送る文書です。

お礼・お詫び文書の書き方のポイントと例文をきちんと確認して、文書作成時に役立ててください。

書き方のポイント

お礼・お詫び文書を作成する際には、それぞれでポイントがあります。

お礼文書を作成する際は、「何に関するお礼なのか」、「お礼の言葉」の双方を記載しましょう。何を目的に作成された文書なのかがはっきり分かるようにしましょう。

お詫び文書には、謝罪や反省の意味がありますが、お詫びの仕方によっては逆効果になる場合があります。誠意が伝わるよう、「なぜそうなったのか」を記入し、今後の対応に真摯に取り組む姿勢を示すことがポイントです。

例文

最初に、「ご迷惑をおかけして申し訳ございません」等のお詫びの言葉を書きましょう。生じたトラブルや問題点に対して、謝罪の意を示してきちんと対応することで、今後の信頼回復のチャンスにも繋がります。

送付状

送付状とは、文書送付時に、書類の送付者や宛先、枚数といった文書の概要に、時候の挨拶などを加えたものです。ビジネスシーンで、文書を送付する際には、文書と送付状を同封して送付するのがマナーです。

文書だけが送付されて来た場合、正確ではない文書と判断されて、捨てられる場合があります。

送付状を、日付や宛名、署名、件名、本文、別記、別記本文、結びというフォーマットで作成し、「誰が」「誰に」、どのような目的で文書を作成し送付してきたのかを明確にしましょう。

送付状に関しても、社内文書に同封して送付する場合は、頭語・結語、挨拶の言葉は不要です。シンプルかつ、必要な情報を漏れなく記載することが重要です。

正しい社内ビジネス文書スキルを身につけましょう

社内向けのビジネス文書作成時のポイントと注意点を解説し、代表的な社内ビジネス文書の書き方のポイントと例文も紹介しました。社内向けのビジネス文書では、簡潔、明瞭、正確さが求められ、季節の挨拶や時候の挨拶、頭語や結語は不要です。

ただし、同じ社内文書でも、報告書や通知書、依頼書など、種類は様々です。作成する文書によって、注意すべき点や記載すべき内容は異なりますので、自身が作成する文書に応じてポイントや注意点を抑え、分かりやすくするために工夫を施しましょう。

誰が誰に対して情報を伝え、何を目的に作成された文書なのかが分かりやすく示されていると、一目で内容が分かって、業務を効率化できます。社内ビジネス文書作成のスキルを身に付けて、自身の仕事に役立てましょう。

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