情報共有

情報管理の重要性と仕事で徹底するためのポイントとは

現状の課題と達成目標を明確にする

情報管理を徹底するにあたり、現状の社内の課題を知るところから始めます。

管理者は一定の基準を持ってデータを管理できているか、データの使用者は共通の認識を持ってデータを活用できているか、達成目標を明確にしておく必要があります。

アップデートすることに目を向けることも大切ですが、過去の問題点を振り返り修正していく力も求められます。

情報管理をすすめる目的を明確にする

情報管理を徹底するためには、ビジネスニーズを特定しておく必要があります。

例を挙げると、顧客からの苦情や収益の減少、小売業であれば新製品の売り上げ動向など、情報管理を生かして予測を立てる方向性を考えなければいけません。

なぜ、情報管理を徹底していく必要があるのかを考えていくと、具体的な方向性が見えてきます。

ソリューションを選定 

情報管理の徹底にあたり、運用自体のソリューションも選定しておかなければいけません。

「核となるマスタデータの管理」「収集されるデータを統合するための管理」「データの質を落とさないための品質管理」これら3つは最低限抑えて必要があるでしょう。また、データが有益なものであり続けるためには、管理者と使用者の間でも密なコミュニケーションが要求されます。

例えば、会議議事録や契約書作成など文書情報を管理するクラウドツールならflouu(フロー)がおすすめです。メンバーを招待することでチームで文書を共有・管理をすることができます。

またメンバー間では文書の中でチャット形式でコミュニケーションを取ることもできるため、フィードバックや意見を述べたりしながら、内容をブラッシュアップすることもできるようになります。

さらにファイルの数が膨大になっても、フォルダ管理やラベルを付与することができるため、必要な情報を取り出すのに便利なツールです。

 

情報管理の効果を定量的に分析する

情報管理は、目標は達成できたのか常に振り返る必要があります。

社内にとってどのぐらい有益なものだったのかを算定して、これからの情報管理に生かしたものにしていかなければいけません。データを定量化(計測、集計、分析)していき、次なる目標に対しての予算や期間を決定する基準にしていきます。

予算と優先順位を明確にして推進の仕方を決める

どんなに大企業であっても1つのプロジェクトに対する予算は決まりがあります。

情報管理というプロジェクトに対しても限られた予算で取り組まなければいけません。その際に重要となってくるのが「優先順位」です。

情報管理を徹底させるための管理体制の構築、使用者へデータ管理を徹底するための必要経費など、今の時点で必要なことを、優先順位を付けて取り組んでいく必要があります。

情報管理はツールの導入がゴールではない

ビジネスの成功に直結する情報管理について紹介してきましたが、ツールの導入によって全てか解決するというものではありません。

もちろんツール導入によって得られるメリットは多数あるかもしれません。ただ、社内で情報管理が徹底されていない場合、ツールから算出される数値1つをとっても社員間で認識の違いが生まれ、データを算出した意味が無くなってしまいます。

また、有益なデータでありつづけるためにはデータの品質管理も求められてきます。情報管理を社内に徹底するためには、明確なビジョンを持って、管理者と使用者の間で共通の認識を持つための独自の取り決めやプロセスを1つ1つクリアしていく必要があります。

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