文書・文章作成

文章作成検定の種類や評価基準とは。文書作成能力を高めるポイントも解説

伝える相手と伝えたいことを明確にする

最初に、伝える相手を明確にしましょう。伝える相手によって、文書での言葉遣いやマナーが異なるためです。作成する文書は、社内向けなのか社外向けなのか、また上司なのか部下なのかを確認しましょう。

また、伝えたいことを明確にすることも重要です。たとえば、進捗の報告書であれば、進捗状況を書かなければいけません。クレームの報告書であれば、クレーム内容とその対応について書く必要があります。

それぞれの文書ごとに、伝える相手と伝えるべきことを明らかにし、読みやすい文書を心がけましょう。

構成を作成してから書く

文書を書き始める前に、まずは構成を作成しましょう。読みやすい文書にするためには、相手が理解しやすい流れにしなければいけません。構成を作成することで、文書全体の流れを確認し、論理的な文書を作成できます。いきなり文書を書き始めてしまうのではなく、まず構成を作成し、その構成に則って書き始めましょう。

まず書いてから体裁を整える

作成した構成をもとに文章を書く時は、最初から完璧な文章を書こうとするとうまくいきません。まず伝えたいことを全て文章に起こした後で、言葉遣いや言い回し、フォント等の体裁を整えましょう。こうすることで、自身が書いた文章を見返すことができ、より読みやすくわかりやすい文章を作成できます。

添削してもらう

書き上げた文書は、誰かに添削してもらいましょう。添削してもらうことで、客観的に自身の問題点を見てもらうことができます。自身の見直しだけでは見落としてしまう問題を上司や同僚によって指摘してもらうことで、より良い文書に改善することができます。

本で学ぶ

普段の文書作成の際だけでなく、文書作成能力を培うために、本からスキルを学びましょう。文書作成能力に対する注目の高まりから、現在では数多くの指導本が出版されています。

本は、初心者向けからプロのライター向け、またキャッチコピーの作り方など、さまざまな種類があります。例えば、「20歳の自分に受けさせたい文章講義」では、「話せるのに書けない」という方のために、文書作成の基礎を徹底解説した1冊です。

書き方がわからないという方は、自身に合った1冊を見つけて、徹底的に読み込みましょう。

検定を有効活用して文書作成能力を高めましょう

文書能力検定の特徴とスキルを身につける方法についてご紹介しました。情報を正確かつ論理的に伝える文書能力は、人とコミュニケーションを取る際に欠かせません。特に、文書作成する機会の多いビジネスパーソンは、身につけておくべき能力の1つです。

文書作成検定は、そういった能力を身につける目的として実施されています。検定では、シーンに応じた文書の種類や言葉の使い方、さらには表の書き方まで学べます。自身の文書作成能力に自信がないという方は、一度検定を受験してみましょう。

検定だけでなく、日頃の文書作成でも能力を培うことができます。文書を作成する際は、相手と内容の明確化、構成の作成、体裁の調整を意識しましょう。また、作成した文書は添削してもらい、本からも知識を学ぶことを忘れないようにしてください。

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