情報共有

仕組み倒れに終わらない情報共有のポイントとは?WHY・WHAT・HOWで考える効果的なプロセスを説明

1.メール

メールは、社内の情報共有の手段として多くの会社で活用されます。メールの特徴は、情報がテキストとして残るため、後から共有内容を振り返ることができます。また、相手が作業中であっても情報共有ができます。

しかし、メール作成の手間や、敬語やマナーに気をつけなければいけないのが難点です。また、普段からメールのやり取りが多い場合は、情報共有のメールが他のメールに埋もれてしまい、見逃してしまう可能性があります。

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2.口頭

口頭も、メールと並んで情報共有の手段として主要な手段です。口頭はすぐに共有ができるため、緊急性や重要性の高い情報に関しては有効です。メールと異なり、相手の反応がすぐに得られます。

しかし、メールのようにテキストとして残らないため、共有された内容を振り返れません。口頭で情報共有した場合は、後からメールなどでもう一度共有することをおすすめします。

3.チャット

近年、情報共有の手段としてチャットやコミュニケーションツールも活用されるようになりました。チャットの特徴は、メールと比べて手軽に情報共有ができ、なおかつ後から振り返りができる点です。

しかし、チャットでは簡単に共有ができるため、むやみに情報共有が行われる恐れがあります。さらに、チャットには通知機能が搭載されており、共有されるたびに表示されるため、業務に支障をきたす恐れがあります。

4.掲示板

掲示板も情報共有の手段の1つであり、従来のアナログ掲示板だけでなく、ネットで情報共有ができるネット掲示板なども誕生しています。掲示板は、メールのように、件名や宛先を設定する必要がなく、一度に複数のメンバーに共有できます。ただし、共有された情報は一ヶ所に集まっているため、自身で情報を探し出す必要があります。

5.情報共有ツール

情報共有ツールはビジネス版コミュニケーションツールとも呼ばれ、チャット機能や資料作成などの幅広い機能が搭載されています。情報共有は、コミュニケーションを効率化するだけでなく、作業の負担も軽減してくれます。

情報共有ツールのメリット

情報共有の手段として、5つの方法をご紹介しました。この中でも特に情報共有を効率化できるのは、情報共有ツールです。情報共有ツールには、上述した特徴のほかに、他の情報共有の手段にはない以下のようなメリットがあります。

  • 収集した情報はいつでも誰でも閲覧できる
  • 情報をグループやカテゴリーごとに整理できる
  • 集めた情報に編集やコメントができる
  • 相手のタスクやスケジュールが把握しやすくなる
  • 一度に複数の人とコミュニケーションがとれる

情報共有ツールは、クラウド上で情報を共有します。そのため、情報へのコメントやフィードバックがリアルタイムで反映され、常に最新の状態に保つことができます。また、情報共有ツールには、スケジュールやタスク管理機能が搭載されています。そのため、一々メールで進捗の報告をする必要がなく、スケジュール上でメンバーの進捗状況を一括で管理できます。

情報共有ツールの選び方のポイント

情報共有ツールは、さまざまな種類があります。情報共有ツールを選ぶ際は、以下のポイントをおさえましょう。

・利用目的に応じた機能の掲載可否

・複数のデバイスからの利用可否

・共有可能なファイルサイズの上限

・利用可能な人数

・利用料金

特に、情報共有ツールの機能は必ず確認しましょう。情報共有ツールは、資料作成やコミュニケーション、タスクの管理など、ツールごとに特徴や機能が異なります。自身に合った情報共有ツールを利用するためには、利用目的を明確にして、それに応じた情報共有ツールを選ぶことが大切です。

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情報共有を効率的に行うおすすめのクラウド型ツール

情報共有ツールflouu(フロー)は、複数人で文書を同時にリアルタイム編集する機能や、文書を書きながらチャット、コメントができる機能があり、情報共有のベースになる記事・ドキュメントを効率的に作成することが可能です。
また、個々の記事・ドキュメントには様々なラベルがつけられるため、蓄積された情報を簡単に探し、活用することができます。まずは少人数で利用してみて、徐々に運用を固めながら対象となる人数を増やしていくことがおすすめです。

flouu

情報共有ツールで効率化を図りましょう

情報共有の方法についてご紹介しました。

情報共有を始める際は、まず情報共有する内容と手段を決定する必要があります。特に手段は、メールや口頭、情報共有ツールなどさまざまあり、それぞれ特徴が異なります。

情報共有の手段を決める際は、情報共有の内容や目的に応じた手段を選びましょう。

また、効率的に情報共有を行いたいのであれば、情報共有ツールの導入がおすすめです。

情報共有ツールは、情報共有にかかる負担が少なく、複数のデバイスからアクセスできるため非常に便利です。

一方で、目的を明確にして導入しないと、業務に余計な負荷がかかってしまうこともあります。情報共有ツールを導入する際は、目的に応じたツールを選び、効率化を図りましょう。

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