業務を効率的に進めるために、情報共有に取り組んでいる会社や組織が多いと考えられます。
しかし、本当に情報共有を行うことにメリットがあるのでしょうか？ また、実際に取り組んでいる情報共有は正しい方法なのでしょうか？ こちらの記事では、情報共有のメリットや情報共有を行わなかった場合のリスク、また、正しく情報共有を行う方法についてご紹介します。
情報共有とは
そもそも情報共有とは、情報を収集、整理、共有するまでの一連の流れを指します。とはいっても、情報を共有するだけでは甘く、共有された情報が活用され、仕事の成果に繋がってこそ情報共有の価値があります。
有益な情報を共有するだけでも1つの価値ですが、組織の他のメンバーに活用されて会社の利益に繋がってこそ大きな価値を発揮するのが情報共有です。
情報共有のメリット
では、実際に情報共有をすることで、会社にはどのようなメリットがあるのでしょうか？ 情報共有のメリットは、以下の4点が挙げられます。
- 組織の成長のために必要な情報を取捨選択できる
- ナレッジの属人化を防げる
- 業務の生産性を上げる
- コミュニケーションを活性化できる
それぞれのメリットについて詳しくみていきましょう。
1.組織の成長のために必要な情報を取捨選択できる
情報共有のメリットの1点目は、組織の成長のために必要な情報を取捨選択できることです。個人が保有している情報は、会社や組織にとって必要な情報かを見極めなければいけません。情報共有を行うことで、メンバー同士で情報を取捨選択するきっかけとなり、必要な情報を組織に蓄積することができます。
2.ナレッジの属人化を防げる
情報共有のメリットの2点目は、ナレッジの属人化の防げるです。そもそも、ナレッジの属人化とは、技術やノウハウを個人や少人数しか保有していない状態を言います。このような状態では、社内で技術やノウハウが引き継がれず、一から情報を集めたり、調べ直す手間がかかってしまいます。
しかし、情報共有を行うことで、技術やノウハウを多くの社員に共有でき、社員のスキルを底上げに繋げることができます。
3.業務の生産性を上げる
情報共有のメリットの3点目は、業務の生産性を向上できることです。上述のように、情報共有することで、ナレッジが共有され、多くの社員のパフォーマンス向上に繋がります。
さらに、過去のデータや顧客情報も共有すれば、一から情報収集する必要がなくなります。情報収集に限らず、企画書やプレゼン資料のマニュアル化すれば、資料作成も効率的に行えます。情報共有は、作業の二度手間を防ぎ、効率的に作業を進められるようになります。
4.コミュニケーションを活性化できる
情報共有のメリットの4点目は、コミュニケーションの活性化できることです。例えば、ノウハウの共有で議論が始まったり、進捗報告などで上司と部下の繋がりが深まるなど、情報共有がコミュニケーションを取るきっかけになります。特に、チームで業務を進めることが多い会社や組織では、チームワークが必要になるため、コミュニケーションは重要です。
また、コミュニケーションが活性化されることで、新たなアイデアや発想が生まれる可能性もあります。議論が深まることで、個人では発見できなかった視点が生まれ、アイデアが生まれるきっかけとなります。
情報共有をしない場合のリスク
情報共有を行うことには、メリットがあると明らかになりました。一方、情報共有を行わなかった場合、会社や組織には以下のような問題点が発生します。
- 進捗状況やトラブルが把握できない
- 作業効率の低下
- 人間関係の悪化
情報共有不足は、トラブルの発見の遅れや作業効率の低下、さらにはコミュニケーションにも悪影響を及ぼします。では、それぞれのリスクについて具体的にみていきましょう。
進捗状況やトラブルが把握できない
情報共有不足は、進捗の遅れやトラブルの把握が遅れる原因となります。情報共有がきちんと行われている会社や組織では、日々の進捗状況を把握できているため、遅れやトラブルを早期発見できます。
しかし、情報共有が行われていない場合、社内で業務の進捗が把握できません。特に、新入社員や若手社員は進捗の遅れやトラブルの共有に抵抗があるため、トラブルが発生しても隠す恐れがあります。上司は問題が深刻化してから把握する可能性があるのです。
作業効率の低下
情報共有不足は、作業効率の低下にも繋がります。上述のように、マニュアルを共有すれば、他の社員が一から情報収集したり、資料を作成する手間を省けます。
しかしながら、情報共有が行われないと、情報収集や資料作成に手間と時間がかかってしまい、作業効率の低下に繋がってしまいます。
人間関係の悪化
情報共有が行われない会社や組織では、人間関係が悪化する恐れがあります。ノウハウの共有は、作業の効率化やパフォーマンスの向上に必要不可欠です。しかし、上述のように、情報を囲い込む社員がいる場合、他の社員は作業効率が上がらず、不満や不信感を募らせるため、人間関係の悪化に繋がります。
また、情報共有が不足していると、コミュニケーションも活発化しません。そのため、上司と部下や同僚同士の交流も減り、チームワークの低下する恐れがあります。
情報共有がうまくいかない要因と打ち手
情報共有が機能していない弊害があることは理解していても、情報共有が進まず、作業効率の低下や人間関係が悪化している会社や組織は多いのではないでしょうか。では、なぜ情報共有が進まないのでしょうか？ その原因と対策をみていきましょう。