情報共有

情報共有を形骸化させないポイントとは?情報共有がされない理由と対策について紹介

情報共有の仕組みは企業の生産性向上につながる強力なものである一方、その価値の源泉は情報共有をしてくれる社内のメンバーによって作り上げられるものであり、ただ仕組みを用意しただけでうまくいくわけではありません。むしろ、多くの企業では情報共有の仕組みを整備したものの運用が軌道に乗らず悩んでいるところなのではないでしょうか。

この記事では、継続性のある情報共有を実現するために、情報共有が形骸化する理由と、対策について説明していきます。自社の参考になるものがあれば、是非実践してみてください。

情報共有が形骸化するまでの流れ

時間とコストをかけて情報共有システムを導入したにも関わらず、情報共有出来ていない…という失敗例は少なくありません。ここからは、社内で共有された情報が使われなくなるまでの流れを説明します。

情報共有する側がメリットを感じなくなる

まず、情報共有が形骸化する入口は、情報共有する人が他の仕事で忙しい中、情報共有するメリットを感じなくなってしまうというところです。情報共有するメリットを感じなくなってしまう理由については後述しますが、情報共有を意味のあるものとして続けるには、そこに存在する情報が価値を持っていなければなりません。共有される情報の量や質が下がれば、情報共有の仕組みは加速度的に価値が低減していくことでしょう。

なぜなら、量・質の低い情報は活用するに値せず、活用するに値しない情報共有の仕組みに情報を提供する意味を感じないからです。

情報共有推進担当者のモチベーションが低くなる

情報共有の仕組みを継続的に運用するためには推進担当者の日々の働きかけが重要です。しかしながら、情報共有する人のモチベーションが低いと推進担当者がどれだけ声を上げても、なかなか必要十分な量・質の情報共有がなされません。

推進担当者は情報共有が促進されるよう働きかけることはできますが、やはりベースとなるのは情報を共有する一人ひとりの協力になるため、情報共有する人の意欲が低いと必然的に推進者のモチベーションも下がっていってしまいます。
すると、推進担当者も他の仕事を兼務していることが大多数ですので他の仕事を優先するようになり、結果として情報共有が形骸化してしまうわけです。

なぜ共有された情報が活用されなくなるのか?

これまでの説明でわかる通り、情報共有が活性化されるには一人ひとりの協力が必要不可欠です。一方で情報共有をする人としては時間を割くだけのメリットを享受したいわけです。
それはすなわち、情報のデータベースが自分の業務に直結し、活用できる状態であることを期待しているということです。
共有された情報が活用できると、自分の情報も共有しようという意識につながり、結果として情報共有の好循環が生まれます。

では、情報が活用されない理由としてどのようなことが考えらるのでしょうか?
ここを理解することで、情報共有の活性化の糸口が見えてきます。

目当ての情報を探しづらい

共有された情報は必要な時に探し当てることができなければ、情報がないことと同じになってしまいます。
目当ての情報の探しづらさは、主に情報共有の仕組みとなるシステムの検索機能によるところがあります。例えば以下のようなものです。

  • フォルダ・ディレクトリ構成が実務に則していない(探したいと思う軸で階層化されていない)
  • 検索機能が貧弱(例えば、全文検索をしたい類の文書を管理しているのに、全文検索機能がない等)
  • 文書の中身を見るまでの操作に時間がかかる(ファイルダウンロードしないと見られない 等)

情報活用のしやすさの要は情報共有システムにあります。自社の情報活用のあり方に現状の情報共有システムがマッチしない場合は情報共有システムの見直しを考えた方がよいでしょう。

情報共有システムを見直す際にはどのような情報をどのように探し、どのように活用するか現場の意見をしっかりヒアリングすることが重要です。

情報を見つけたとしても活用されない

情報を探し当てられたとしてもその情報に活用できるだけの量・質が伴っていなければ価値はありません。
往々にして、情報共有が形骸化する理由には共有された情報そのものに課題を抱えていることが多いです。

具体的には以下の3点が挙げられます。

項目が足りない

共有された情報をどのように活用するのか、ということが明確であれば自ずと必要な情報が見えてきますが、システムの導入が先行すると活用イメージまで検討が及ばないことがあります。
結果、共有される情報項目が不足して活用に値しないということになってしまいます。情報共有の仕組みを構築・運用する人が現場へのヒアリングが不十分なために起こりうる状況です。

情報量が足りない

必要な項目が揃っていても情報量が少ないと活用する人の具体的なケースに当てはめることが難しくなります。
多くの情報量を共有してくれるかどうかは、情報共有のルール整備と情報共有推進者の旗振りが重要であり、個々人の裁量に委ねるのではなく、どのような粒度で共有するのか認識を合わせるようにしましょう。

鮮度が悪い(活用するタイミングを考えると情報が古すぎる)

情報活用の目的によっては、いち早く情報を知りたいケースもあります。鮮度が重要な情報は、入手してから共有するまでの時間にルールを設けるなどして、価値のある状態で共有するようにすることが重要です。

なぜ活用できる情報を共有しないのか?

情報共有をする人の心理を理解することは、情報共有を推進する上で非常に役に立ちます。以下の2点を理解した上で、情報共有をお願いする人のモチベーションを維持し続けることが、継続性のある情報共有にとって重要です。

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