チームコミュニケーション 情報共有

営業で情報共有を徹底するための方法とは。情報共有の仕組み化に役立つツールもご紹介

2019年10月22日

営業において、情報共有が進まず、効率的に業務が進んでいないと課題を抱えている方は多いのではないでしょうか?こちらの記事では、営業における情報共有の仕組み化と役立つ情報共有ツールをご紹介します。営業の情報共有を活性化し、生産性が高い組織づくりを実現させましょう。

営業における情報共有の重要性

営業では、営業成績の向上や正確な売上予測に繋げるために、情報共有が必要です。情報共有を行う前に、情報共有で共有すべき内容と、情報共有のメリットを詳しくみていきましょう。

営業で共有すべき情報

営業で共有すべき情報は、以下のようなものが挙げられます。

  • 顧客情報
  • 過去の成功および失敗事例
  • タスク・スケジュール

顧客情報では、単に顧客に関する情報だけでなく、過去に提案した情報も共有することで、より詳細な顧客情報を把握できます。また、過去の成功した事例を共有すれば、最短で成果に繋がる取り組みを実践しやすくなります。一方、失敗した事例を共有することも重要で、過去の失敗事例をもとに次の打ち手を実施し、再発防止や新たな成果に繋げられます。そして、社員同士のタスクやスケジュールを把握することで、進捗状況を確認し合い、リスクをいち早く察知し、早期に打ち手が打てるようになります。

情報共有するメリット

情報共有のメリットはさまざまありますが、大きく以下の3点です。

  1. ノウハウを共有することでチームの営業成績が向上する
  2. 売上予測が正確になる
  3. 営業戦略立案に繋がる

ここでは、それぞれのメリットについて詳しく解説します。

1.ノウハウを共有することでチームの営業成績が向上する

顧客情報や業務を通じて得た情報は、会社にとって貴重です。しかし、営業職が得た情報や蓄積したノウハウは属人化しやすく、会社全体での高い成果には繋がりづらくなります。そこで、情報共有を徹底することで、すでに別の社員が取り組んだ経験がある事例を1から取り組む必要がなく、チーム全体の生産性を上げることができます。

2.売上予測が正確になる

情報共有は、情報を他の社員に共有するだけでなく、情報を一括管理する役割もあります。営業職にとっては、現状確定している売上数字と、月末や年度末に着地するであろう営業数字の情報は非常に重要です。売上に関する情報共有を逐一することで、タイムリーに行動を修正できるかつ、売上予測が正確になります。

3.営業戦略立案に繋がる

営業において情報共有を徹底することで、タイムリーに行動を修正し、都度適切な営業戦略を立てやすくなります。また、過去の成功事例や失敗事例を営業全体で共有すれば、その情報を基に最適な戦略を立てられます。

情報共有にはツールがおすすめ

情報共有の方法は、メールや口頭などさまざまあります。そのなかで、最もおすすめな方法が情報共有ツールです。ここからは、情報共有ツールの具体的なメリットと導入の際のポイントをご紹介します。

ツールを導入するメリット

情報共有ツールを導入するメリットは、大きく以下の2点が挙げられます。

  1. 情報共有を効率化できてスピードが上がる
  2. 情報の属人化を防ぐ

では、それぞれのメリットについてご紹介します。

1.情報共有を効率化できてスピードが上がる

メリットの1点目は、情報共有を効率化し、事業のスピードを上げられることです。情報共有を毎回メールで行っていては、手間と時間がかかってしまいます。また、口頭だけで行っても、あとで情報を見返すことができません。情報共有ツールは、クラウド上で資料や顧客情報を一括管理できるため、誰でも簡単に情報共有ができ、作業を効率化できます。

2.情報の属人化を防ぐ

メリットの2点目は、情報の属人化を防ぐことです。情報が属人化してしまうと、その社員が異動や転職をした場合に、顧客情報やノウハウが失われる可能性があります。そこで、普段からツールで情報共有をすれば、万が一の際にも他の社員が対応でき、ノウハウが失われることを防げます。

ツールを導入する際のポイント

ツールは、情報共有を効率化しますが、導入する際には注意が必要です。情報共有ツールを導入する際は、目的を明確にし、情報共有をしやすい環境を整備することです。

情報共有ツールを導入しても、社員が「何のために情報共有するのか」を理解できていなければ、本来の目的とズレた作業になってしまいます。なぜ情報共有が必要なのかを社員に浸透させておかないと、情報共有をすることが目的化し、適切な成果に繋がりません。

また、情報共有ツールを使いやすい環境に整えることも大切です。まずは、リーダーとなる社員が積極的に活用し、部下や新人社員でも気軽に使える働きかけをしていきましょう。

おすすめの情報共有ツール

情報共有ツールは、ビジネスチャットツール、営業支援ツール(SFA)、グループウェア大きく3種類に分けられます。それぞれの種類ごとに、おすすめの情報共有ツールをご紹介します。なお、以降で紹介する料金や機能に関しては、2019年10月現在のものを記載しています。

ビジネスチャットツール

ビジネスチャットツールとは、チャット機能に特化した情報共有ツールです。多くの社員と効率的にコミュニケーションを図りたい方におすすめです。

Slack

Slackは、世界で1000万人以上が利用するコミュニケーションに特化した情報共有ツールです。個人同士のチャットだけでなく、グループを作成し、複数のメンバー同士でチャットができます。アプリにも対応していて、パソコンだけではなく、スマホからも利用可能です。使い方に関する不明点があれば、Slackに備わったチャットボットがリアルタイムで対応してくれます。プランは、中小企業向けの月額850円と大企業向けの月額1,600円の2種類です。

Slack

ChatWork

ChatWorkは、Slackと同様にグループを作成し、多くのメンバー同士でコミュニケーションができる情報共有ツールです。大和証券やサイバーエージェントなど、国内で23万社以上が導入しています。ファイルの容量制限がないため、画像やExcelデータを多数送ることもできます。タスク管理機能が備わっていて、グループごとのタスクを管理、共有が可能です。

Chatwork

営業支援ツール(SFA)

営業支援ツール(SFA)とは、予実管理や案件管理、営業成果報告など、営業の効率化に特化したツールです。営業部門のツールとしておすすめです。

Salesforce Sales Cloud

Salesforce Sales Cloudは、Salesforceが提供する代表的な情報共有ツールです。顧客管理からメール、カレンダー、売上予測など多数の機能が搭載されています。さらに、Salesforce Sales Cloudには、AIが搭載されていて、営業担当者に効果的なアプローチを提案してくれます。Salesforce Sales Cloudは、パソコン、スマホ、タブレットに対応しているため、場所を問わず情報を共有・閲覧できます。

SalesForce

Senses

Sensesは、営業に関する情報を一括管理できる情報共有ツールです。特徴は、顧客情報を自動収集する機能です。ツール上で顧客ごとに、財務情報やプレリリースなどの顧客情報を自動収集するため、検索する手間が省けます。Sensesは、月額料金25,000円〜の有料ツールですが、14日間無料のお試し利用ができます。

Senses

Microsoft Dynamics 365

Microsoft Dynamics 365は、Microsoftが提供する営業支援ツールです。Officeと連携できるため、Excelや WordなどをMicrosoft Dynamics 365上で管理できます。AIを活用した高度な分析、スコアリングによって、コンバージョン率と成約率の向上に繋げられるツールです。

Microsoft Dynamics 365

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