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【構成例つき】完成度の高い議事録を書くには?まず理解すべき5つの作成ポイントについて紹介

上司から議事録の担当者に命じられて、どう作成すれば良いのかお悩みではありませんか?
会議後には、上司やクライアントなど参加者も含めて、議事録を関係者に共有することになっています。

そのため、議事録は誰もが見やすく分かりやすい文章を心がけることが大切です。
完成度の高い議事録を作成するには、経験と慣れが必要ですが、初心者でもコツを掴めば、上手く書くことができます。

そこで今回は、初めて議事録を作成する方に向けて、議事録を作成する心得、準備、5つのポイントを解説していきましょう。
上司に一目置かれる議事録を作成できるようになりたい方は、ぜひ参考にしてみてください。

議事録の必要性

そもそも、なぜ議事録を作成する必要があるのか理解しておきましょう。
議事録とは、会議や打ち合わせのテーマ、内容、討議の経過や結論などを記録してまとめた文書のことです。
議事録が必要なシーンは、社内会議、お客様との会議、研修の備忘録、株主総会など、様々あります。

議事録を作成する一番の目的は、会議や打ち合わせの内容を記録して情報を関係者に周知・共有するためです。
誰が出席して、どんな内容について話し合い、討議の経過、決定事項に至るまで、明確に記録します。
議事録は、その会議に出席しなかった人にも必要な情報を正確に伝えられる共有文書となります。

議事録で最も重要な3点

議事録を初めて作成する方が知っておきたい重要なポイントは、会議で何が決まったかという「決定事項」です。
議事録に多くの情報が記載されていても、結局何が決まったのか分からなければ、意味がありません。

議事録で最も重要な3点は、「会議のテーマ(議題)」、「会議で決まったこと」、「やるべきこと(ToDo)」。
議事録の芯となるこの3つのポイントは、最重要項目となりますので、必ず要点をまとめておきましょう。

【5つのポイント】議事録の書き方

議事録は、その場にいなかった関係者にも共有されるので、誰が見ても簡潔で分かりやすく、明確に記載することが大切です。

上司が議事録をチェックするポイントは、決定事項が正しく書かれているか、読みやすく簡潔にまとめらかどうかです。
議事録は会議後に速やかに作成して、その日のうちに共有できるのが理想といえます。

①あらかじめ会議の目的を押さえる

議事録の作成は、会議が開始される前から準備をすることがあります。
何のために会議を開くのか、事前に目的をしっかり認識しておくことが大切です。
会議の目的を理解しなければ、要点をまとめるのが難しくなるので注意しましょう。

一度、過去の議事録に目を通しておくと、大体の作り方のコツを掴めるのでおすすめです。
会議の日時や参加者など、事前に分かる内容については会議の前から調べておきましょう。

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