情報共有ツールを導入する
効率的な情報共有の手段の1つに、情報共有ツールの導入が挙げられます。情報共有ツールとは、チャット機能や資料作成など、情報共有に必要な機能が搭載されたツールであり、ビジネス版コミュニケーションツールとも呼ばれます。
情報共有ツールは、共有作業やコミュニケーションの効率化など、さまざまなメリットがあります。
メリット
情報共有ツールは、以下のようなメリットが挙げられます。
・集めた情報に編集やコメントができる
・情報をグループやカテゴリーごとに整理できる
・収集した情報はいつでも誰でも閲覧できる
・相手のタスクやスケジュールが把握しやすくなる
・一度に複数の人とコミュニケーションがとれる
多くの情報共有ツールは、クラウド上で情報を共有します。そのため、共有した情報に対して編集やコメントがリアルタイムで反映され、さらにパソコンやスマホなど、複数のデバイスからアクセスすることができます。
また、情報は一括で管理されているため、情報共有を探す手間が省かれます。共有された情報は、グループやカテゴリーごとに整理できるため、一目で必要な情報がどこにあるかを把握できます。
デメリット
情報共有ツールは、情報共有を効率化できる一方で、以下のようなデメリットもあります。
・料金がかかる場合がある
・対人コミュニケーションが希薄になる
・通知で業務に支障が出る場合がある
情報共有ツールによっては、利用料金が発生する場合があります。有料の情報共有ツールを導入する際は、トライアル期間で試してみることをおすすめします。
また、情報共有ツールは、情報共有が効率的にできてしまうために、むやみに利用される可能性もあります。むやみに共有すると、すべての共有を情報共有ツールで済ませてしまい、コミュニケーションが希薄になる恐れもあります。
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情報共有ツール・アプリ13選。情報共有の効率化に役立つツールを選ぶポイントとは
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おすすめツール
情報共有ツールにはさまざまな種類があるため、導入する際は機能を確認しましょう。
例えば、情報共有ツールの1つに、チームでの文書作成に特化した情報共有ツールflouu（フロー）があります。
複数人で文書を同時にリアルタイム編集する機能や、文書を書きながらチャット、コメントができる機能があり、情報共有のベースになる記事・ドキュメントを効率的に作成することが可能です。また、個々の記事・ドキュメントには様々なラベルがつけられるため、蓄積された情報を簡単に探し、活用することができます。
このようなツールを利用し、情報共有のハードルを低くし、情報共有を活性化させていきましょう。
情報共有を根付かせるための注意点
情報共有を進めるためには、まず情報共有の項目と手段を決定し、情報共有ツールで効率化を図ることがポイントだと解説しました。ここからは、情報共有を進めるうえでの注意点についてご紹介します。
ルールは固定化せず、その都度柔軟に対応する
情報共有の手段などのルールは、固定化せずに、柔軟に対応できるようにしましょう。例えば、忙しい部門にてどんなに小さな情報も逐一メールで共有すると決めてしまっては、情報共有する側には大きな負担となってしまします。
このような場合には、情報共有の手段をメールに限定せず、口頭での共有など柔軟に変更し、その部門にあったルールを作り上げましょう。
メンバー同士で連携する
情報共有の習慣化には、メンバー同士の連携が必要不可欠です。例えば、情報共有を進めるために、上司だけ情報共有を積極的に取り組んでは意味がありません。それでは、部下は情報共有の重要性を理解せず、部下の進捗やトラブルの報告が遅れる恐れがあります。情報共有を根付かせるためには、上司だけでなく部下も取り組む必要があります。
情報共有は会社の利益を上げるために必要
情報共有の目的、進め方、注意点についてご紹介しました。情報共有は、情報を収集、整理、共有の流れで行われ、ナレッジの共有やコミュニケーションの活性化など、会社や組織に必要不可欠です。
一方、情報共有がうまく機能しないと、会社や組織にとって大きなリスクをもたらします。情報共有不足は、トラブルの把握の遅れや業務の非効率化、さらには人間関係の悪化の恐れもあるため、正しい方法で行う必要があります。
情報共有の際は、正しい方法で進め、必要に応じてルールの変更や情報共有ツールの導入を行いましょう。