文書・文章作成

報告書の書き方の基本フォーマット 出張報告やクレーム報告など例文を交えて解説

基本フォーマット

報告書の基本フォーマットは、以下の通りです。

 

作成日と宛先、作成者を記載したあとは、何についての報告書なのかわかるようにタイトルを中央に明記しましょう。また、箇条書きで内容をまとめる場合は、中央に「記」と記し、「以上」で締めるのがマナーです。

こちらの基本書式のフォーマットを用意し、必要に応じて書き方を工夫しましょう。

例文

お詫びや出張、クレームが発生した際はビジネス文書を作成し、社内もしくは社外に報告する必要があります。その際、スムーズに報告書作成できる例文をこちらでご紹介します。

お詫びと報告書

社外向けのお詫びと報告書の書き方の例文です。

ポイントは、謝罪と原因、そして今後の対策の3点を明記することです。まず、ミスによりトラブルや事故が発生した場合は、冒頭で謝罪の気持ちを伝えましょう。自身に非がある場合は、何よりもまず謝罪することが大切です。そして、ミスの原因と今後の対策について掲載することで、クライアントが安心して関係を続けられるように心がけましょう。

研修・出張報告書

研修・出張報告書の書き方の例文です。

ポイントは、研修や出張の内容に加えて、参加したことで得られた成果、今後どう業務に活かすかも明記することです。例えば、出張報告であれば、今回の商談で得られた成果を簡潔に記載します。また、課題を発見した場合は、その課題をどう改善し、今後の商談でどのように活かすかを報告することで、読み手は出張先で何を学んだかを把握することができます。

イベント報告書

イベント報告書の書き方の例文です。

ポイントは、イベントの内容に加えて、実施したことに対しての所感も明記することです。ただし、所感を明記する際は、簡潔にまとめることを心がけましょう。所感は、長々と感想を述べるのではなく、何を得られ、今後どのように活かすかを明記することが大切です。

クレーム報告書

クレーム報告書の書き方の例文です。

ポイントは、クレームの所在を明らかにし、今後のリスク管理に活かすことです。クレーム報告書では、クレームがあったことの報告に加えて、再発防止のためにクレーム内容を管理し、会社やチーム全体で改善する目的があります。そのため、内容が把握しやすいように、クレーム内容と原因、そして対応策を明記しましょう。

なお、クレーム報告書を作成する際は、事実確認を必ずしましょう。もし、不当なクレームであった場合でも、謝罪をしてしまうと自社の立場が不利になる可能性があるためです。

報告書作成のポイントを押さえて適切な文書をつくりましょう

ビジネス文書の報告書の作成方法と例文をご紹介しました。報告書には、社内向けや社外向け、また定期や不定期報告書など、さまざまな種類があります。報告する相手や内容によって、報告書の作成方法が異なるため、作成する際は、まず誰に何を伝える報告書なのかを明確にしましょう。また、読みやすい報告書にするために、構成を作成し、箇条書きを活用するなど、簡潔な報告書を心がけましょう。

もし、報告書を作成することが多い方は、基本フォーマットを1つ用意することをおすすめします。基本フォーマットがあれば、報告内容によって書き方を変更するだけでいいため、効率的に作成することができます。忙しいビジネスパーソンは、報告書の書き方だけでなく、効率的に作成する方法も工夫しましょう。

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