社内向けのビジネス文書を作成する際のポイントや注意点を解説します。加えて、通知書や依頼書、報告書、お詫び文書等の、代表的な社内向けビジネス文書の書き方を解説します。分かりやすい社内文書が作成できると、社内業務の効率化に繋がります。ポイントと注意点を確認して、社内文書作成時に役立ててください。
社内向けのビジネス文書の種類
社内向けのビジネス文書には、以下の4種類があります。
- 社内全体や関連部署へ連絡するために社内文書
- 部下から上司へ報告・提案するための社内文書
- 上司から部下へ指示・命令するための社内文書
- 記録を残すための社内文書
社内文書には、回覧文、案内書、伝言メモ等の社内全体や関連部署への連絡を目的にした文書や、報告書、上申書、提案書等の報告・提案のための社内文書があります。また、指示書や通達書といった上部から下部への指示の際の文書や、議事録などの記録を目的に作成される文書があります。
社内向けの文書は、社内の業務を効率的に進めるために、簡潔、明瞭、正確な文書が要求されます。
社内文書作成におけるポイントと注意点
社内向けのビジネス文書作成時に押さえておきたいポイントと、注意点を解説します。作成した社内文書に誤りがあると、社内業務の進捗に支障をきたしたり、無駄なコストが発生する場合があります。
社内文書の作成に悩んでいる方は、まずは社内文書作成のポイントと注意点を確認しておきましょう。
社内ビジネス文書作成のポイント
まずは、社内文書の作成時のポイントをお伝えします。社内文書作成時には、以下のポイントを踏まえて作成することで、効率的に質の高い文書を作成できます。きちんと確認しておきましょう。
冒頭の季節の挨拶は不要
社内文書を作成する際には、文書の書き出し部分に季節の挨拶等は不要です。社外向けのビジネス文書では、挨拶として前文に季節の挨拶や時候の挨拶を記載しますが、社内文書の際は、頭語や時候の挨拶、安否の確認、結語は不要です。
敬語は必要最低限に
社内文書を作成する際には、敬語は必要最低限にしましょう。「お願い申し上げます」などの過度の敬語は、上司に向けた文書であっても不要です。
日常的な報告や通達を行う場合であれば、「です・ます調」の文体で問題ありません。
社内ビジネス文書作成の注意点
次に、社内向けのビジネス文書作成時の注意点を說明します。社外文書に比べて挨拶文や丁寧な敬語を使用する必要はありませんが、最低限のマナーを守り、素早く正確に情報を連絡・報告・指示する必要があります。
注意点を理解して、社内文書の作成に役立てていきましょう。
内容は正確かつ簡潔に
社内向けのビジネス文書作成時の注意点の1点目は、文書の内容を正確かつ簡潔にすることです。
報告書や提案書など、社内文書を作成する際には、正確な情報を伝えることが重要です。記載内容が事実なのか、意見なのかを明確にできると、読み手の誤解を招く心配がありません。
社内文書に事実と意見を正確かつ簡潔に記入して、読み手に分かりやすい文書を作成しましょう。
期限厳守
社内向けのビジネス文書作成時の注意点の2点目は、文書の提出期限を厳守することです。
スケジュール通りに仕事を進めていけると、最低限のコストで仕事を終えられます。途中で期限を過ぎると、その遅れを取り戻すために、新たな作業や調整が発生し、無駄なコストが必要になります。
そのため、提出期限を守れないと、自身だけでなくチームや会社全体に大きな影響を及ぼし、結果的に社内での自身の評価が下がります。指定された提出期限は絶対守りましょう。
代表的な社内ビジネス文書の作成例
報告書、通知書、届出書、依頼書、お礼・お詫び文書、送付状の6種類の、社内ビジネス文書の作成例を紹介します。代表的な社内文書作成を上司から依頼されて、書き方が分からず困っている方は、以下のテンプレートを参考にしてください。
報告書
まずは、代表的なビジネス文書である、報告書作成時の書き方のポイントと、例文を紹介します。
報告書とは、上司の指示によって遂行した業務の結果を報告するための文書です。業務の結果を簡潔に伝えることが重要です。書き方と例文を確認していきましょう。
書き方のポイント
報告書を作成する前に、以下の4つのポイントを確認しておきましょう。
- 「誰が」「誰に」依頼するのかを明確にする
- 表題・要旨・詳細のフォーマットを意識する
- 情報が一目で分かるように工夫する
- 一文が長くなりすぎないようにする
報告書を作成する際は、「誰が」「誰に」「何を」報告するのかを明確にして、確認する人が分かりやすい状態で報告書を作成しましょう。また、報告書全体のフォーマットは、上から表題、要旨、詳細といったように、下に行くほど詳細な情報が分かる構成にします。
文章を太字にしたり、文書内に図や表を入れたりして、伝えたい情報を一目で分かってもらえるように工夫しましょう。
また、記載内容は要点を絞り、一文が長くなりすぎないようにしましょう。適度に句読点を入れ、「ですます調」・「である調」を統一するなど、文章の書き方について最後に見直しを行いましょう。
例文
報告書には、件名・日時・担当者名・目的や経過、結果等を記載します。要点をまとめて、報告事項を通して感じたことや、それを今後の業務にどのように活かすのかを示すことが大切です。
また、社内への報告書の場合は、基本的に表紙を付ける必要はありません。フォントは、ゴシック体、文章は明朝体を選択し、文字サイズは11～12ポイントにして、見やすい文書を作成しましょう。
通知書
代表的なビジネス文書である、通知書の書き方のポイントと、実際に使える例文を紹介します。通知書とは、ある事項を受取人に通知するための文書です。例えば、社内に向けたお花見や忘年会の案内、注意喚起を目的に作成される、案内状、回覧文等の文書が該当します。
通知書は、社内の人に正確に情報を伝達・告知して、社内業務を円滑に進める役割を果たしています。
書き方のポイント
通知書を作成する際には、以下の3点に着目しましょう。
- 伝えたい情報を漏れなく記載する
- 「誰が」「誰に」を明確に記載する
- 日程に余裕をもって提出する
伝えたい情報を漏れなく記載しましょう。通知書には、社内の人に正確な情報を伝達する役割があります。
通知書で記載した情報が誤っていると、業務に支障をきたします。日時や「誰が」「誰に」宛てたものなのか、内容が何かが明確に分かるように件名を簡潔に書きましょう。箇条書きを活用して記入すると、一目で情報が分かります。
また、行事等の開催通知を出す場合には、日程調整の都合も考えて、日程に余裕をもって出すことを心がけましょう。
例文
日時、場所、対象者を正確に記載しましょう。季節の挨拶や、頭語や結語等は不要です。通知したい内容だけを簡潔に記入しましょう。