情報共有

情報共有に必要なビジネスメールを作成するポイントとは。件名や敬語などビジネスで使えるマナーを解説

1.議事録の送付

メールで議事録を共有する場合は、以下のポイントを意識しましょう。

・件名に議題と日付を表記する

・議事録の内容をメール本文でまとめる

・議事録の添付を確認する

まず、件名には議題と日付を表記するようにしましょう。件名に表記されることで、受信者は何の議事録か把握できます。次に、メール本文で議事録について要約します。議事録の内容をまとめることで、会議に不参加だった社員も内容を把握できます。そして、最後に議事録の添付忘れがないか確認しましょう。

以下は、議事録の送付の例文です。件名に議題と日付がきちんと記載されていることで、ひと目でわかる内容となっていますし、会議の検討項目に沿って要約されているので、わかりやすいメールになっています。

件名:◯月◯日商品開発会議の議事録お疲れ様です。

〇〇部の〇〇です。

商品開発会議の議事録が完成しましたので、お送りします。ご確認のほど、よろしくお願いいたします。

【日付】

◯月◯日 午前10時〜11時

【議題】

〇〇月に販売予定の新商品の提案

【決定事項】

①〇〇〇〇

②〇〇〇〇

2.進捗報告

メールで進捗報告する場合は、以下のポイントを意識しましょう。

・進捗状況についての現状

・目標との乖離

・目標の達成(未達成)

メールで進捗報告する場合は、進捗状況について現状、目標との乖離、目標が未達成であればその原因の3点を共有することで、受信側は進捗状況を把握しやすくなります。

以下は、進捗報告の例文です。進捗状況と目標との乖離、その原因までわかりやすくまとめられているのが読み取れます。

件名:〇〇の進捗報告お疲れ様です。

〇〇部の〇〇です。

〇〇の進捗状況につきまして、ご報告いたします。

【売上】

〇〇円

【達成率】

〇〇%

【未達成の原因】

①〇〇〇〇

②〇〇〇〇

なお、イベントに関しまして、開催地が以下の通り変更となりました。ご確認のほど、よろしくお願いいたします。

【開催地】

〇〇

【日時】

〇〇月〇〇日 〇〇:〇〇〜

3.クライアントのメールを転送

クライアントのメールを転送する場合は、以下のポイントを意識しましょう。

・メール本文に転送した経緯を表記する

・転送メールを編集しない

転送した経緯など一言添えるようにしましょう。言葉を添えずに転送してしまっては、受け取った側もどう対応すればわかりません。

また、転送メールを勝手に編集してはいけません。編集や書き換えはマナー違反であり、事実の改ざんと見なされます。

以下は、転送の例文です。転送メールを送って、何をしてほしいかが明確に記載されています。

件名:Fw:株式会社〇〇お疲れ様です。

〇〇部の〇〇です。

〇〇の商品について、クライアントより問い合わせがありました。

問い合わせへのご対応をお願いいたします。

転送メール本文

情報共有にビジネスメールを使うデメリット

これまでは、情報共有の目的とメール作成のポイントについてご紹介しました。情報共有で頻繁に活用されるメールですが、メールには以下のようなデメリットが挙げられます。

  1. 毎回メールを作成しなければいけない
  2. 相手が読んでいるのか把握できない
  3. メール(情報)を探すのに手間がかかる
  4. 共有漏れの恐れ

基本的に、メールは相手の反応がすぐにわかるものではありません。そのため、相手が本当に読んでいるのか、また正しく共有されているのかを把握できないという特徴があります。

1.毎回メールを作成しなければいけない

メールのデメリット1点目は、毎回メールを作成する手間がかかることです。メールを作成する場合、毎回件名やメールを考えなければいけません。さらに、ビジネスメールでは、マナーや敬語にも注意しなければいけません。情報共有する度に、メールを作成しなければいけないため、口頭や情報共有ツールでの情報共有に比べて、共有に手間がかかってしまいます。

2.相手が読んでいるのか把握できない

メールのデメリット2点目は、相手が読んでいるか把握できないことです。メールは送信した後、メール受信者が返信しなければ、メール送信者には「メールを確認したこと」が伝わらず、情報共有できているのかがわかりません。

3.メール(情報)を探すのに手間がかかる

メールのデメリット3点目は、メールを探すのに手間がかかることです。共有したい情報は、基本的にメールの本文、もしくは添付資料で共有されます。そのため、過去に共有された情報は、メールを遡って探さなければいけません。共有された情報をすぐに活用したい場合でも、過去のメールに埋もれてしまう可能性があります。

4.共有漏れの恐れ

メールのデメリット4点目は、共有漏れの恐れがあることです。メールで情報共有する場合、共有する宛先を選びます。その際、共有すべき部門や人を宛先に入れ忘れ、共有が漏れた経験をおもちの方は多いのではないでしょうか。共有漏れがあった場合、もう一度再送信する手間が発生し、非効率になってしまいます。

効率的に情報共有するために

メールは便利なツールではあるものの、メール作成の手間や共有漏れの恐れなど、デメリットがあるため、もっと効率化する方法はないか悩まれた方は多いと思います。より効率的な情報共有を実現するためにおすすめの「情報共有ツール」についてみていきましょう。

情報共有ツールを使うメリット

情報共有を効率的に行う方法として、情報共有ツールの導入が挙げられます。情報共有ツールのメリットとして、以下の3点が挙げられます。

・収集した情報はいつでも誰でも閲覧できる

・情報の編集やコメントができる

・情報をグループやカテゴリーごとに整理できる

情報共有ツールでは、共有された情報は一箇所に集約されます。そのため、情報を引き出しやすく、いつでも誰でも閲覧できます。また、情報をグループやカテゴリーごとに整理できるため、情報を探す手間を省けます。さらに、共有された情報には随時コメントや編集ができ、情報の上書きも簡単にできるため、情報を常に新しい状態に保つことができます。

役立つ情報共有おすすめツール

チームでの文書作成・活用に特化した情報共有ツールflouu(フロー)は、複数人で文書を同時にリアルタイム編集する機能や、文書を書きながらチャット、コメントができる機能があり、情報共有のベースになる記事・ドキュメントを効率的に作成することが可能です。文書をゼロから作成せずとも済むように、目的別のテンプレートも充実しています。

また、個々の記事・ドキュメントには様々なラベルがつけられるため、蓄積された情報を簡単に探し、活用することができます。

加えて文書のバージョン(版)の記録やバージョン間の差分の確認機能も充実しているため、これまでに文書がどのような修正が加えられてきたのかが一目でわかります。

効率的に資料作成、共有したい方には、情報共有ツールflouuがおすすめです。

flouu

ビジネスメールでの情報共有は、ミスなく簡潔に

情報共有をメールで行うポイントや注意点についてご紹介しました。メールで情報共有する際に意識することは、相手に読みやすく正確に伝えることです。そのためには、件名で内容を要約し、箇条書きで内容を簡潔にまとめることが大切です。また、正しい敬語を使用することも忘れないようにしましょう。

ただし、メールには、作成に手間がかかることや共有漏れの恐れがあるなど、デメリットもあります。その対策として、情報共有ツールの導入が効果的です。情報共有ツールは、情報が一括管理や常時情報の編集やコメントが可能です。情報共有の負担が大きいと感じている方は、情報共有ツールの導入を検討されて見てはいかがでしょうか?

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