考えられる原因
情報共有が進まない原因として、以下のように考えられます。
- 情報共有ツールを使うことが目的になっている
- ルールを細かく決め過ぎている
- 社員によって情報共有に取り組む姿勢が異なる
原因としては、主に情報共有の仕組みやルールに問題がある場合と社員の意識に問題がある場合が考えられます。では、それぞれの原因について詳しくみていきましょう。
情報共有ツールを使うことが目的になっている
情報共有ツールを導入しても、使うことが目的になっては情報共有は進みません。
情報共有ツールは、誰でも簡単に利用できるため、情報共有が進みます。しかし、利便性が高いために、むやみに情報共有してしまう恐れもあります。その結果、情報共有ツールを使うことが目的となり、意味なく情報を共有してしまいます。情報共有ツールは、あくまでも情報共有を効率化するための手段であることに注意しましょう。
ルールを決めていない
情報共有ツールを導入する場合、情報共有をする目的があるはずですが、その目的を明確にせずにツールの導入のみにとどまってしまうと、本来情報共有により達成したかったことが達成できない可能性があります。目的に沿って最低限のルールを決めることが重要です。具体的には、
- WHY：なぜ情報共有を行うのか？情報共有により達成したいことは何か？
- WHAT：何の情報を誰がどのタイミングで共有すればその目的が達成できるのか？
- HOW：どのような項目をどのような情報量で共有すればいいのか？
の3点において言語化やルール決めをしておくと、情報が散在する状況を防ぐことができます。
ルールを細かく決め過ぎている
情報共有では、ルールを明確にすることが大切ですが、厳格すぎるルールは、逆に情報共有の妨げになることがあります。
例えば、どんな小さな情報でも逐一共有すると決めてしまっては、忙しい部門や社員にとっては情報共有の負担が大きくなってしまいます。細か過ぎるルールによって、作業を効率化するための情報共有が作業の負担を増やす原因になります。
社員によって情報共有に取り組む姿勢が異なる
情報共有の制度を整備しても、社員によって取り組む姿勢が異なると情報共有は進みません。情報共有を進めるためには、メンバー全員の意識を向上させることが大切です。
例えば、部下が一生懸命情報共有しても上司が何も反応しないと、部下は情報共有する必要性を感じなくなります。また、遅れやトラブルを報告すると怒られるなど、情報共有に対して抵抗を感じる場合も、部下は情報共有を積極的に行わなくなってしまいます。
情報共有のコツ
では、情報共有を円滑に進める方法とは何なのでしょうか？ その方法は、仕組みやルール作り、社員の意識に対して対策をすることです。対策の前に、まずは対策するうえで重要なポイントをおさえましょう。対策の重要なポイントは、以下の2点です。
・ルールを明確にする
・重要性を理解してもらう
ポイントの1点目は、ルールを明確にすることです。ルールの明確化では、内容、手段、タイミングの3点をおさえましょう。この3点を明確にすることで、「いつ・どのように・何を」情報共有するかがわかるため、社員は情報共有しやすくなります。
ポイントの2点目は、社員の意識を向上させることです。情報共有は会社や組織の成長に必要不可欠であることも認識してもらいましょう。情報共有のメリットを具体的に提示すると、認識してもらいやすくなります。
対策
では、実際に情報共有不足を解消するために対策を行いましょう。ツールの導入、ルールの決定、社員の取り組みの3つの原因から対策をご紹介します。
目的をもって情報共有ツールを利用する
情報共有ツールを導入する場合は、目的をもって利用するようにしましょう。情報共有ツールは、あくまでも情報共有を効率化するための手段です。情報共有ツールを利用する際は、何のために利用しているのか、目的を明確に言語化できるレベルまで落とし込んでおくことが大切です。
また、情報共有ツールを有効活用するために、ルールや仕組みを作ることも1つの手です。情報共有ツールの使い過ぎを防ぐには、時間帯や内容を指定するなど、ある程度使い手をコントロールすることも必要です。
例えば、flouu（フロー）という情報共有ツールは、ドキュメント形式でテキストや画像、youtubeなどのリンクを貼り付けることで動画の共有も可能です。
作成したグループからメンバーを招待することで簡単に情報共有することができます。
文書を入力する画面には、コメントを付け合うことでコミュニケーションをすることができます。指定箇所をピンで止めてからコメントを行うため、長い文書でもどの部分にフィードバックがあったのか、一発で確認することができます。
さらに、コメントを行うごとに、SlackやChatworkにも通知させることができるので、画面を開いていない相手にもすぐに伝えることができる便利なツールです。
ルールは柔軟に変更する
情報共有では、ルールを決めることが大切であると解説しました。しかし、ルールを細かく決め過ぎていると、社員の負担となってしまいます。ルールを決める際は、固定化せずに、部門やグループごとに柔軟に変更しましょう。
上述の例で言えば、会社全体で大まかなルールを決め、部門の忙しさに応じて情報共有のルールの内容を変更します。ポイントは、会社全体のルールを細かく決めるのではなく、部門ごとにルールを細かく変更し、ルールを作り上げることです。
メンバー同士の連携を重視する
情報共有を進めるためには、メンバー同士の連携を重視しましょう。上司だけや部下だけで取り組む姿勢が異なっては、情報共有は進みません。情報共有に対して、上司と部下を含めたメンバー全員が取り組む仕組みを作ることが大切です。
メンバー同士の連携を深めるためには、情報共有を率先するリーダーや担当者を決める方法がおすすめです。リーダーが積極的に取り組めば、ほかの社員も積極的に情報共有ができます。
情報共有が進む環境づくりを心がける
情報共有不足を解消するためには、環境づくりも大切です。具体例としては、誰でも情報共有ができる環境にするために情報共有ツールを導入したり、定例で情報共有の時間を設けるなどさまざまあります。
また、普段からコミュニケーションがとれるようにオフィス環境を整えることも1つの手です。情報共有ツールは、便利ですが、コミュニケーションが希薄になりがちです。そのため、誰でも自由に利用できるフリースペースを設けることで、休憩時間などに情報共有を促すことができます。
情報共有は生産性の向上や円滑なコミュニケーションに欠かせない
情報共有を行うことのメリットについてご紹介しました。情報共有には、①必要な情報を取捨選択する②ナレッジの属人化を防ぐ③業務の生産性を上げる④コミュニケーションを活性化する、4つのメリットがあります。つまり、情報共有は会社や組織の成長を促すために必要不可欠です。
一方、情報共有が行われないと、トラブルの把握の遅れや人間関係の悪化などのリスクが発生します。また、情報共有の制度があっても、厳しすぎるルールや重要性の理解が乏しい場合にも情報共有のメリットを享受できません。情報共有を行う際のおすすめは、
①目的を持って情報共有ツールを使う
②ルールを柔軟に変更する
③メンバー同士の連携を重視する
この3つのポイントを意識して、正しい方法で情報共有することが大切です。