情報共有

情報共有を形骸化させないポイントとは?情報共有がされない理由と対策について紹介

時間をかけるだけのメリットがない

情報共有する人にとっては、普段忙しく働いている中、必ずしも自分の営業成績に直結するわけではないことに大事な時間を費やすことになります。

当然、その時間に対する見返りは期待するところであるため、ただ号令をかけられてもモチベーションが上がりません。
特に、部署によっては自分が共有した情報をライバルの社員が活用する可能性もあり、個人としてリスクを負いながら情報を提供するには、それ相応のメリットを伝え、理解してもらう必要があります。

共有した情報が活用されている実感がない

また、時間をかけて情報を共有した身からすると、共有した情報が適切に活用されて、会社の業務効率化や売上アップにつながることを期待します。せっかく情報を提供しても情報データベースが使われていない、もしくは使われているもののそれを実感できない状況であれば、情報共有する意味を感じなくなってしまうでしょう。

情報共有を継続するためのポイント

ここまでは、情報共有が形骸化してしまうまでの流れと、その理由を説明しました。
それでは、情報共有を形骸化させず、継続させるにはどのようにすればいいのでしょうか?

情報共有すべき内容とその意図を明確にする

情報共有すべき内容とその意図については、情報共有の仕組みを始める際に伝えたかもしれません。しかし、日々の業務の中で情報共有の本来の目的を忘れてしまうことは多々あります。

定期的に情報共有をしてくれている人たちへの感謝と、情報共有を続ける意味を継続的に発信していくことが重要です。

情報共有をするルールを決める

情報共有を行う際に、個々人の裁量に委ねると共有される情報にムラが生じ、情報共有の仕組み全体として活用がし難いものになってしまいます。
情報共有をするにあたり、ルールを決めていない場合は最低限どのような項目を、どのような粒度で、どのタイミングで共有するのかルール決めをし、共有される情報の質・量を一定にするようにしましょう。

目的に合致した情報共有ツールを導入する

前述した通り、情報を活用しやすくするかどうかのポイントに、情報の探しやすさがあります。
探しやすさを決めるのは情報共有ツールの機能であり、自社でどのように情報共有・活用をするのか明確にした上で、その活用の方法に適した情報共有ツールを導入するようにしましょう。

例えば、情報共有ツールflouu(フロー)は、複数人で文書を同時にリアルタイム編集する機能や、文書を書きながらチャット、コメントができる機能があり、文書内にてメンバー内でコミュニケーションを取ることができます。よって情報共有のベースになる記事・ドキュメントを効率的に作成することが可能です。

また、個々の記事・ドキュメントには様々なラベルがつけられるため、蓄積された情報を簡単に探し、活用することができます。
加えて文書のバージョン(版)の記録やバージョン間の差分の確認機能も充実しているため、これまでに文書がどのような修正が加えられてきたのかが一目でわかります。

このように、共有すべき情報を作成し、実際に共有するまでのハードルをツールを使う事で下げていくことで、情報共有を継続性のあるものにすることができます。

情報共有ツール・アプリ13選。情報共有の効率化に役立つツールを選ぶポイントとは

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まとめ:情報共有はWHY(目的)、WHAT(内容)、HOW(方法)で考えましょう

情報共有を継続させるには、目的を理解してもらい(WHY)、情報共有すべき内容を明確にし(WHAT)、適切な情報共有の基盤を整備する(HOW)ことが重要です。

情報共有に課題を抱えている場合は、この3つの観点から情報共有の仕組みを再構築してみましょう。

仕組み倒れに終わらない情報共有のポイントとは?WHY・WHAT・HOWで考える効果的なプロセスを説明

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