社内情報共有における課題
社内の情報を共有することはコミュニケーションの円滑化や業務効率の改善などにとって必要不可欠です。
情報共有の主な手段としてメールが挙げられますが、過去の経緯を遡ったり必要な情報を検索したりする際に不便なことも多いです。
そのため社内共有を円滑に進めるためにさまざまなツールが用いられています。
しかし、ツールの利用が難しい場合はかえって情報共有に時間がかかってしまうことでしょう。
そこで今回は社内共有によく用いられているツールやそのメリット・ツール活用のポイントをご紹介します。
円滑に社内情報共有を進めるには（ツールのメリット）
円滑に社内で情報共有を進めるためには社内共有ツールを用いることが最も効果的でしょう。
従来のメールや電話、FAXといった連絡方法よりも格段に早いやり取りを行うことが可能であるためです。
また共有サーバーで共有フォルダを作れば、社内の情報を一括整理し情報を社員全員で共有できます。
このように円滑に社内で情報共有を進めるには社内共有ツールを利用することが書かせません。
以下にツールのメリットや選び方を詳しく解説します。
社内情報共有ツールのメリット
ではまず社内情報共有ツールのメリットを解説します。
社内情報共有ツールを導入するメリットは主に４つ挙げられます。
１社内情報共有にかかる手間を削減
例えばメールであればまずメールアドレスの確認から始まり、タイトル決めやCCに誰を入れるか、署名はどうするかなど様々な形式をビジネスシーンでは気にしなければなりません。
しかし社内情報共有ツールはそういった面を気にせず非常に円滑に情報を共有することが可能です。
伝えたい情報を迅速に伝達することができます。
2.情報を一括整理・管理
ファイルサーバーで保存場所を共有
社内情報共有ツールを利用することで、情報の一括整理や管理が容易となります。
社員ごとでばらばらだった情報を共有ツールによって一つにまとめられるようになるのです。
情報のすり合わせを迅速に行え、業務の効率化に繋がります。
3.情報の検索や更新を簡易化
社内情報共有ツール内にドキュメントやフォルダを作成し、関連する情報をまとめることによって情報の検索や更新を簡易化することができます。
例えば社内で新しい製品が発売された際、その情報を共有ツールに載せておけば社員全員が簡単に検索することができるようになります。
また管理権限を社員全員に付与すれば更新も容易で、常に最新の情報が更新されます。
4.コミュニケーションの活性化
社内情報共有ツールをパソコンだけでなくスマートフォンなどにインストールすれば、外部にいても迅速に連絡が取れコミュニケーションが活発化します。
また複数が参加できるチャット機能を使えば、1対1のやりとりでなく複数名と一挙にやり取りをすることが可能です。
社内情報共有ツールの選び方
先述したように社内情報共有ツールにはさまざまなメリットがあります。
しかし、メリットが多いからと言ってただ導入すれば良いとうわけではありません。
次に社内情報共有ツールを選ぶ際のポイントをご説明します。
1.社内の課題を明確にした上で使い方を設定にする
まず最も重要なことは自社の課題を明確にし、使い方を明確にした上で使い方を設定するということです。
課題が不明瞭なまま社内情報共有ツールを導入しても、どのように使用して良いかわからずあまり使われないままという事態に陥りかねません。
そのツールを導入することによって社内のどの課題を変えたいのか、どのように使ってもらいたいのかといったことを明確にしておけば、スムーズに導入を行えるようになります。
2.使いやすいかどうかを重視する
先述しましたが、社内の情報共有の課題として「情報共有を推進しても社員の間で浸透しない」というものがあります。
この原因の一つとして「新しいツールが使いにくく従来使用しているメールの方が良い」というものが挙げられるでしょう。
使いづらいツールの使い方を覚えるよりも、慣れ親しんだメールを使い続けた方が良いというのは当然言えます。
そのため、社内情報共有ツールを選ぶ際には「使いやすさ」を重視しましょう。
役立つ社内情報共有ツール
これまで社内情報共有ツールのメリットや選び方をご紹介いたしました。
社内で情報共有をするにあたり、これらのツールがいかに効果的であるかおわかりいただけたと思います。
しかし、社内情報共有ツールと一言で言っても種類によって特化した機能が異なるのです。
今回は「データ共有」「社内コミュニケーション」「スケジュール・タスク管理」の3つの機能から、各種の社内情報共有ツールの強みや特徴をご紹介します。
データ共有に特化したツール
まずデータ共有に特化したツールをご紹介します。
flouu
情報共有ツールflouu（フロー）は、複数人で文書を同時にリアルタイム編集する機能や、文書を書きながらチャット、コメントができる機能があり、情報共有のベースになる記事・ドキュメントを効率的に作成することが可能です。
また、個々の記事・ドキュメントには様々なラベルがつけられるため、蓄積された情報を簡単に探し、活用することができます。
加えて文書のバージョン（版）の記録やバージョン間の差分の確認機能も充実しているため、これまでに文書がどのような修正が加えられてきたのかが一目でわかります。
GoogleDrive
Google DriveはGoogleが提供している社内情報共有ツールです。
Googleのアカウントを持っていればすぐに無料で始めることができます。
共有カレンダーやドキュメント、スプレッドシートなどにより社員のスケジュールや文書などさまざまなデータを簡単に共有できます。
またGmailなどのGoogleサービスと連携できるのも大きな魅力です。
Kibela
Kibelaは株式会社ビットジャーニーが提供している社内情報共有ツールです。
その最大の特徴は情報共有がBlog形式とWiki形式に分かれていること。
個人で発信する情報はBlog形式で、複数で情報を更新していく際はWiki形式を用います。
特にWiki形式の情報発信は社内掲示板として優れており、社員全員に共有して欲しい情報を簡単に発信することが可能です。
また非営利団体であれば6名以上の利用でも無料で利用することができます。
NotePM
NotePMは株式会社プロジェクト・モードが提供しているドキュメント専用の社内情報共有ツールです。
事前に設定すれば業務プロジェクトやチーム単位で情報の公開範囲を設定できるなど、フォルダを階層化し情報を見やすくすることが可能です。
また添付ファイル名だけでなくその中身を対象にを全文検索する機能があり、欲しい情報をすぐに見つけることができます。
Qiita:Team
Qiita:TeamはIncrements株式会社が提供している社内情報共有ツールです。
社内ドキュメントを一括管理することができます。
直感的な操作で文書作成が容易であることが特徴です。
またフォルダの階層構造がなく、タイムラインが一つであるため書いた文書の共有を簡単に行うことができます。
文書ごとにコメント欄が用意されているため、各文書の意見交換の場として活用することも可能です。
Dropbox
DropboxはアメリカのDropbox,inc.が提供しているオンラインストレージサービスです。
個人向けオンライストレージサービスでは最も有名なものの一つでしょう。
しかし、Dropbox Businessというビジネス向けのサービスも提供しています。
個人向けのサービスと最も大きな違いは管理機能が存在することです。
管理機能によってメンバー登録・削除や特定のメンバーのみが共有できるフォルダの作成などを行うことができます。
この機能により情報漏洩を防ぐことができ、ビジネス用ツールとして非常に優れています。
また共有フォルダ内で共同作業を行うことも可能で、作業は自動で共有されるため非常に便利です。
Stock
Stockは株式会社リンクライブが提供している社内情報共有ツールです。
シンプルさと使いやすさを重視しており、簡単にチーム内の情報ストックとタスク管理ができます。
しっかりとストックされていくため、従来のチャットツールのように情報が流れていくことがありません。
またストック方法もチャット画面にドロップするだけで行えるので、非常に扱いやすいツールと言えるでしょう。
Confluence
Confluenceはオーストラリアのアトラシアン社が提供している社内情報共有ツールです。
テンプレートが複数用意されているためドキュメントが作成しやすく、階層構造で管理することが可能です。
このようにConfluenceは情報共有のステップが簡単で見た目もわかりやすいため、社内Wiki作成などに重宝されています。
世界的に高い評価を受けており、NASAやBMWなど世界で10万以上の企業が導入しています。
社内コミュニケーションに特化したツール
次に社内コミュニケーションに特化したツールをご紹介します。