ナレッジ共有は組織のパフォーマンスの向上には必要不可欠であり、効率化を図るためにナレッジ共有ツールを導入する会社が増加しています。しかし、本当にツールがナレッジ共有の効率化に役立つのでしょうか？
また、ツールを導入する際は、どのように選ぶべきなのでしょうか？
この記事では、ナレッジ共有の概要とナレッジ共有ツールを導入するメリット、また導入する際のポイントについてご紹介します。
ナレッジ共有とナレッジマネジメントとは
ツールのご紹介の前に、ビジネスにおいて重要な「ナレッジ共有」と「ナレッジマネジメント」の意義についてみていきましょう。ただツールを使いこなすだけではなく、ナレッジ共有の概念や重要性を理解しておくことで、高い成果に繋がります。
ナレッジ共有の意義
ナレッジ共有とは、その名の通り知識を共有することです。会社や組織にとってナレッジ共有は必要不可欠です。では、なぜナレッジ共有が必要なのでしょうか？
ナレッジ共有の目的
ナレッジ共有の目的とは、主に以下の3点が挙げられます。
・パフォーマンスの向上
・業務の効率化
・暗黙知を形式知にする
まず、ナレッジ共有はパフォーマンスを向上させる目的があります。会社や組織にとって有益な情報やスキルは、個人が保有している状態では売り上げに大きく貢献しません。ナレッジを共有することで、多くの社員のスキルの底上げを図り、結果会社全体のパフォーマンスを向上させることができます。
また、ナレッジ共有は、業務の効率化にも繋がります。ナレッジ共有は、集めた情報や知識を共有するため、他の社員は再び収集し直す必要がなく、二度手間を防げます。
そして、ナレッジ共有は暗黙知を形式知に変える役割も果たします。簡単に言うと、特定の状況下において個人の経験値に基づいて使っている暗黙知を、論理的な表現手段によって伝達が可能な形式知に変換することです。こうすることで、ナレッジの属人化を防ぎ、社内の誰しもに共有できる状態にできます。
ナレッジ共有の4項目
ナレッジ共有の目的を理解していただいたところで、具体的には、何を共有すべきなのでしょうか？ 具体的に共有すべき内容として、以下の4項目が考えられます。
・知識
・顧客情報
・マニュアル
・事例
知識は、業務を通じて培った専門知識やスキルのことを指します。知識の共有は、社員全員のパフォーマンスの向上を図る目的があります。また、顧客情報の共有を行うことで、担当者が変わった場合に、スムーズに顧客情報を引き継ぐことができます。次に、マニュアルの共有では、資料作成手順など作業の効率化を図る目的があります。そして、過去の成功事例を共有することで、データとして蓄積し、他の業務や新たな提案に繋げることができます。
ナレッジマネジメントとは
次に、ナレッジマネジメントの意義をみていきましょう。ナレッジマネジメントとは、ナレッジ共有を進めるための手法です。ナレッジマネジメントの手法の1つに、ナレッジ共有を根付かせるための仕組み化が挙げられます。
例えば、ナレッジ共有のルールを明確にすることで、社員はどのようにナレッジ共有すればいいのかわかりやすくなります。また、ナレッジ共有の場を設けることで、ナレッジ共有が日常業務となるため、習慣化されます。
組織として高い成果を上げるために、ナレッジマネジメントが重要であることを理解して、効率的なナレッジ共有の仕方をみていきましょう。
効率的にナレッジ共有するには
ナレッジ共有は、ただ実施すればいいというわけではありません。社員や部門の多い会社では、周知すべきナレッジも多くなるため、ナレッジ共有を効率化しなければいけません。そこで、ナレッジ共有の効率化に役立つナレッジ共有ツールをご紹介します。ナレッジ共有ツールは、ナレッジ共有にかかる作業負担を軽減するため、ナレッジマネジメントに役立ちます。
ナレッジ共有ツールを使うメリット
ナレッジ共有ツールとは、データの一括管理や共有などが行えるツールです。ナレッジ共有ツールのメリットとして、以下の2点が挙げられます。
・効率的にナレッジ共有できる
・ナレッジを整理・編集できる
上述のように、ナレッジ共有ツールはナレッジ共有にかかる作業負担を軽減し、効率化を図れます。例えば、メールでナレッジ共有を行う際は、件名や本文を考えなければいけませんが、ナレッジ共有ツールはクラウド上で一括でナレッジを貯めることができます。
また、ナレッジ共有ツールは、ナレッジの整理や編集にも役立ちます。ナレッジ共有ツールで共有されたナレッジは、グループやカテゴリーごとに分別することができます。さらに、ナレッジにコメントができ、編集内容がリアルタイムで反映されます。
ナレッジ共有ツールの選び方
ナレッジ共有ツールには、さまざまな種類があります。ナレッジ共有ツールを導入する際は、以下のポイントを意識しましょう。
課題・目的に対する手段になっているか
ナレッジ共有ツールは、ツールごとに機能や特徴が異なります。そのため、自身に合ったナレッジ共有ツールを選ぶためには、ツールで何を解決したいのかを考え、その課題が解決できる機能が搭載されたナレッジ共有ツールを選ぶことが大切です。
月額利用料金
ナレッジ共有ツールは、無料（オープンソース）と有料のツールがあります。有料の場合、登録ユーザー数や機能数によって料金が変動こともあるため、必ず月額利用料金は確認するようにしましょう。また、ナレッジ共有ツールによっては、無料トライアルが設けられているため、まずは無料で試してみるのもおすすめです。
セキュリティ
ナレッジ共有ツールを選ぶ際は、セキュリティも注意しましょう。ナレッジ共有ツールには、会社や組織にとって重要な情報が蓄積されます。そのため、ナレッジ漏洩を防ぐためにも、セキュリティ体制が万全なナレッジ共有ツールを選びましょう。
操作性
ナレッジ共有ツールは操作性も大切です。使いづらいナレッジ共有ツールでは、社員は積極的にナレッジを共有しにくくなります。画面の見やすさやデザインなど、可能な限り操作性を確認するようにしましょう。
役立つナレッジ共有ツール
ナレッジ共有ツールを選ぶ際のポイントをご紹介しました。こちらでは、ナレッジ共有に役立つツール9選をご紹介します。特徴や機能を確認しながら、自身にあったナレッジ共有ツールを選びましょう。