ワード文書 見せ方の小技集 資料作成を美しく
上下左右をそろえる
ワードでの資料を作成する際に、上下と左右がそろっていないと、文書がばらばらの印象となり、印象にダメージを与えます。そこで、上下左右をそろえることがコツになります。アウトライン機能・インデント・両端揃えと、ヘッダー・フッターの設定がここでは使える機能となります。
アウトライン機能では、レベルごとに左方向の文字をそろえることが可能です。微調整が必要な場合は、インデントで修正を入れます。微調整の段階で、両端揃え機能を利用することも有効です。
また、ヘッダー・フッターは、すべてのページで上端・下端をそろえるのに役立ちます。ヘッダーにルールが許す限り、企業ロゴや社名を配置し、ヘッダーにはページ数と必要であればオフィスの所在地を小さめのフォントで配置することで、資料に見た目の一貫性を打ち出せます。
図表を２つ以上使用する必要がある場合は、バランスに留意しましょう。多くの場合、すぐに使えるコツは、下端の位置をそろえておくことです。
フォントと色調を決める
フォント
フォントや色調は会社の「トンマナ」で指定がされている場合が多くありますが、ポイントは「フォントをむやみに変えず、資料の中では統一する」ことです。ただし、見出し語を目立たせる意味で、１～２ポイント大きめのフォントを利用することは多用されるテクニックですので、この限りでフォントを変える分には問題はありません。また、太字にすること、アンダーラインにすることも見出し語では効果的でしょう。
フォントはワード文書の場合、メイリオや、明朝が指定される会社が多いようです。見やすい、ということを重視する場合、メイリオを利用することが多いですが、社内の取締役会など、いわゆる「かたい場所」に提出する際の日本語フォントは明朝が無難との意見も根強くあります。そこで、TPOにあわせてフォントを決めることを念頭においておきましょう。
色調
色調については、文字色は黒で十分な場合がほとんどです。色調を慎重に検討すべきは、例えば、グラフ・表といったビジュアルの色や、資料に枠を設定するような場合でしょう。この点、あれこれ多色遣いをして、読み手の視点が定まらなくなってしまうような資料を作るのは避けるべきでしょう。
この点、色にも統一感を出すことがお勧めです。ビジネス文書の資料作成の場合は、図表・グラフのようなビジュアルでも、同系色の濃淡で表の見出しの色合いや円グラフを変えるなどして「シックにまとめる」ことは好印象を持ってもらえるコツであると同時に、美しく見せるコツでもあります。
ワードの「デザインタブ」からリボン右方向に配置されている、「配色」機能を利用すると、同系色を選んでデザインしやすいです。
図表にスマートアート・クリップアートを利用する
ワードに付属するスマートアートは、樹形図・系統図・ピラミッド図など、説明に使いやすい図表を用意しており、かつ、色調も統一しやすく、美しく見せるためのツールとして有効です。
また、クリップアートは、Web上で入手可能です。社内の懇親会の案内や、季節の便りなどの文書によく使われますが、著作権の心配がなくハイクオリティで美しいイラスト・写真が使えることから、非常に便利なツールです。効率よく資料を作成するためにも上記２つのツールをぜひ使いましょう。
印刷した時の出力形式に留意する 印刷設定で美しく
画面のレベルで美しい資料を作ったとしても、印刷レイアウトについて、サイズや余白設定が適切でないと、配布されたときの効果が半減してしまいます。特にファイル→印刷ボタンをクリックすると現れる余白設定については、印刷で最終的に決まってしまうので、留意しておきましょう。余白は標準より心持ち広くとると、詰め込みすぎの印象がない、美しい文書に仕上がりやすいです。
まとめ 構成とワードの小技でわかりやすく美しい資料作成を
上記に見た通り、ワードの資料作成の手順や方法はすべて誰にでもできることばかりで、特別なスキルを必要としません。ぜひ、ここでの構成の方法と小技を参考にして、わかりやすく美しい資料を作成してください。